他社はどのように使っているの?【スマートフォンの活用編】

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あさと

こんにちは!急に寒くなり、急いでコートを引っ張り出し、
まだ大丈夫だろうと先延ばしにしていた衣替えをしたばかりのあさとです。
暑いときは早く寒くなれと思っていましたが、寒くなると温かい季節が待ち遠しくなりますね。。


「他社はどのように使っているの?」シリーズ、
第3回目はスマートフォン活用編をご紹介いたします。

 さっそくですが、こんなお困りごとはありませんか?

 ・外出先やパソコンを持っていなくても手軽に
  「サイボウズ Office」を確認したい

 ・スマートフォンからの確認はどうすればいいかわからない

このようなお困りごとについて、「他社はどうしているの?」と気になったアナタに、
解決のヒントになる他社様の活用事例をご紹介いたします (^^)


「サイボウズ Office」をご利用いただいているお客様に
「スマートフォンから利用されていますか?」とお伺いすると、
「スケジュールや掲示板を確認しています!」や
「カスタムアプリの情報を入力していますよ」など様々な声をいただきます。


実は「サイボウズ Office」はスマートフォンからの確認方法が複数あります。
今回はスマートフォンから「サイボウズ Office」を確認するための方法と
用途に合わせて使い分けているお客様事例をご紹介いたします!
今回の記事のためにお客様に使い方をお伺いしてきました!

【スマートフォンから「サイボウズ Office」を確認するための方法とは?】

「サイボウズ Office」は、スマートフォンから確認する場合、下記の方法があります。

① スマートフォン用アプリ
② ブラウザ

①スマートフォン用アプリから確認する方法
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②ブラウザから確認する方法

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※各モバイル機能によって使用できる「サイボウズ Office」の機能や確認できる通知が異なります。
 関連情報はこちらから  FAQ スマートフォンから利用できますか?


それぞれ少しずつ特徴が異なってきますね。
1つの見方で利用される方もいらっしゃいますが、併用されているという声も聞いています。

そこで今回は、新着通知アプリとブラウザを併用してご利用いただいているという
日本福祉支援協会 神田様に本記事でのご紹介のためにご利用方法をお伺いしてきました!

ここからはインタビュー形式でお届けいたします(^^)

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インタビューさせていただいたお客様:一般社団法人 日本福祉支援協会 代表理事 神田大助様

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一般社団法人 日本福祉支援協会様は、仙台市から指定を受け、精神障がいのある方を主な対象とし、生活支援や自立支援を行う障がい福祉サービスを提供されています。元々パソコンが苦手だった現場のスタッフの方にも使っていただけるよう様々な工夫をこらしてご利用いただいています!

【新着通知アプリとブラウザを併用✨一般社団法人日本福祉支援協会様の活用法✨】

あさと
お時間いただきありがとうございます!新着通知アプリとブラウザからの閲覧を併用されていると伺いましたが、どのように使い分けていただいているのですか?

神田様(以下敬称略)
新着通知の画面は未読の通知と当日の予定を「把握するために使用」し、実際に「サイボウズ Office」へのコメント入力など作業を行う時は「新着通知アプリからPC画面を開いて利用」しています。例えば、スマートフォンのロック画面から、レコードの追加、変更などの通知を確認しています。

【新着通知アプリ】通知が届いたときの見え方>

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あさと:新着通知アプリはその名の通り「リアルタイム」で通知を受け取ることができるのが便利ですね。

※「サイボウズ Office 新着通知」でリアルタイムに受け取ることができるのは、「自分宛ての通知」です。自分宛ての通知の詳細はこちら 


神田:また、スケジュールの5分前通知も確認しています。

 <【新着通知アプリ】スケジュールの5分前通知の見え方>

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 ※予定開始前に通知する 設定について、詳細はこちらから

あさと
次はどの予定だっけ?というのをプッシュで教えてくれるのは便利ですね!実際の新着通知アプリの画面はどのように確認されていますか?

神田:新着通知の画面は未読の通知と当日の予定を把握するために使用しており、
「把握するため」なので、ここでクリックして返信をすることはありません。返信など作業を行う時は、新着通知アプリからPC画面を開いています


【新着通知アプリ】アプリを開いて最初に見える画面>

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【新着通知アプリ】PC画面への遷移イメージ>

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あさと:なぜPC画面から返信をされているのでしょうか?

神田: 具体的な理由としては、新着通知アプリで開くと、「トップに出す」のアクションができないことと、通知を確認すると既読になってしまうためです。普段から後で対応しようという件は忘れないように「トップに出す」にしており、あとから既読のメッセージを振り返ることは少ないです。

また、その他の理由として、通知が来たメッセージなどの対応について全体(関係部署)のスケジュールを確認して回答することが多いのでグループのスケジュールが新着通知アプリで見づらいためです。

新着通知アプリについては名前の通り「新着を通知してくれるアプリ」と考えていますので、プッシュ通知で概要さえ分かれば十分だと思います。本当に緊急の場合は電話をもらう運用になっています。

【ブラウザ】「トップに出す」の利用イメージ>

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※「トップに出す」は「メッセージ」「メール」「掲示板」「ファイル管理」「報告書」「プロジェクト」にてご利用いただけます。マニュアル:トップに常に出す情報

あさと:ありがとうございます。「トップに出す」運用も利用しながら届いた通知をもれなく対応するために工夫されていらっしゃるんですね。他にスマートフォンアプリを使っている上でのこだわりはありますか?

神田:通知のタイミングは自分の仕事時間に合わせてカスタマイズをしていて、夜間にはiPhoneのおやすみモードを利用して通知をオフにしています。

【新着通知アプリ】設定画面>

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 ※今日または明日の予定を通知する設定の詳細はこちら
 
 
あさと:なるほど、通知は便利ですが、あまりにたくさん通知が来ても困りますもんね。
  iPhoneの機能も駆使しながら新着通知アプリを活用されているとのこと、
  教えていただきありがとうございました(^^)

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一般社団法人 日本福祉支援協会様の各機能の活用方法を知りたい!と思われた方は
詳細な事例をこちらからご覧いただけます♪

 

いかがでしたか?スマートフォンからの確認は用途に合わせて使い方がかわってくるもの。
うちではこんな使い方をしているよ、こんな情報がほしい、
というご質問があればぜひコメントお待ちしております(^^)

 

 

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