「ツアー参加者の成功談を聞く会!~ワクワクする職場づくり~」開催レポート

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あんちゃん

作成日:2019年9月6日

こんにちは!運動不足解消のため、テニススクールに通い始めた、あんちゃんです。
スポーツ用品の聖地(?)「御茶の水」でMyラケットを購入し気合だけは十分です😊

8月 6日に「ツアー参加者の成功談を聞く会!~ワクワクする職場づくり~」と題して、
ユーザー様とサイボウズのオフィス改善の取り組みをご紹介するイベントを開催いたしました。

サイボウズでは、ユーザー様向けにオフィス見学ツアーを実施しています。
中には、自社オフィス改善のヒントを得ることを目的としてツアーに参加される
お客様もいらっしゃいます。

サイボウズの事例だけでなく、複数の事例を知ることで、より自社のオフィス改善の
イメージが湧いたり、より多くのヒントを得られるのでは?!と思い、
今回のイベントを開催することになりました。

事例発表には、オフィス見学ツアー後、オフィス改善に取り組まれた
ユーザー2社様にご登壇いただきました。

【事例発表】

✨株式会社 L-planning 筒井 崇 様✨

L-planning 様は、大分県でホームページ制作やWebコンサルティング事業を手掛けられています。
オフィスツアーご参加後、すぐに改善に取り組まれました。

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ビジネスパーソンは1日のうち「36分間」生産性が全くない「探す」という行為に
時間を費やしているそうです。その時間を削減するべく、以下を実施されました。

・移動時間の短縮・削減
 - 会議用大型ディスプレイの導入
 - 高性能ウェブカメラの導入
・探す時間・アイドルタイムの短縮 
 - kintone に情報を集約
 - サイズの大きいディスプレイや、性能の良いパソコンへの総入れ替え
・働き方の改善
 - リモートワークの推奨(在宅ワークの積極的な活用)
 - 在宅ワーカーさんの開拓および連携強化(業務の負荷分散)
 - 勤務体系の見直し(出退勤時間の自由調整が可能に)

👂L-planning様に聞くオフィス改善のポイント👂
1. 職場環境への投資は費用効果が高い
2. 経営陣が率先して行うことで効果大
3. 実施する際は大胆に!(反応がでやすい)

✨株式会社 ジェイエスキューブ 川西 芳子 様✨

ジェイエスキューブ様は、東京都でソリューションの提供や人材派遣事業を
手掛けられています。

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二年前のグループ会社合併を機に、従業員が最大限に輝くために、社内の「ダサい」を
撲滅するべく、以下を実施されました。

・お茶出しを廃止し、ショールーム入り口に冷蔵ショーケースを設置
・会議室鍵運用の廃止
・Return1500(第三水曜日、15時から事務処理を行う時間を確保する)
・シェア傘(置き傘を整理してみんなで使える傘にする)
・文房具管理の廃止

👂ジェイエスキューブ様に聞く、改善のポイント👂
 「やらない理由がないでしょう!」や「上の許可は取っているのだから!」
 というコミュニケーションでは、反感をかってしまいます。そこで、
 「○○を進めたいのですが、懸念点はありますか?」
 「ここまでは私たちがやりますので、一緒にやりませんか?」という
    相手の気持ちに寄り添ったコミュニケーションをとるように気を付けているそうです。

✨サイボウズ株式会社 総務部 ワークプレイスチーム 佐藤 友莉果✨

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チームワークよく働く「場所」づくりのため、以下を実施しました。

・2019年東京オフィス拡張(目的はコミュニケーションスペースの拡充)
 -会議室や打合せ用のフリースペースを増設
 -固定席を減らし、フリーアドレスへチャレンジ
・その他
 -TPOに合わせて靴を変えられるようにシューズボックスを配置
 -写真やイラストを交えたごみ分類のポップをゴミ箱付近に配置

👂サイボウズが意識している改善のポイント👂
1. 問い合わせや申請の窓口をオンラインで一元化する
2. 最適な伝え方を選択する
3. 毎日オフィス点検を実施する

【グループディスカッション】

事例発表後は、自社のオフィス改善がどこまで進んでいるか、
また今後どのような改善を進めていきたいかについて、グループディスカッションを行いました。
各グループとも、たくさんの改善アイデア が出て盛り上がりました。
各グループが選んだアイデアをいくつか紹介いたします。

「お客様先に行かなくとも、社内から打合せができるようなツールの導入を検討したい。
それが社会に広がれば移動時間やコスト削減など社会全体で効率化が図れると思う!」

「日報ならぬ分報を今日から始めます!ツールを使って今集中しているので
差し込みの業務は遠慮ください。○○の情報を欲しているので、情報をお持ちの方
教えてください。など積極的に発信し、チームワークよく働きたい!」

※分報:「作業内容」や「今の気持ち」をチームメンバーへ共有する取り組みです。サイボウズでは、コミュニケーションのひとつの方法として
     多くのメンバーが分報を発信しています。

「社内コミュニケーション活性のため、社員の特技や個性が光るような社内イベントを
企画したい!」

「文字だけで~~~禁止!~~~するな!と書いた張り紙での注意喚起ではなく、
かわいいイラストが入った注意喚起ポスターを作りたい!」

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まずは小さなことからスタートして、みんなが気持ちよく働ける職場づくりを目指したいですね。

みなさまの職場はいかがでしょうか?
「自社でこんな改善を行いました!こんな取り組みをしています!」という方が
いらっしゃいましたら、ぜひこちらにコメントください!

これからも、働く環境の改善や、よりよいチーム作りについて
みなさまと一緒に考え、情報交換していきたいと思います。

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