🔰導入したての方必見!「サイボウズ Office」を使いやすくしよう【メッセージ・掲示板編】

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さーや

こんにちは!
先日バク転に挑戦してきました、アクロバットなさーやです。

さて!今回は第1弾のスケジュール編、第2弾のワークフロー編に続き、
メールに代わる社内でのコミュニケーションにもってこいの、
「メッセージ・掲示板」の機能を使いやすくする工夫をご紹介します!

メッセージと掲示板はどちらも「社員同士の連絡、社内お知らせの配信」のために
便利な機能です。機能の特徴に合わせて使い分けていただくことが多いです。

メッセージと掲示板とは何?という方向けに少しご紹介します。


   msgkzbDifference.png

今日は、2つの機能をより使いやすくする工夫を6つに絞ってご紹介します。
※これからご紹介する設定は、「サイボウズ Office」のシステム管理者だけでなくどなたでもご利用いただけます!

以下、メッセージ…msg.png、掲示板…kzb.png

<今日紹介するラインナップ>

1. msg.png ちゃんと見てくれたか確認したい!―閲覧状況の設定
2. msg.png 見たい連絡をパッと見つけたい!―振り分け保存の設定
3. msg.png 簡単に日程を調整したい!―アンケートの作成
4. kzb.png 見てほしい期間だけ表示させたい!-掲示期間の指定
5. msg.pngkzb.png 言葉を変えて押しやすくしたい!-「いいね!」の変更
6. msg.pngkzb.png どれに対するコメントかわかるようにしたい!―アンカー機能の利用

 

では、詳しく見ていきましょう!

 

1. msg.png ちゃんと見てくれたか確認したい!―閲覧状況の設定

情報を発信したけど、「情報をちゃんと見てくれたかわからない…」
ということはありませんか?
「メッセージ」機能を使えば、簡単に閲覧状況が確認できます。
以下のようにすると設定できます。

<設定方法>
① 「メッセージを送る」をクリック
② 「閲覧状況を確認する」を選択
③ 内容などの必要項目を入力した後、「送信する」をクリック

これで閲覧確認が有効になりました。それでは実際に受信した後、確認する動きを見てみましょう。

etsurancheck.gif

これで誰が見たか、見ていないのかがすぐにわかりますね!
※閲覧状況の確認は、メッセージの宛先に入っている方ならどなたでも確認ができます。
詳しくはこちらをご覧ください。

▼閲覧確認の利用
https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/ms/plus/acknowledgment

 


2. msg.png 見たい連絡をパッと見つけたい!―振り分け保存の設定

メッセージを使っていると、こう感じるときはありませんか?

「フォルダ内でメッセージがジャンルバラバラで並んでいる…」

メッセージの件数が増えてくると、確認したいものがなかなか見つからない、なんてこともあります。
そんな時は、振り分け保存がおすすめです!

振り分け保存を設定する方法をお見せします。

furiwake.gif

振り分け保存をしておくと、よく参照するメッセージを埋もれることなくすぐに見つけることができます。

3_1.png

詳しい説明はこちらもご覧ください

▼メッセージの振り分け保存を追加する
https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/ms/plus/filter.html#user_app_ms_plus_filter_02

 


3. msg.png 簡単に日程を調整したい!―アンケートの作成

どれか1つに決める調整をするとき、こう思うことはありませんか?

「飲み会の日程を決めるのが大変…」
「いくつかある案から1つに決めたいけど、聞いて回るのは時間がかかって面倒…」

こんな時は、アンケート機能がオススメです!
メッセージではアンケートを取ることができるだけでなく、
なんと、回答結果を使ってスケジュールを登録することもできるのです。

今回は例として、お花見の日程調整をする動きをお見せします🌸

questionnaire.gif

回答が集まって日程が決まったら、そのままスケジュールの登録もできます。
どうしても時間がかかってしまう日程調整も、アンケート機能を使えば簡単に決められます♪

詳しくはぜひこちらをご覧ください

▼メッセージのアンケート機能の使いかた
https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/ms/basic/questionnaire



4. kzb.png 見てほしい期間だけ表示させたい!-掲示期間の指定

掲示板を紙で運用する際は、
作成しておく→社員にお知らせしたい日付に掲示→見てほしい期間が終われば掲示をはがす
という流れで運用するかと思います。

「サイボウズ Office」でも紙の場合と同じように運用できます!

設定は以下です。
<設定方法>
① 「掲示を書き込む」をクリック
② 「掲示期間」で設定したい日時にチェックを入れ、日時を指定する(キャプチャ)
③ 内容などの必要項目を入力した後、「書き込む」をクリック

これで、
「○日に掲示開始するけど、当日は作る時間がないから先に作っておこう」
と前準備ができますし、
「掲示の終了予定日からはや○カ月たっていた…」
ということがなくなります。

詳しくは以下もぜひご覧ください。

▼掲示の作成(特に7.)
https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/bl/basic/add



5. msg.pngkzb.png 言葉を変えて押しやすくしたい!-「いいね!」の変更

メッセージと掲示板にある 3_3.png と書かれているボタン、
「上司の書き込みに『いいね!』」は押しづらい」
「簡単にアンケートを取るためにこのボタンを使いたい」というお声を聞くことがあります。
実はこの「いいね!」ボタン、別の文言に変えることができるのです。
文言を変えるだけで、「いいね!」が押しやすくなったり、コメントすることなく自分の意思を表明したりすることができます。

<設定方法>
① メッセージの場合は「メッセージを送る」を、掲示の場合は「掲示を書き込む」をクリック
② 「リアクションを許可する」にチェックを入れ、ドロップダウンで選択。
(文言を変える部分のキャプチャ)
直接入力する場合は、文言を記入
③ 内容などの必要項目を入力した後、メッセージの場合は「送信する」を、掲示板の場合は「書き込む」をクリック

これで完成です✨

 3_2.png

 

ボタンを押しやすいよう、キャッチ―な文言にしている企業様もいらっしゃいます。
▼事例:豊資会様
https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/houshikai/index.html
メッセージも同じように変更できますので、ぜひ試してみてください。



6. msg.pngkzb.png どれに対するコメントかわかるようにしたい!―アンカー機能の利用

掲示板とメッセージには、コメント機能がついています。
コメントが活発になると、どの発言に対するコメントかわからなくなる時はありませんか?

 

3_4.png

 

「サイボウズ Office」のアンカー機能を使えば、どのコメントに対す返信なのかわかりやすくなります。
コメントには1つ1つコメント番号がついています。

<設定方法>
① メッセージの場合は「書き込む」を、
掲示板の場合は「コメントを書き込む」をクリック
② コメント入力欄で返信したいコメント番号を以下のように書く
>コメント番号
>>コメント番号
> コメント番号
>> コメント番号
(「>」は半角)
③ 「書き込む」をクリック

 

3_5.png

 

これで、コメントが活発になっても、どのコメントに対する返信かがすぐわかりますね。
コメント機能には他にも便利な技があります。詳しくはこちらをご覧ください。

▼ メッセージ:コメントの便利な機能
https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/ms/basic/comment.html#user_app_ms_basic_comment_04

▼掲示板:コメントの便利な機能
https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/bl/basic/comment.html#user_app_bl_basic_comment_05

 


以上が6つの工夫でした。

知っているものもあれば、初めて聞いたものもあったかもしれません。
社内で利用している「サイボウズ Office」が使いやすくなりそうなものがあれば、ぜひ試してみてください♪
皆様のお役に立てるものが一つでもあれば幸いです。

それではさようなら~!

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