🔰導入したての方必見!「サイボウズ Office」を使いやすくしよう【ワークフロー編】

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さーや

先日、天城山隧道と浄蓮の滝に行ってきましたさーやです!
どちらもとても雰囲気のあるところでした。
現地では気持ちが高ぶり、ついついあの曲を歌ってしまいました👘🎤

 

今回は、スケジュール編に続き、
申請業務の簡略化やペーパーレス化を実現する、
「ワークフロー」の機能を使いやすくする工夫をご紹介します!workflow32.png

 

基本的な設定についてはぜひ以下をご参照ください♪

 ▼すぐできるBOOK―ワークフロー編―
 https://www.slideshare.net/cybozucommunity/office-14151159

 ▼ワークフロー機能を活用してペーパーレス化にTry!
 https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/360000077856

はじめから作るのは大変だ!という方は、交通費申請や休暇申請フォームなど、
テンプレートも用意していますので、ぜひご利用ください♪

テンプレートはこちらからダウンロードすることができます。

 

ご紹介したい工夫がたくさんありますが、
今日はその中から4つをピックアップしました!


ドゥルルルルルル、ばん!

 

1.項目を横に並べたい!表示順を変更したい! unnyo.png
2.処理者の初期値を設定したい! unnyo.png
3.承認経路を変更したい! unnyo.pnguser.png
4.路線が自動で入るようにしたい haguruma.pngunnyo.pnguser.png

※システム管理者の操作が必要なものは歯車マークhaguruma.png を、
 運用管理者の操作が必要なものにはスパナのマークunnyo.png 、
 ユーザーの操作が必要なものには人のマーク user.pngを付けております。

 

それでは1つずつ詳しく見ていきましょう!

 

1.項目を横に並べたい!表示順を変更したい! unnyo.png

ワークフローを作ってみると、このような見た目になることはありませんか?

      WF01.png

入力画面が縦に長いし、項目の順番がばらばらで見にくいですね…
さらに、領収書の添付欄が不自然な位置にあります。

実は、項目は横に並べることも、順番を変更することもできます。

今回は例として、「(項目名)」と「(項目名)」を横に並べる方法と、
項目の表示順番を変える方法をお見せします!

 

<運用管理者> 
changeitem.gif


項目を横に並べると、下の図のように、項目の関連性がわかりやすくなり、
見た目もすっきりします。
領収書も、自然な位置に来ましたね!


WF02.png

詳しくは以下もぜひご覧ください。

 ▼順番を変更する(特に 7.)
 https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/item/add.html#admin_app_wf_item_add_01

 

2.処理者の初期値を設定したい! unnyo.png

「承認する人は絶対に△△部長なんだよな~」

など、処理者がすでに決まっている申請はありませんか?
申請を出すたびに毎回同じ人の名前を探して入力するのは面倒ですよね。。。

実は、「ワークフロー」では処理者の初期値を設定することができます!
これで処理者を検索して入力するという1つのステップがなくなりますね♪

設定は運用管理者の流れは以下です。
※初期値を設定できるのは承認者、決裁者、確認者です。

 

<運用管理者>
① ワークフローの「運用管理」を開く
② 「申請フォームの設定」を開き、設定したい申請フォームの「変更する」をクリック
③ 変更したい処理者のセクションを選択し、「変更する」をクリック
④ 「処理者の初期値」に設定したいユーザーを選択し、「←入力」をクリック
⑤ 「変更する」をクリック

 

すると…

WF03.png

 

あらかじめ処理者の名前が入るようになります!

設定方法はぜひこちらもご覧ください。
 ▼承認経路の設定(特に 6.)
 https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/route/approve

 ▼決裁経路の設定
 https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/route/decision

 ▼確認経路の設定(特に 6.)
 https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/route/confirm

 

3.承認経路を変更したい! unnyo.pnguser.png

申請を提出した後に、

「経路を間違えてしまった!」「上司が急な長期休暇で承認が下りない!」

となることはありませんか?


「ワークフロー」ではシステム管理者が経路の変更を許可していれば、
運用管理者と申請者のユーザーが経路を変更することができます!
(経路の変更を許可しているかどうかはこちらの方法で確認できます)

今回は例として、承認者を高橋さんから和田さんに変更してみました。

 

<運用管理者>
rootchange_k.gif

<ユーザー(申請者)>
rootchange_u.gif

これで、申請が滞ってしまった場合もすぐに対応できますね♪

詳しくはぜひこちらもご参照ください
 ▼(管理者)管理者による申請の経路変更
 https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/request/edit

 ▼(ユーザー)処理者の変更
 https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/wf/request/processor

 

4.路線が自動で入るようにしたい haguruma.pngunnyo.pnguser.png

みなさんはどのように交通費の申請をしていますか?

使用した路線と運賃を検索し、結果を手入力しているとしたら、
とても時間がかかってしまうし、間違えてしまう危険もありますね。

WF04.png WF06.png

 

そんな時は「ネット連携サービス」を有効化することで、
「サイボウズ Office」上での路線検索がとても簡単に出来るようになります。
しかも、定期区間を登録しておけば、実質かかった代金のみ表示してくれます。
さらに、IC価格も出してくれる優れものです!
※パッケージ版をご利用の場合は継続ライセンスが必要です。詳しくはこちらをご確認ください。

ネット連携サービスを利用するにはシステム管理者、
項目を作成するには運用管理者の設定が必要です。
どのように設定するかご紹介します。

 

<システム管理者>
① 「システム設定」を開き、「ネット連携サービス」を選択
② 利用規約を読み、同意する場合は
 「「サイボウズ ネット連携サービス」を利用する」にチェックを入れる
③ 「設定する」をクリック

 

<運用管理者>
rosensearch_k.gif


このようにして、必要な数だけ項目を作り、1.で紹介したように
項目を横に並べて順番を変更すると、申請画面で以下のようなボタンが表示されます!


WF05.png

これで設定は完了です。それではユーザーが実際に使う画面を見てみましょう!

 

<ユーザー>
rosensearch_u.gif

とっても楽になりました!

WF07.png

詳細は以下もぜひご覧ください。
 ▼(管理者)ネット連携サービスの有効化
 https://jp.cybozu.help/ja/o/admin/sys/s07/netpart

 ▼(ユーザー)路線検索の使い方
 https://jp.cybozu.help/ja/o/option/net/index.html#option_net_index_02

 

以上が4つの工夫でした。
今回ご紹介したものが、少しでも「サイボウズ Office」のご活用に
お役に立てれば幸いです。

それでは、次回もお楽しみに~!

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