「ワークフロー」と「カスタムアプリ」 申請業務で使えるのはどっち!?

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みさっさん

こんにちは!

最近子どもの恐竜ブームの影響で、恐竜にめっきり詳しくなったみさっさんです。

 

みなさん、経費の処理や稟議書などの申請業務は

「サイボウズ Office」のどのアプリケーションを利用されていますか?

 

多くの方が「ワークフロー」を使っていただいていると思います。

「ワークフロー」は、「申請フォームのサンプル多数!複雑な設定なしで簡単に使えて証跡もしっかり!路線検索もできて交通費計算もラクラクな申請業務に特化したアプリケーションですよね!

 

しかし、「カスタムアプリ」でも申請業務ができることをご存知でしょうか?

 

「カスタムアプリ」では、登録したレコードに対して処理者状況を設定できる、

「ステータス管理」機能があります。

「ステータス管理」機能を利用すると、申請のようにフローを回す運用が可能になります。

 

「ステータス管理」機能でどのようなことができるか、下記マニュアルでご紹介しております。

 ▼ ステータス管理を使ってできること

 https://jp.cybozu.help/ja/of10/user_app/ap_b/b09/feature

 

また、「カスタムアプリ」でご提供しているアプリサンプル「配布アプリ」では、

「費用申請・承認」という申請業務用のアプリもご提供しており、人気ランキングは

100種類を超える「配布アプリ」の中で、8というなかなかの上位なんです! 2018-10-25_11h58_34.png

 

それだけ、「カスタムアプリ」で申請業務をされている方もいらっしゃるということですね💡

 

では、どういうときに「カスタムアプリ」が適しているのでしょうか?

 

サポート窓口では、お客様から「ワークフローでこんな運用できませんか?」と

お問い合わせいただいた際に、「ワークフロー」ではできないため、「カスタムアプリ」を

ご案内させていただくケースがよくあります。

そこで今回は、「ワークフロー」で多くいただくご要望で、実は「カスタムアプリ」ならできます!

というものをご紹介させていただきます。

 

 

■要望①

・申請後に内容を変更したい

・承認/決裁/確認処理の後にコメントを書き込みたい

 

例えば、「申請後に任意の通し番号を付与したい」

「申請に関する状況や連絡を後からコメントしたい」

「必要書類のファイルを後から添付したい」などのご要望をいただくことがあります。

 

「ワークフロー」では、機密性の高いデータを扱うという特性上、

申請後に申請内容を変更できない仕様となっています。

また、経路の処理者でも承認/決裁/確認を行った後は、コメントできません。

 

「カスタムアプリ」では、レコードを登録した後や処理した後にも、

内容を変更したりコメントを自由に書き込むことが可能です。

2018-10-26_15h23_31.png

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しかし、レコードの登録後に無制限に変更を許可してしまうと、データの信頼性が失われてしまうのが心配・・・という場合は、アクセス権を設定することで、「レコード登録者(申請者)」に対してレコード登録後は変更できないように制限することが可能です。

 

 ※ レコードを処理(承認)するには、編集権限が必要です。

  そのため、処理者は、どの状況のステータスでも内容を変更することができます。

 

<アクセス権の設定例>

下記画面の設定内容では、一般ユーザーは閲覧・追加のみ可能、決裁者は閲覧・編集・追加が可能、アプリの運用管理者は閲覧・編集・追加・削除が可能です。

2018-10-26_10h38_29.png 

 

 

「カスタムアプリ」のアクセス権については、下記マニュアルに詳細を案内しております。

  ▼ アプリとレコードのアクセス権

 https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/ap_b/b05/record

 

 

■要望②

・経路を変更したい

 

例えば、「決裁の後に承認経路を設定したい」「決裁経路を省略したい」などの

ご要望をいただくことがあります。

 

「ワークフロー」の申請経路は、次のようなルールがあり、設定などで変更することができません。

  ・申請経路は承認⇒決裁⇒確認の順番である

  ・決裁経路は必須である

 

「カスタムアプリ」では、設定できるステータスに順番や必須の制限などはありません。

そのため、任意の状況を設定してフローを回すことができます。 2018-10-26_11h58_22.png

 

 毎回選択するのは間違いが起きたり面倒という場合は、「状況」ごとに、次の「状況」や「処理者」の初期値を設定しておくことも可能です。 2018-10-26_14h23_52.png

 

初期値を設定すると、次回処理する際に

2018-10-26_14h38_59.png

 

設定した初期値がすでに選択された状態で表示されます。 2018-10-26_14h39_43.png

 

初期値の設定は、下記マニュアルに詳細を案内しております。

 ▼ 状況のメニューの設定

 https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/ap_b/b09/menu#user_app_ap_b_b09_menu_01

 

申請内容や経路を柔軟に変更して運用したいという方は、

「カスタムアプリ」の運用もご検討いただければと思います!

 

なお、配布アプリの「費用申請・承認」は簡単に追加して利用できますので、ぜひお試しください。

  ▼ 費用申請・承認

 https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/product/customapp/sample/hiyo-shinsei/

 

この他にもまだまだありますので、続きは次回以降に投稿させていただきます✨

今回もお読みいただき、ありがとうございました!

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