【ユーザー様に聞いてみた】メッセージ機能を使ったプロジェクトの進行

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cybozu community team

作成日:2019年12月3日

こんにちは。サイボウズコミュニティチームです。

冷え込みがだんだん厳しくなり、暖かいお鍋が恋しい季節ですね。

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さて、みなさま、プロジェクトを担当することになると、どのようなタスクが発生しますでしょうか?

都度行われる進捗会議、そして会議に参加するメンバーの日程調整、上司や他部署への進捗報告、制作物があるとしたら、関係者への共有、終わらないメールのやり取りなど、ひとつのプロジェクトだけでもタスクは山積みになりますね。

 

そこで、サイボウズ Officeの「メッセージ」機能を使って、プロジェクトを進行されているユーザー様の活用事例をご紹介します。久しぶりの【ユーザー様に聞いてみた】です!

 

今回は、「ハドルパートナー」の株式会社東上セレモサービス様に活用アイディアについて伺いました。

※「ハドルパートナー」とは?

https://cybozu.co.jp/customer/huddle/

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【語ってくださったユーザー様】

株式会社東上セレモサービス 本社部門 取締役部長 田中 直美 様

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東上セレモサービス様は、50年以上、埼玉県内を中心に結婚式場やセレモニーホールの施設を運営し、冠婚葬祭のサービスをご提供されています。(公式ホームページ:https://tohjo.com/

サイボウズ Officeは10年以上利用いただいて、「スケジュール」や「ワークフロー」など、様々な機能を使って社内の業務にご活用いただいております。

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○「メッセージ」を使って、拠点もシフトもバラバラなメンバーとのプロジェクト進行

 当社はお客様向けに、毎年数十回のイベントを開催しています。イベントプロジェクトメンバーは複数の部署をまたがって参加していますが、拠点が離れていて、勤務形態も土日を含めたシフト制なので、中々スケジュールが合いません。実際にみんなが集まって会議をするのはかなり難しい状況です。

そこで重宝しているのが「メッセージ」機能です。

イベントプロジェクトは「メッセージ」を使って、全てのコミュニケーションを行なっています。

ひとつのプロジェクト毎に進行期間は約2ヶ月ほどですが、「メッセージ」機能を活用することで対面の会議は1回程度で済むことができ、拠点やシフトがバラバラでも不便さを感じません。

 

○「メッセージ」を見れば、プロジェクトの全体像が見える

具体的な進め方ですが、まずはプロジェクトが立ち上がると、メッセージを新規で立てて、プロジェクトメンバーを招待します。通知漏れを防ぐために、トップページに出すことで、必ず確認してもらうようにしています。

細かい進行内容も全て「メッセージ」で確認できまして、例えば、チラシなど制作物のデザイン案や関連資料を添付して、戻しや修正内容についてもコメントに書き込んでいます。

「メッセージ」内の書き込みを見ると、いつでもプロジェクトの全体の流れがすぐに把握できるので、効率よくプロジェクトを進められます。

 

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○ちょっとした工夫で、より使いやすく

関係者の確認も、リアクションボタン「確認しました」を押すだけで済みます。何か補足したい人はコメントを自由に書き込むこともできます。

リアクションボタンが「いいね」だった時は、正直、役員や上司のコメントに「いいね」を押すには度胸が必要でした。(笑)そのため、ひとつの確認事項に「かしこまりました」「ありがとうございます」というコメントが嵐のように付いていました。しかし「いいね」を「確認しました」に変えるだけで、みんなが押しやすくなり、無駄なコメントも減って、「メッセージ」全体が見やすく改善できました。

 

他にも、サイボウズ Officeを見ないと仕事ができない状況を作っていったこともあって、社内に徐々に浸透して、10年以上経った今は管理者だけではなく、現場の社員主導で活用が進んでいます。

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「メッセージ」機能を使ったプロジェクトの進め方は、進行のやり取りが全て記録として残るので、業務のマニュアルとしても活用できるのではと思いました。みなさまもぜひ参考にしていただければ幸いです。

 

それでは、次回の【ユーザー様に聞いてみた】もお楽しみに!

 

・過去の記事:【ユーザー様に聞いてみた】スケジュール機能の活用法

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