会議で使える「スケジュール機能」。サイボウズ社内でも大活躍!

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あさと

作成日:2019年8月8日

こんにちは!8月に入り、社内のメンバーの夏休みの予定を聞きながら、
行きたい場所がどんどん増えているサイボウズのあさとです。

 

私は今、「サイボウズ Office」のハンズオンセミナーワークショップの企画運営をしています。
イベントにご参加いただいたお客様から、
「どんな機能があるかはわかったけど、実際どう自分たちで使っていけばいいか?」というご相談をいただくことがあります。

 

そこで、まず「サイボウズ Office」を導入したら予定として登録することの多い「会議」の流れについて、
「サイボウズではどのようにスケジュール機能を使って運営しているのか?」私の所属するチームの定例会議を例に、ご紹介したいと思います(^^)

※実際には、弊社は従業員数の多い企業様向けの「Garoon」でスケジュール共有を行っていますが、「サイボウズ Office」のスケジュール機能でも同じように利用できるためご紹介いたします。


会議の流れ:
①会議実施前にやること
・毎週水曜日に定例会の繰り返し予定を登録する。
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②会議当日までにやること
・毎週の定例会前までに話したい議題をチームメンバーがそれぞれコメント欄に登録する。
・事前に参加者にアイデアを募りたい場合はコメントで依頼する。
・当日使う資料は添付ファイル欄に添付。(事前に確認した上で会議に出てもらえるように)
・会議を欠席するメンバーはスケジュールにコメントする。
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③会議中にやること
 ・会議室にあるモニターに議事録用のメモを写しながら会議を進行。

  ☆なぜ議事録をモニターにうつすのか?☆
  会議の後に議事録をまとめると時間がかかったり、
  結論の認識間違いがあったりすることもあります。
  全員が議事録用のメモをみれることで決定事項を確認しながら
  議論を進めることができ、打ち合わせもスムーズです。

 

④会議後にやること
 ・議事録用のメモを「報告書」に登録する。

  ☆報告書に登録すると良いところ☆
  スケジュールのコメント欄に議事録を登録すると、
  翌日以降このスケジュールに誰かが書き込んでも通知は来ませんが、
  報告書であれば「参加者」と「通知先」欄に入っている人であれば、
  通知が届くので継続してやりとりができます。
  また、議事録の内容をお知らせしたい関係者が増えたら、
  「報告書」の通知先に関係者を追加することで共有しやすくなります。

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このような流れで「スケジュール」と「報告書」を利用しながら私のチームでは会議を進めています。

 

もっと詳しく「サイボウズ Office」のスケジュールと報告書連携が知りたい!という方はこちらをご覧ください!
▼ 「サイボウズ Office」すぐできるBOOK
https://office-users.cybozu.co.jp/tips-more/_office_book/
※「かんたんSFA」という資料にて、お客様の訪問履歴を残すシーンを例に使い方をご紹介しています。

 

ちなみに「サイボウズ Office」独自の機能として
+αで使うと便利だなと思う機能はこちら!
・リアクション機能
・アンケート機能
_______.png

例えば・・
・関係しそうなメンバーに予定を入れたけれど、本当に参加してもらえるか不安、
 スケジュールにコメントを書かなくても、簡単な出欠確認をしたいとき
⇒「リアクション機能」を使う。
 関連記事はこちら!
  ▼ いいね!使ってますか?
  https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/218082483

・新作ノベルティを考えているけれど、どの案がいいか事前にアンケートを取りたいとき
 ⇒「アンケート機能」を使う。
  ▼ もう使ってる?「事前に」「お手軽に」回答が集まる「アンケート」機能
  https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/115005251906


皆様はどんな流れで会議を進めていらっしゃいますか?会議のルールはありますか?
ぜひ教えてください♪

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