【ユーザー様に聞いてみた】スケジュール機能の活用法

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cybozu community team

こんにちは。サイボウズコミュニティチームです。

12月に入ってだんだん寒さが増してきましたね。

 

さて、みなさん。

「他のユーザーさんはどのような使い方をしているんだろう」

「社内でもっと使ってもらうために何か良いアイディアはないかな?」

思ったことはありませんか?

 

そんな方のために、今回は特別に

「サイボウズ Office」のユーザー様に活用アイディアを直接語っていただきました!

製品を積極的に活用されている「ハドルパートナー」ならではの活用法をご紹介します。

 

※「ハドルパートナー」とは?

https://cybozu.co.jp/customer/huddle/

 

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【語ってくださったユーザー様】

株式会社ワークアカデミー 開発部 與田 卓也 様

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自己紹介:

教育サービスの会社の情報システム部門で働いています。

最近自動車業界に興味があります。

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スケジュール機能の活用法

〜スケジュール期間予定の「抜けていくスタイル」〜

 

弊社ではサイボウズOffice(以降、サイボウズ)を15年以上にわたり利用しており、ほとんどすべての情報共有をサイボウズ上で行っております。

情報共有だけでなく各種申請手続きもワークフローやカスタムアプリを活用して行っており、多くのことがサイボウズ上で行えるようになっております。

 

とはいえ、サイボウズの外側(紙書類や別システム)で行う必要があるものも存在します。

例を挙げると、業務交通費の申請手続きはサイボウズの外側で行っております。

毎月初めの第1営業日までに昨月分を申請する必要があるのですが、サイボウズ中心で動いている弊社の社員はサイボウズの外側のことをついつい忘れがちです。

締切日を過ぎてから申請する社員が多く、管理職の面々は頭を悩ませておりました。

 

そんな状況をサイボウズのスケジュール機能で改善した事例を紹介します。

 

・まず、取りまとめを行う管理職(処理者)が、部署のメンバー全員(申請者)を登録した期間予定を作成します。(1)

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・交通費申請が完了した申請者は「申請完了しました」とコメントを書き込みます。(2)

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・その後、「この予定から抜ける」を押して期間予定から抜けます。(3)

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・以降、各メンバーが(2)(3)を繰り返します。

 

弊社ではこの運用方法を「抜けていくスタイル」と呼んでいます。

 

申請が完了した際に、わざわざサイボウズの期間予定ページを開いてコメントを書き込むのは面倒ではあるのですが、例えば5番目に申請完了した人であれば、それまでに他の人が書き込む「申請完了しました」というプレッシャーを4回も受けているので、コメントを書き込む面倒さよりもプレッシャーから解放される喜びの方が大きく、苦になりません。

その後「この予定から抜ける」を押して終了です。

もうこの期間予定のことを思い出すことはありません。

 

他の人が申請する(コメントを書き込む)ことがリマインダーになるという効果と、自分も早く終わらせて通知から解放されたくなるという効果がうまく機能して、この運用にして以来、弊社では期限に遅れる社員の数が大きく減りました。

 

皆様もよろしければサイボウズのスケジュール機能での「抜けていくスタイル」をお試しください。

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