どの機能がおすすめ!?「サイボウズ Office」でできるタスク管理術

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みさっさん

作成日:2019年4月5日

こんにちは!みさっさんです。

 

みなさん、タスク管理ってどうしていますか?

自分だけのタスクや他の人と共有したいタスクなど、業務の中でさまざまなタスクってありますよね。

「サイボウズ Office」では、「ToDoリスト」をはじめ、「プロジェクト」など、タスク管理のためのアプリケーションを搭載しています。

 

しかし、それぞれの違いや、どういう場合にどのアプリを使えばいいのか分かりづらいということもあるかもしれません。

 

そこで今回は、「サイボウズ Office」でタスク管理する際にお勧めのアプリケーションとして、「スケジュール」「ToDoリスト」「プロジェクト」「カスタムアプリ」の4つをご紹介します!

ご自身にぴったりのタスク管理の方法を見つけていただければと思います✨

 

icn_02.pngスケジュール

💡ポイント💡

🌸予定メニューを活用してタスクを登録!色で区別できるからタスクが

     視覚的にわかりやすい

🌸【タスクの範囲】個人、共有どちらもOK

 

「スケジュール」を使ったタスク管理では、予定メニューを活用します!

予定メニューに “タスク”というメニューを登録して利用することで、タスクと通常の予定を簡単に色で判別できます。 1.png

  

頻度の多いタスクは、タスクの内容で予定メニューを登録する方法も便利ですね。

2.png

 

完了したタスクにはタイトルに「【済】」などを付けると、完了/未完了のタスクが一目瞭然です✨ 2019-03-25_15h19_20.png

 

 参加者に他のユーザーを登録することで、タスクの進捗状況を複数名で共有したり、予定のコメントを使って連絡もできます。予定にファイルも添付できるので、資料の共有も可能です。 2019-03-25_15h26_15.png

 

 実はサイボウズ社内でもスケジュールにタスク(主に自分用)を登録している人はよくいます^^

とにかくぱっと登録できて見やすいので、私も個人のタスクはスケジュールに登録する派です!

手軽にタスク管理を始めたい!という方は、ぜひ「スケジュール」を活用してみてくださいね♪

 

予定メニューの追加方法などについては、下記マニュアルをご参照ください。

予定メニューの設定:クラウド/パッケージ

 

 

icn_13.pngToDoリスト

💡ポイント💡

🌸〆切日を設定するとスケジュールにToDoを表示できる

🌸【タスクの範囲】個人のみ

 

「ToDoリスト」は、個人のタスク管理に特化したアプリケーションです。

他のユーザーに登録したToDoを閲覧されることもないため、気兼ねなく登録することができますね。

※ ToDoを他のユーザーと共有することはできません。

 

また、「〆切日」を設定することで、スケジュールにToDoを表示することも可能です!

3.png

 

 

「ToDoリスト」の設定については、下記マニュアルをご参照ください。

ToDoリスト:クラウド/パッケージ

 

  

icn_12.pngプロジェクト

💡ポイント💡

🌸ガントチャート表示ができる

🌸わりと長期で複数名で進めていく業務を管理するのに向いている

🌸【タスクの範囲】共有

 

「プロジェクト」は、「サイボウズ Office」の機能の中で唯一ガントチャートに対応しています!

複数名でわりと長期にわたって進めていく業務の管理にぴったりです。

しかし、便利そうだけど活用できていないという声も多い「プロジェクト」・・・。

「プロジェクト」の中に「マイルストーン」「テーマ」などの特有の用語が出てくるため、使い方や意味が

イメージしにくいのかもしれません。

 

そこで、簡単に用語の意味と使い方をご紹介します✨

 2019-04-03_14h41_52.png

 

テーマとタスクは基本的に登録しますが、マイルストーンは必要に応じて登録します。

しかし、長期間に渡る「プロジェクト」の中で、中間目標となる節目(マイルストーン)がある方が、

テーマやタスクの期間を定めやすくもなりますので、マイルストーンの登録はおススメです!

 

それぞれを具体的なプロジェクトに当てはめると、このようなイメージになります。

2019-03-28_10h47_50.png

 

上記を元に「サイボウズ Office」の「プロジェクト」に登録すると、このような画面になります。

2019-03-28_11h00_18.png 

 ガントチャート表示ももちろんできます! 2019-03-28_11h16_18.png

「プロジェクト」の導入をご検討の方は、下記の資料も参考になります。

ぜひ、まずは簡単なプロジェクトから運用を始めてみてくださいね♪

 

参考資料:「サイボウズ Office」すぐできる BOOK

    ※「すぐできる BOOK プロジェクト編」をご覧ください。

マニュアル:プロジェクトの操作の流れ

 

icn_08.pngカスタムアプリ

💡ポイント💡

🌸ステータス管理を利用すれば、タスクごとの状況を可視化できる!

     タスクを複数名で回していく運用も可能

🌸集計・グラフ機能あり

🌸【タスクの範囲】共有

 

「カスタムアプリ」のステータス管理機能を利用すると、担当者ごとにどれくらいのタスクを抱えているかを可視化することができます。

そのため、タスクの偏りがあれば、手の空いている担当者に振り替えるというような運用も可能です! 4.png

 

また、一つのタスクを複数のメンバーで回していくことができるため、例えば、自分の作業が完了したら、次の担当者へチェックの依頼に回すといった運用も可能です。

 2019-03-28_14h50_29.png

 

配布アプリにはタスク管理のための「共有タスク管理」というアプリがあり、簡単にダウンロードして運用を開始することが可能です!

アプリサンプル:共有タスク管理

 

カスタムアプリはプレミアムコースのお客さまのみご利用いただけます。

 

 まとめ

最後にそれぞれの機能の違いのまとめです!

 2019-04-03_14h42_32.png

 

同様の内容をご案内しているFAQもありますので、よろしければあわせてご参照ください。

ほかのユーザーとToDoを共有できますか?

 

最後までお読みいただきありがとうございました!

1 コメント

  • Avatar
    S-SH
    コメントアクション Permalink

    短期的且つ日をまたいでから着手する(即日着手)しないタスクはアラート代わりも兼ねてToDo機能を使用していて、

    中長期的で緊急度・優先順位は低いけどいつかはやらないとならないことは個人フォルダにふせんフォルダを作成してそこにスタックしていっています。

    ToDoリストと個人フォルダ、トップページにそれぞれ別々に表示されるので、用途別に確認することができてとても助かっています!

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