滞ってしまったワークフロー、どう対処していますか?

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みさっさん

みなさん、こんにちは!

気候も涼しくなり食欲が止まらないみさっさんです🌰

 

今回は、多くの会社でご利用いただいている「ワークフロー」のTipsをお届けします!

早速ですが、「ワークフロー」を利用していると、このようなお困りごとないでしょうか?

 

「承認者の部長が長期休暇で申請が未承認のまま滞ってしまった・・・」

 

サポート窓口にも「経路の処理者が休職、退職などで申請の処理ができなくなった」という

お問い合わせをいただくことがあります。

経路の処理者が不在だけど、早急に処理したい申請があるというケースも考えられますよね。

そんなときに便利なのが、申請後に経路変更できる機能です!

※経路変更できるのは、申請者または運用管理者のみです。

 

経路の処理者を変更することで、滞っていた申請をスムーズに進めることができますよ

 

では、申請後に経路変更する方法を確認していきましょう!

 

<事前準備>

💡経路変更するためには、事前にシステム設定から「申請後、申請者または運用管理者に経路の変更を許可する」設定を有効にする必要があります!

申請後の経路変更の許可の方法は下記マニュアルをご参照ください。

 

▼ 申請後の経路変更の許可

https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/route/allow_edit

 

では、実際に申請の経路変更をしてみましょう。

 

<経路変更する手順>

申請者または運用管理者で該当の申請データを開きます。

 

■申請者が開く場合

「ワークフロー」の「送信一覧」から該当の申請を開きます。

 

■運用管理者が開く場合

運用管理者でログインし、「ワークフロー」の「運用管理>申請データの管理」の順に開き、

該当の申請を開きます。

 

申請者または運用管理者で、申請の詳細画面を開いたら、画面上部の「経路を変更する」をクリックします。 

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変更したい経路の「処理者を変更する」をクリックします。2018-09-27_10h56_28.png

 

新しい処理者を設定します。

💡コメントを書き込めるので、経路変更した理由など書いておくとスムーズですね! 2018-09-27_14h41_55.png

 

これで経路変更できました!新しい処理者に設定したユーザーで、申請の処理を進めることができます。

では、変更前の処理者は経路変更したことがどのように確認できるのでしょうか?

変更前の処理者は「最新情報」にある申請の通知を開くと、 

2018-09-27_15h11_44.png

 

経路変更した旨のメッセージが表示され、経緯を把握することができます。

2018-09-27_14h57_41.png

 

また、経路変更の履歴は、申請の詳細画面で「進行状況」にある「経路変更履歴」からも、確認できます!2018-09-27_15h23_36.png

 

誰がいつ経路変更したのかコメントとともに証跡がしっかり残るので安心です✨

2018-09-28_13h49_35.png

 

なお、経路変更を行う場合は、事前に「申請後、申請者または運用管理者に経路の変更を許可する」設定が必要ですが、申請者に一律経路変更を許可するのはちょっと・・・という管理者の方もいらっしゃるかもしれません。

また、「わざわざ経路変更するのではなく、運用管理者が代わりに処理を代行したい」というご要望をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

実は、「ワークフロー」には、「代理確認」の機能があります!

「確認経路」であれば、経路変更することなく、運用管理者が代行して処理することができます。

早急に確認処理を進めたい申請については、運用管理者が代理確認することもご検討ください。

※ 運用管理者が代行できるのは、確認処理のみです。承認や決裁は、経路に設定された処理者以外は操作できません。

 

では、「代理確認」の方法もあわせて見ていきましょう!

運用管理者でログインし、「ワークフロー」の「運用管理>申請データの管理」の順に開き、

該当の申請を開きます。

 

「運用管理者による代理確認」にて、誰の代理であるかを選択し、コメントを入力し、「代理で確認する」をクリックします。 2018-09-28_12h01_13.png

 

代理確認された申請は、申請の詳細画面の「進行状況」で、誰がいつ代理確認したのかコメントとともに確認できます! 

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代理確認についても、変更前の確認者が「最新情報」の申請の通知を開くと、 

2018-09-28_14h34_51.png

 

代理確認された旨のメッセージが表示されて経緯を把握することができます。

2018-09-28_14h36_54.png

 

申請の経路変更の手順や、代理確認については、下記マニュアルに詳細を案内しているので

あわせて確認してみてくださいね。

 

▼処理者の変更 – 申請者

https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/wf/request/processor

▼管理者による申請の経路変更

https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/request/edit

▼ 管理者による申請の代理確認

https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/request/confirm

 

 いかがでしたでしょうか?

みなさまのスムーズな「ワークフロー」ライフにお役立ていただけると嬉しいです!

 

次回も「ワークフロー」に関する Tips をご紹介する予定です✨

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