おさえておきたい!社内で情報配信するおすすめの方法!

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ももちゃん

作成日:2020年4月27日

🌸春らしい天気🌸が続いていますね😊

花粉はつらいですが、ぽかぽかな春が大好きなももちゃんです^^🍑

先日、全社イベントで「お花見」をテレビ会議を使ったオンラインで実施しました✨

「お花見」のためのお花見セットが自宅に届けられ、各自自宅から参加しました😸

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☝お花見セットが可愛すぎて、終始ウキウキでした°˖✧◝(⁰▿⁰)◜✧˖°

 

さて、4月に入り、新入社員が入社した企業も多いのではないかと思います!(^^)!

今の時期は、人事異動が多い季節でもありますね。

新入社員に向けてのお知らせや全社員に向けてのお知らせを配信する機会も多いのではないでしょうか?🙌

今回は、サイボウズ Officeを利用して社内でお知らせを配信するオススメの方法を3つご紹介させていただきます(`・ω・´)

 

1.掲示板

まず、最初にご紹介するのは「掲示板」です!カテゴリごとに掲示を作成することができます^^

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💡POINT
組織カテゴリ
システム設定/cybozu.com共通管理で作成している組織と連動して自動で作成されるカテゴリ。なお、「(全体)」カテゴリは、初期値で登録されています。

カテゴリ
システム管理者がシステム設定にて、任意で作成できるカテゴリ。

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全員や組織単位/位意のグループ単位で情報を発信したいときに便利です✨

そして、掲示板では、掲示を追加する際に、掲示期間を設定できます⌚そのため、期間限定でお知らせを公開することもできます🙌

掲示期間が終了しても、掲示は消えません!!掲示期間が終了した掲示は、システム設定から内容をご確認いただけます。また、必要に応じて、掲示期間を延長することも可能です✌


また、必要に応じて、カテゴリごとにアクセス権を設定して、閲覧できる範囲を制限することも可能です!!

例)営業部に所属するユーザーは、「営業部」カテゴリに書き込まれている掲示データのみ閲覧できる。

アクセス権の設定方法については、以下のマニュアルをご確認ください。

クラウド版:掲示板のアクセス権
パッケージ版:掲示板のアクセス権

 

なお、ご自身が所属している組織の組織カテゴリや「(全体)」カテゴリについては、掲示が追加されたり、掲示にコメントが書き込まれた際などに、初期値で通知されるようになっています🔔

その他のカテゴリについては、各ユーザーが個人設定から通知設定する、またはシステム管理者にてシステム設定から通知設定することも可能です。

個人設定やシステム設定から通知設定する方法については、以下のマニュアルをご確認ください。

クラウド版:掲示の更新通知の設定
パッケージ版:掲示の更新通知の設定

 
🌸掲示板が向いているケース🌸
・全員や組織/グループ単位で情報を発信したい
・閲覧できる範囲を制限したい
・お知らせの配信期間を指定したい

 

2.メッセージ

次にご紹介するのは「メッセージ」です!ユーザー単位で、メッセージを送信することができます😉

 2020-04-15_14h57_55.png

メッセージは、差出人と宛先に含まれるユーザーのみ閲覧できます。

例)差出人:Aさん
       宛先    :Bさん、Cさん、Dさん

この場合、Aさん、Bさん、Cさん、Dさんのみメッセージを閲覧できます。
Eさんは、閲覧できません。また、システム管理者であっても、差出人ではなく、宛先に含まれていないメッセージを閲覧することはできません。

また、ご自身が宛先に含まれているメッセージを受信したり、受信したメッセージにコメントが書き込まれた際などは、初期値で通知されるようになっております🔔

さらに、メッセージでは『閲覧状況確認機能』があります👀

『閲覧状況確認機能』は、いつ、だれがメッセージを閲覧したのか確認することができます!!

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閲覧したユーザーを把握したい場合は、メッセージをご利用ください🙌

クラウド版:閲覧確認の利用
パッケージ版:閲覧確認の利用


🌸メッセージが向いているケース🌸
・全員や組織/グループ単位で情報を発信したい
・閲覧できる範囲を制限したい
・閲覧状況を把握したい

 

3.トップページでの連絡

最後にご紹介するのは「トップページでの連絡」です!トップページの上部に、全ユーザー向けの情報を発信することができます🙋‍♀️

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「トップページでの連絡」は、全ユーザーのトップページに表示されます👍

※ 一部のユーザーにのみ表示することはできません><

なお、「トップページでの連絡」は、必ずシステム管理者がシステム設定から設定する必要があります!!

そのため、システム管理者から全ユーザーに情報を発信したい場合に活用できる便利な機能です😎

クラウド版:トップページでの連絡内容の設定
パッケージ版:トップページでの連絡内容の設定

 

🌸ップページでの連絡が向いているケース🌸
・全ユーザーに情報を発信したい
・トップページに表示し、ユーザーに必ず見てほしい情報を発信したい

 

活用いただけそうな配信方法はございましたでしょうか?🌈状況によって配信方法を変更し、社内での情報共有にお役に立ていただけますと幸いです<(_ _)>✨

なお、掲示板とメッセージの違いや、利用方法については、以下のコミュニティページでもご紹介しております😊ぜひご参照ください^^

導入したての方必見!「サイボウズ Office」を使いやすくしよう【メッセージ・掲示板編】


最後までお読みいただきありがとうございました(❁´◡`❁)
それでは、またお会いしましょう^^👋

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