ワークフローを始めるコツは事前準備にあった!~9月ワークショップ開催レポート~

Avatar
さーや

社員旅行で沖縄と宮古島に行ってきました!
東京の寒さが堪えます、さーやです♪

普段はなかなか聞けない、導入前に気を付けるポイントが満載です!
参加された方もそうでない方も、ぜひ読んでみてください^^

 

さて、9月は「サイボウズ Office」のワークフロー機能
使ったことがない、または使い始めた方向けにワークショップを行いました!

※「ワークフロー」は「サイボウズ Office」に搭載されている機能です。
 稟議や申請のスピードを速めるためによく使われております。

■ 9月ワークショップの内容 workflow32.png------------------------------------------------------------------

① サイボウズ講師の大橋から「ワークフロー」のスムーズな導入のためのコツと機能を徹底解説
② ユーザー同士で実際に「ワークフロー」を作るグループワーク
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------


普段はなかなか聞けない、導入前に気を付けるポイントが満載です!
参加された方もそうでない方も、ぜひ読んでみてください^^

 

スムーズな導入に必要なのはこれだ!「ワークフロー」徹底解説!


まず、サイボウズの講師である大橋から、「ワークフロー」を導入するメリットについてご紹介しました。

0911pic1.png

メリットをご紹介したあとは、普段はなかなか聞けない、
「ワークフロー」の運用開始までの流れと考え方、工夫を大きく4つご紹介しました。

 

1. まずは少しずつ運用開始する
 「サイボウズ Office」で運用してみるワークフローの数を絞って
 小さくスタートすること、運用前に社内の関係者への根回しや
 調整をしっかり行うことがコツです。

 

2. 「ワークフロー」は設定前の準備が肝心
 経路(申請・承認・確認)の設定をし、
 承認する人の見直しをしてみるのもおすすめです。

0911pic2.png

 

3. 便利にワークフローを使う工夫
 申請フォームの名前は誰が見てもわかりやすい名称にする、
 現状の申請フォームで記入頻度が低い項目は削るなど、
 シンプルにすることが大事です。

0911pic3.png

 

4. 運用面の工夫
 運用をする前に説明会を開催することと、稟議を申請するうえで必要な情報を
 見えやすいところに集約するなどの工夫ができます。

 

最後に、「ワークフロー」の導入を失敗しないためのポイントをまとめてご紹介しました。

0911pic4.png

 

「ワークフロー」を検討されている方、一度導入してみたけど失敗してしまった方は、

ぜひ参考にしてみてください。
これで導入が成功して、みなさまが楽しく働けるお手伝いができれば幸いです^^

ワークショップの資料はこちらのページからご覧いただけます。
(*閲覧にはサイボウズコミュニティへのご登録(無料)が必要となります。)

0911pic5.jpg

 

実際に手を動かしてワークフローを作ってみた!


徹底解説の後は、実際にPCを使って手を動かしながらグループワークを行いました。


1グループ4~5人に分かれて、

「コレベンリ株式会社」という架空の会社の稟議を行う上でのお悩みを、
「サイボウズ Office」のワークフローを使って解決するとしたらどうするか


というお題で実際にワークフローの申請フォームを作成しました。

0911pic6.jpg

 申請フォームを作成した後は、チームごとに作成したフォームと工夫した点を発表しました。

0911pic7.jpg

・自動計算を利用する
・申請者が書く内容を減らす
・決裁者を固定する


など、チームごとに様々な工夫が見られました。どれも申請者の負担を軽減する素晴しい工夫でした!

 

お互いの知識を共有したり、意見を活発に出し合ったりと、
皆様とても前のめりに参加されていて、盛り上がっていたグループワークでした。
ご参加いただいた皆様、ありがとうござました!

 

0 コメント

ログインしてコメントを残してください。
メンバー登録はこちら

メンバーになると、質問や書き込みなど、ユーザー様同士で交流いただけます。
ワークショップ資料など限定コンテンツもご覧いただけます。

Powered by Zendesk