人事異動が多い時期。退職者ってどのように対処していますか?

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ももちゃん

作成日:2019年9月30日

こんにちは!だいぶ涼しくなり、秋になってきましたね🍂
秋といえば、食欲の秋!お芋🍠や栗🌰が大好きなももちゃんです🍑


季節も変わり、年度の変わり目である10月に人事異動を行う会社は多いのではないでしょうか。
みなさんの会社では、退職者がいる場合、どのように対処していますか?

今回は、サポートでもよくお問い合わせをいただく、退職者の対処方法ついてご案内します✨
(※ クラウド版向けの案内となります。ご留意ください。)


サイボウズ Officeでは、ユーザーを削除すると、一部のデータが完全に消えてしまうため、
ユーザーの使用状態を『停止中』にすることをおすすめしております(^^)

サポートでは、「退職者の名前を変更して、新規のユーザーとして利用することはできますか?」とお問い合わせいただくことがあるのですが、この方法は、個人情報(メールデータなど)が引き継がれてしまうので、おすすめしていません(>_<)

ユーザーの使用状態を『停止中』にすることで、以下のようなメリットがあります🙆

退職者のデータはすべて残ったまま!!😊
利用ユーザーの枠に空きができるので、新規ユーザーを追加することが可能!!😉

例えば、退職者と新入社員がいる場合、利用ユーザーが契約数の上限に達していたとしても、退職者の使用状態を『停止中』に変更すれば、退職者のデータは残したまま、新規ユーザーとして、新入社員を追加できます( `ー´)ノ✨

🙌退職者の使用状態を『停止中』にする手順

1.「cybozu.com共通管理」画面にて、左ペインから「組織/ユーザー」をクリックする

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2.退職したユーザーの表示名の左側にある鉛筆マークをクリックする

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3.「使用状態」を「停止中」に変更する

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4.「保存する」をクリックする

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サイボウズ Officeでは、ユーザーを削除すると、以下のデータが完全に消えてしまいます!

  • 「個人フォルダ」内のメッセージ以外のデータ
  • メール
  • 該当するユーザーだけが参加者に設定されている予定
  • 該当するユーザーの電話メモ履歴
  • タイムカード
  • ToDo
  • 非公開のアドレスデータ
  • ユーザー名簿
  • 個人リンク
  • リアクションのユーザー名

ユーザーを削除した場合に、一緒に削除されるデータと、削除されずに残るデータについては、以下のFAQでも案内しています👇よろしければ、ご参照ください。

FAQ:ユーザーを削除した場合に、削除されるデータと残るデータを教えてください。

退職者など、ユーザーを削除する場合は、削除されるデータが削除されても運用に支障がないことを必ずご確認ください<(_ _)>

☝CHECK
ユーザーの使用状態を『停止中』にしたり、ユーザーを削除しても、請求金額は変わりません。
請求金額を減額したい場合、契約数の変更手続きが必要です。


なお、ユーザーの使用状態を『停止中』に変更しても、サイボウズ Office上に該当ユーザーが表示され続けます。
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停止中のユーザーを非表示にしたい場合は、「個人に許可するアプリケーション」の設定にて、使用できるアプリケーションを制限する必要があります。


🙌停止中のユーザーを非表示にする手順

1.「サイボウズ Officeシステム設定」にて、「カスタマイズ」セクションの「個人に許可するアプリケーション」をクリックする

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2.停止中のユーザーの「設定する」をクリックする

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3.チェックボックスの選択をすべて外し、「設定する」をクリックする

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☝CHECK
メッセージの宛先欄ユーザー名簿からは停止中のユーザーを非表示にできません。
停止中のユーザーを非表示にできない箇所については、停止中のユーザーの表示順を最後尾にして目立たないようにする、または停止中のユーザーの表示名を変更する運用をご検討ください。

上記については、以下のFAQでも案内しています👇よろしければ、ご確認ください。

FAQ:Administratorや停止中ユーザーを非表示にできますか?


最後までお読みいただき、ありがとうございました<(_ _)>🌷
それでは、また次回もお楽しみに~👋

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