これで完璧!スケジュールのアクセス権をマスター

Avatar
みさっさん

こんにちは!

先日、松山まつりにサイボウズ連の一員として出場し踊ってきました、みさっさんです💃

最近スーパーに行くと、ぶどう、梨、さといもなど秋の食材が並んでおり、もう秋が近づいているんだ🍁と嬉しくも驚かされました。

 

秋といえば、人事異動が多くなる季節ですね!

そして、人事異動が多くなると増えてくるのが「スケジュール」のアクセス権のお問い合わせです。

 

では、どんなお問い合わせが来るのでしょうか?

  • 社長の予定を一部のユーザーから見えなくすることはできますか?
  • スケジュールのアクセス権を設定したのにうまく反映されない
  • 新入社員がスケジュールを開くと、表示されないユーザーがいる
  • 新入社員が予定を登録する際に、参加者の候補に表示されないユーザーがいる

などなど。

 

これら全て、アクセス権の設定で解決できます!

逆に言えば、アクセス権を押さえておけば、社内からお問い合わせがあったときにもスムーズに対応できちゃいますね。

※アクセス権はシステム管理者のみ設定できます。

 

なお、個別の予定を非表示にしたい場合は、予定を登録する際に「非公開」を選択することで対応できます!

 2018-08-16_12h03_56.png

 

「非公開」で登録すると、予定の登録者と参加者だけが閲覧できるようになります。

個別の予定ごとに表示/非表示を使い分けたい場合は、「非公開」をご利用ください。

 

それでは、「スケジュール」のアクセス権について、解説します!

 

|アクセス権で重要なポイント

 

「スケジュール」のアクセス権で重要なポイントは 3つです。

👆ポイント1  設定できるアクセス権は 3種類

  • 閲覧も不可能
  • 閲覧のみ
  • 閲覧・変更・追加・削除が可能

 

👆ポイント2  権限が強いものが優先される

(弱)  閲覧も不可能 > 閲覧のみ > 閲覧・変更・追加・削除が可能  (強)

どういうことかというと、下の画面の例では、

「[全員]に閲覧のみ」と「[総務部]に閲覧・変更・追加・削除が可能」が設定されています。

2018-08-14_11h17_53.png

 

総務部に所属しているユーザーは、[全員]にも[総務部]にも該当します。

では、どちらの設定が反映されるかというと、より権限が強い、

「[総務部]に閲覧・変更・追加・削除が可能」が反映されます。

上の例の場合、「総務部は閲覧・変更・追加・削除が可能」で、

「総務部でないユーザーは閲覧のみ可能」という設定になります。

 

👆ポイント3 「○○さんのスケジュール」に対し、アクセス権を設定する

「各ユーザーに対し、誰のスケジュールを閲覧できるか」を設定するのではなく、

ユーザーのスケジュールに対し、そのスケジュールを誰が閲覧できるか」を設定します。

 

2018-08-14_13h20_44.png

 

|アクセス権を設定する方法

 

では、アクセス権を設定する手順を確認していきましょう!

次のようなアクセス権を設定する場合を例に説明します。

 

例:和田さんのスケジュールを、営業部のユーザーには閲覧・変更・追加・削除を許可する。

  営業部でないユーザーには閲覧も許可しない。

 

<アクセス権を設定する手順>

1)画面右上の歯車をクリックし、「システム設定」の中にある「スケジュールと施設予約」をクリックします

2018-08-14_11h52_47.png

 

2)「アクセス権の設定」をクリックします

2018-08-14_12h01_16.png

 

3)和田さんの「アクセス権を変更する」をクリックします

2018-08-14_13h36_10.png

 

4)[全員] を選択し、「削除→」をクリックします

2018-08-14_14h06_42.png

 

5)画面右側の候補から[営業部] を選択し、「←追加」をクリックします

2018-08-14_14h07_27.png

 

6)[営業部] の設定欄で、「閲覧・変更・追加・削除が可能」を選択します

画面左の「設定するユーザー/グループ」にいないユーザー/グループは、閲覧も許可しない設定となります。

※自分のスケジュールに対するアクセス権を制限することはできません。

 自分は「設定するユーザー/グループ」にいなくても、「閲覧・変更・追加・削除が可能」です。

2018-08-14_14h09_16.png

 

7)「設定する」をクリックします

 

|ちょっとクイズです!

 

 では、ここで理解度チェック!よかったら一緒に考えてみてくださいね(^^)

問題:新入社員からこんなお問い合わせが来ました。

   「スケジュールを開くと、石川さんが表示されません」

   あなたはスケジュールのアクセス権を確認しようと思いました。

   新入社員のスケジュールと石川さんのスケジュール、

   どちらのアクセス権の設定画面を確認しますか?

-----------------------------------------

 

 

 

 

答えは、「石川さんのスケジュール」のアクセス権の設定画ですね!

石川さんのスケジュールに対し、新入社員に閲覧以上の権限が設定されていないことが考えられます。

難しかったでしょうか?これがわかったあなたはもうアクセス権マスターです✨

 

|最後に

 

「掲示板」や「ファイル管理」でもアクセス権の設定が可能です。

アクセス権の設定対象がカテゴリやフォルダであったりと、「スケジュール」と若干違う部分もありますが、設定方法など根本的な考え方は「スケジュール」と同じです。

「掲示板」や「ファイル管理」のアクセス権を設定する際も今回の内容を参考にしてみてくださいね!

 

「スケジュール」「掲示板」「ファイル管理」のアクセス権の設定方法については、下記マニュアルに案内しております。よろしければ、ご覧ください。

 

  ▼スケジュールのアクセス権

  https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/sh/right.html

  ▼掲示板のアクセス権

  https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/bl/right.html

  ▼ファイル管理のアクセス権

  https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/cb/right

 

アクセス権の設定は、複雑なようで一度理解すると今後の管理にとても役立ちます!

みなさんもぜひアクセス権マスターに✨

最後までお読みいただきありがとうございました🙇

 

0 コメント

ログインしてコメントを残してください。
メンバー登録はこちら

メンバーになると、質問や書き込みなど、ユーザー様同士で交流いただけます。
ワークショップ資料など限定コンテンツもご覧いただけます。

Powered by Zendesk