他社はどのように使っているの?【「サイボウズ Office」に慣れてもらいたい編】

Avatar
あさと

こんにちは!会社のファミリーデーで同僚の子どもたちと会え、
エネルギッシュな彼らと遊べて嬉しいあさとです。


「他社はどのように使っているの?」シリーズ、
第2回目は「サイボウズ Office」に慣れてもらいたい編をご紹介いたします。


  さっそくですが、こんなお困りごとはありませんか?

 ・ITに不慣れなメンバーが多くなかなか使ってもらえない・・
 ・新しいメンバーに「サイボウズ Office」の使い方を教えるのに
  時間がかかる・・

 ・社内周知はしたけれど、複数人に毎回同じことを聞かれてしまう・・


このようなお困りごとについて、「他社はどうしているの?」と気になったアナタに、

解決のヒントになる他社様の活用事例をご紹介させていただきます (^^)

■ 他社が実践している「サイボウズ Office」に慣れてもらうアイデアとは?

 ①まず見てほしい情報を集約!トップページを活用する
  【稲敷市議会事務局様】

 ②迷ったらココを見て!まとめページを作る
  【シャローム株式会社様】【日本福祉支援協会様】
 ③遊び心も大切に!アプリ名やアイコンを変更する【株式会社 栄住産業様】


■各アイデアについてご紹介♪

①まず見てほしい情報を集約!トップページを活用する

トップページのお知らせ欄、使っていらっしゃいますか?
_____.PNG

「サイボウズ Office」のすべての機能にすぐ慣れるのは時間がかかるもの。
使う機能を絞って、「まずはこれを見てほしい!」という内容をお知らせ欄に掲載し、
見てもらうところからはじめませんか?

【パソコンに不慣れな人も簡単に扱える!お知らせ欄の活用✨稲敷市議会事務局様の活用法✨】

稲敷市議会事務局様はトップページのお知らせ欄に
ユーザーにまず見てほしい情報を集約されています。また、
「○月○日 ▲▲会について (□□機能をご確認ください)」
「日付/会議名/見て欲しい機能名」の順に情報を掲載しています。
これさえ見れば各会議について、どの機能に確認すべき情報があるのか、ひと目でわかりますね!

_________.jpg

お知らせ欄の活用に加えて、稲敷市議会事務局様は運用方法も工夫されています。

 ・基本的には一部のメンバー(事務局)がスケジュールや各種通知を書き込み、
  その他のメンバー(議員側)は通知されているものをすべてクリックして確認する。
 ・読んだ通知には「いいね!」ボタンを押すだけでよい。

書き込むのには勇気がいる場合もまずは見たら「いいね!」ボタンを押すところから
はじめてみると、スムーズに使えるかもしれません(^^)

  トップページでの連絡内容の設定はこちら
  稲敷市議会事務局様の活用事例はこちら

②迷ったらココを見て!まとめページを作る

トップページのお知らせ欄には直近の情報だけを掲載したい、
でも同じことを何度も聞かれては困るので、迷ったら自己解決できる仕組みを作りたい、という場合は
掲示板やカスタムアプリなどに必要な情報を集約したまとめページを作るのがおすすめです。

【新人でも迷わない!掲示板に使い方を記載する✨シャローム株式会社様の活用法✨】

シャローム様は「社内問合せ窓口」という名前の掲示板を用意して、
新人が迷わない「魔法の掲示板」を実現されています。

______.png

この掲示板を見れば、「サイボウズ Office」のアプリで構築された「社員の携帯電話一覧へのリンク」や「印刷物発注アプリへのリンク」などがまとまっており、業務で必要な情報を一瞬で見つけることができます。

シャローム様ではこの掲示板のおかげで、「サイボウズ Office」の使い方を知らない新人スタッフでも、すぐに慣れることができるようになったそうです。

  シャローム株式会社様の活用事例はこちら
  掲示板の活用Tips記事はこちら

【カスタムアプリを使って、見てほしいアプリを一つにまとめる!✨日本福祉支援協会様の活用法✨】

プレミアムコースをご利用いただいている方は、カスタムアプリを利用して、
まとめページを作る方法もあります。

日本福祉支援協会様では、カスタムアプリで作成した「毎日見てね」アプリに重要度の高い情報をまとめ、画面上部のアプリケーションアイコンに表示されています。
_________.png

私ははじめてこの活用方法を伺ったとき、とてもびっくりしました!
工夫次第でレコード詳細画面をまとめページとして使うこともできるんですね。

  日本福祉支援協会様の活用事例はこちら
  カスタムアプリ レコード書式の変更方法はこちら

また、カスタムアプリに質問と答えを1件ずつ登録して、
レコード一覧画面を使ってQ&A方式で情報を掲載する方法もおすすめです。
画像にある「社内Q&A」はサンプルアプリとして配布しておりますので、
ぜひ追加して試してみてください!

customapp_detail_01.png
  社内Q&A についての詳細はこちら

③遊び心も大切に!アプリ名やアイコンを変更する

これまで「連絡帳」と読んでいたのに、「掲示板」という名前に変わるととっつきにくい・・、
「個人フォルダ」という名前だと使い方がわかりにくい・・
そんな時は「サイボウズ Office」のアプリケーションの名前を変更しましょう!
各アプリケーション名はシステム管理者が変更することができます。

____________.PNG

名前が変わるだけでも親しみやすさが変わりませんか?

  アプリケーションメニューの変更方法はこちら

また、カスタムアプリはアプリケーション名だけではなくアイコンも変更することができます。

【カスタムアプリのアイコンを親しみやすいものに変更!✨株式会社 栄住産業様の活用法✨】

建設業を営む株式会社栄住産業様では、現場の目線に立ち、まずは抵抗なく利用してもらうことを第一に考えて、「サイボウズ Office」の設定を工夫されています。

抵抗なく利用してもらうための工夫とは、ずばり!「遊び心を入れる」こと。

この画像は栄住産業様の作成されたカスタムアプリです。

_____.png

よく見てみると、各営業所の名産物にちなんだアイコンが設定されています。
思わずクリックしたくなりませんか?

例えば、鹿児島営業所で利用しているアイコンは名産物にちなんで、「桜島大根」にしたことで、スタッフ同士の電話では「桜島大根の件なんだけど・・」という名称で、親しみを持って利用できているそうです。

  カスタムアプリ アプリ名の変更手順はこちら
  カスタムアプリのアイコンとデザインの設定はこちら
  株式会社栄住産業様の活用事例はこちら


いかがでしたか?
様々な事例をご紹介させていただきましたが、どの活用方法にも共通していたのは「ユーザー目線」
なかなか「サイボウズ Office」に慣れてもらえず困ることがあったら、
現場の方の声を聴いてみるとヒントが見つかるかもしれません♪

うちはこんな工夫をしているよ!というアイデアや
こんなときはどうしているの?というご質問があればぜひコメントお待ちしております(^^)



2 コメント

  • Avatar
    hirosi
    hirosiにより編集されました
    Permalink

    アプリケーションの名称変更できたんですね。

    ”個人フォルダ”については社内連絡用に使えると社内で通知していたのですが、

    ”社内用メールってどこだっけ?”との問い合わせが多く、なかなか周知できていませんでいた。

    これで、改善出来そうです。

     

    なぜデフォルトで”個人フォルダ”になっているかよく見ると、フォルダを作成してファイル保管やメモが残せるんですね。

    勉強不足でした。

    他のユーザーもフォルダやメモの機能は知らないようで、メールと個人フォルダは分けたアプリの方が理解しやすいと思われます。

    (”社内メール、個人ファイル”では字余りにもなりますし)

  • Avatar
    あんちゃん
    Permalink
    hirosi さま、こんにちは。
     
    サイボウズコミュニティチームのあんちゃんと申します。
    サイボウズコミュニティをご利用いただきありがとうございます!
     
    アプリケーション名の変更で、"社内用メールってどこだっけ?" の質問が
    なくなると嬉しいです。
     
    "「個人フォルダ」の中に、「メッセージ」機能と「メモ」機能がある"
    ということをユーザー様に認識いただけるように、私たちが努力しなければなりませんね!
     
    貴重なご意見をありがとうございました。
    社内にフィードバックいたします。
     
    今後ともサイボウズをよろしくお願いいたします。
ログインしてコメントを残してください。
メンバー登録はこちら

メンバーになると、質問や書き込みなど、ユーザー様同士で交流いただけます。
ワークショップ資料など限定コンテンツもご覧いただけます。

Powered by Zendesk