【ユーザー様に聞いてみた】サイボウズ Office ワークフロー浸透の秘訣とは?

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かんちゃん

作成日:2020年7月9日

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こんにちは!サイボウズコミュニティチームです。
ワークフローの電子化を検討しているけれど、何から始めれば良いのかわからず悩んでいたり、
せっかく導入したけど社内になかなか浸透せず、お困りの方はいらっしゃいませんか?


今回お話を伺ったのは、導入から15年が経った2017年に
それまで紙で行っていた申請業務を、
サイボウズ Officeのワークフロー機能へ移行した経験をお持ちの城北紙器梱包株式会社様です。

担当の新井様に、ワークフロー導入時のエピソードや、
その経験から得た電子化する際の社内浸透のポイントについて伺いました。

【語ってくださったユーザー様】
城北紙器梱包株式会社 新井 華奈 様


包装資材の企画販売の専門商社として、包装資材の製造販売にとどまらず、
製造現場のサポート、パッケージデザイン、流通に至るまで、
「包む」をトータルでサポートされている城北紙器梱包様。(公式HP:http://www.tp-jsk.co.jp/

サイボウズ Officeを2002年から導入されており、
2019年からはサイボウズハドルパートナー制度にもご賛同いただいています。

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◯情報収集で訪れた展示会で、サイボウズ Officeでもワークフローができることを知った

移行以前は、Excelやメールで経費申請を回していた城北紙器梱包様。
まずは、ワークフローを電子化するに至った経緯を伺いました。

「きっかけは2016年頃。
社長からのトップダウンの指示で当時経理を担当していた私を中心に検討を進めていくことになりました。


ワークフローの電子化については正直なにも分からなかったので、何からはじめたら良いのだろう
という不安もありましたが、上司と相談しながらまずは情報収集を進めていきました」

ツールについての情報収集は、まずはインターネットで一通り調べることからはじめたという新井様。
当時すでに導入から15年ほどが経過していた サイボウズ Officeに、
ワークフローの機能があることを最初は知らなかったそうです。

「普段はサイボウズ Officeのアプリケーションメニューを利用する機能のみに絞って表示させていたので、
ワークフローの機能があること自体知りませんでした


サイボウズ Officeでもできることを知ったのは、
情報収集のために訪れた総務系の展示会でサイボウズ Officeのブースで話を聞いたことがきっかけです。


実際にデモも見せていただいて、新たにツールを導入することに比べればコストもかからないしですし、
すぐに試してみようと思いました」

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◯1人1人の負担が少なく浸透しやすいと思ったことが決めてとなり、サイボウズ Officeを選定

複数の製品も同時に検討していたそうですが、そんな中でサイボウズ Officeを選定してくださった理由も伺いました。 

「これまではExcelで作成・記入したフォームをメールで送信するという申請スタイルだったのですが、
サイボウズ Officeは同じような申請方法でExcelデータを添付してワークフローを回すことが可能であり、
選定の理由の一つにこれまでの申請のやり方を大きく崩さなくて良いという点がありました。


また、ボタンひとつでフローを回していくことができるので承認する側の負担も少なそうだと思ったことや、
皆使い慣れたツールなので浸透しやすそうと感じたことも決め手になりましたね」

 
選定後には、情報収集のためにサイボウズのセミナーもご参加いただいたことがあったそうです。

「導入が決定してからは、サイボウズのワークフローセミナーにも参加して情報を得ました。

担当が1人というのもあったので、自力で調べるよりもセミナーに参加したほうが
スムーズに必要な情報が得られそう
だな、
と思ったことが参加のきっかけです。

サイボウズのイベントで、他社のワークフロー事例を聞けたのも
自社の運用を考える上でとても参考になりました。

“Excelを添付して申請を回す”という、現在取り入れているやり方のアイデアを得たのも
他社の事例がきっかけです」

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◯困っている社員がいれば、1対1で向き合い丁寧に個別フォローすることを心がけた 

導入からおよそ3年が経ち、現在では約15種類の申請が運用されているそうですが、ここに至るまで社内浸透の流れを伺いました。 

「社内に導入する準備ができたら、まず申請の練習を全社で行う機会を設けました

サイボウズ Office上の申請フォームに直接入力する方法と、
Excelファイルを添付して申請を回す2種類の練習をしてもらいました。

本運用が始まると、若手社員や営業などのよくワークフローを使う社員は
スムーズに慣れていきましたが、ワークフローを利用する機会が少ない社員や
新しい仕組みに戸惑う社員は少し時間がかかったように思います。

ですが、社長の電子化に向けた強い意思があったので、皆同じ方向を向いて動くことができ、
電子化への反発のようなものもあまりなかったので、全体としてスムーズに導入を進められました」

 紙から電子化されたことで、申請にかかる時間の短縮はもちろん、
これまでメールや口頭でわざわざ行っていたコミュニケーションがコメント欄を活用することで取りやすくなるなど、さまざまな効果があったそうです。

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最後に導入担当者として、浸透を進める上で大切にしていたポイントについて伺いました。

「浸透の際の工夫としては、まずはガイドを作成して、
申請のフローがわかりやすく全体に周知されるようにしました。

その上で困っているメンバーや、
練習の時点でつまづいてしまっているメンバーに対しては
その都度個別にフォローをする時間を設けました


1人で新しい機能を急に使わなければならない状況だと壁にぶつかってしまいますが、
1対1であればお互い丁寧に向き合うことができました

最近はテレワークの割合も増えてきている関係で、
社内から『ワークフローの項目をもっと増やそう』という声も上がってきているので、
今後もどんどん活用度を上げていければと思っています!」

ワークフローの電子化をするにあたって、導入から現在に至るまで大きな壁にぶつかることなくスムーズに浸透を進められてきたという城北紙器梱包様。

導入担当であった新井様が1人1人を想いながら丁寧に浸透を進められたこと、そして社長の強い想いの下で全社がワークフローの電子化という同じ目標を共有できていたことが、成功の秘訣になっていそうですね✨

新井様、貴重なお話をありがとうございました!

※Facebookの『サイボウズマガジン』では、新井様に
「あなたにとってチームワークとは?」というテーマでお話を伺った
コラムも紹介しています。ぜひご覧ください!

 

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