🔰導入したての方必見!「サイボウズ Office」を使いやすくしよう【スケジュール編】

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さーや

地元の大阪にかえっておりましたさーやです。

「オモシロクナール」というお土産を買ってきたのですが、
食べてもなかなかおもしろいことが言えませんでした。諦めずにいっぱい食べてみます。

 

quiz.png 突然ですが質問です。

     「サイボウズ Office」を導入したみなさん、「スケジュール」使ってますかー?

 

tukkomi.png「使ってるよ!」

という声が聞こえた気がしました。

 

実は、スケジュールは「サイボウズ Office」で一番使われている機能なのです。
その分、使い方や工夫できるところがたくさんあるのです。
今日は、みなさんに6つの工夫をご紹介いたします!

 

1.時刻の登録を10分単位にする haguruma.pnguser.png
2.六曜・天気を表示する haguruma.pnguser.png
3.予定の選択肢を増やす haguruma.png
4.部署全体で展示会・イベントなどの情報を共有する haguruma.png
5.複数人の予定を調整して登録する user.png
6.よく一緒に会議するメンバーを登録しておくuser.png

※システム管理者の設定が必要なものは歯車マークhaguruma.pngを、

 ユーザーの設定が必要なものには人のマークuser.pngを付けております。

 

では、詳しく見ていきましょう!

 

1.時刻の登録を10分単位にする haguruma.pnguser.png


導入したての状態だと、予定の時間は30分単位で登録されているかと思います。
ですが、予定の登録の単位は5分・10分15分・30分単位まで選択することができるのです!
設定方法は下記をご覧ください。

 ▼予定の登録単位を設定する
 https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/sh/period.html#admin_app_sh_period_01

 

 

2.六曜・天気を表示する haguruma.pnguser.png


職業柄六曜をすぐ見られるようにしておきたい…
自分がいる場所の天気を知っておきたい…
ということありませんか?
「サイボウズ Office」では六曜と天気を表示させることができます。
ちなみに私は大阪出身なので、東京と大阪の天気を表示させています☀

weather.PNG←こんな感じです

設定は、六曜は管理者の設定がシステム管理者側と、ユーザー側のどちらでもあります。
流れは以下のようなものです。


<システム管理者>
① 天気:「システム設定」から「サイボウズ ネット連携サービスを利用する」にチェックする
  六曜:「六曜を取り込む」にチェックを入れる
② 「設定する」をクリック


<ユーザー>
① 個人設定から「スケジュールと施設予約」の画面を開く
② 「表示の設定」から六曜を表示したい年と天気を表示させたい都市を選択
③ 「変更する」をクリック

このように変わりました!

(Before)nomal.PNG  ⇒  (After)weatherrokuyou.PNG

詳しくは、こちらのリンクからご覧ください。
 ▼(管理者)六曜や天気予報の表示の有効化
 https://jp.cybozu.help/ja/o/admin/sys/s07/weather
 ▼(ユーザー)六曜や天気予報の表示
 https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/sh/color/weather

 

 

3.予定の選択肢を増やす haguruma.png


 yoteimenu1.png←スケジュール登録の際に出てくる左図の部分は、

「会議」以外にも「在宅勤務」や「展示会」など、
他の予定の候補(予定メニュー)を作ることができます!
予定メニューを作成しておくと、一目でどのような予定か
わかるようになるのでお勧めです^^
今回は例として、「展示会」という予定メニューを追加する設定方法をお見せします。

 

<システム管理者> 
schedulemenu2.gif

これで予定メニューが追加できました!予定の登録画面はこのようになります。

yoteimenu.png

詳しくはこちらもぜひご覧ください。
 ▼予定メニューを追加する
 https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/sh/menu.html#admin_app_sh_menu_02

サイボウズでは、「タスク」という予定メニューがあり、
私はタスク管理として利用しています♪

 

 

4.部署全体で展示会・イベントなどの情報を共有する haguruma.png


展示会やイベントなど、自分は参加しないけど何があるのか把握しておきたい、
という場合にオススメの機能を2つご紹介します。

1)組織の予定
組織の予定を表示させておくと、部署やチーム全体で共有しておきたい情報が
自分の予定の下ですぐ見られるようになるので、共有にはもってこいです。
今回は、組織の予定を表示させるように設定し、参加者と組織(営業部)の予定に
「展示会」の予定を追加する設定方法をご紹介いたします。

<システム管理者>
① 「システム設定」から「スケジュールと施設予約」を選択
② 「一般設定」を選択
③ 「組織のスケジュールを表示する」にチェック
④ 「設定する」をクリック

これで組織の予定が表示されるように設定できました。
次に予定を登録する方法をお見せいたします。

 

<ユーザー>
soshiki2.png

予定登録の際、組織も参加者として追加します。
これで、組織の予定にも、予定が追加されます。
スケジュール画面に戻ってみると、下の図のように高橋さんの予定と営業部という
組織の予定に展示会の予定が入っています。

soshiki3.png

組織にスケジュールは自分の予定の下に表示されるので、
部署で共有しておきたい情報は、この方法で共有するのが便利です^^
この機能は実は知らない方も多いので、ぜひ試してみてください*

 

2)期間予定
通常予定とは違い、期間予定だと自分の予定の下にバー形式で表示されます。
また、追加したメンバーの予定の下にも表示されるので、下の図のように
高橋さんの展示会の予定が大山さんもすぐ確認でき、
チームの人の動きの見える化にもつながります♪

kikann.png

自分の予定ではないけれど、知っておきたい情報にはぴったりです◎
詳細は以下もご参考にしてください。


 ▼期間予定を登録する
 https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/sh/view/add.html#user_app_sh_view_add_03
 
サイボウズでは、部署のメンバーや関係者を予定に追加して
休みや出張の予定の共有に使っています。

 

 

5.複数人の予定を調整して登録する user.png


こちらはシーンに分けて2つご紹介いたします

○複数人と施設が空いている時間に予定を登録したい場合
「空き時間を確認する」という機能を使えば、予定を調整したい人と施設の空き時間を
1画面で確認することができます。今回は、3人の予定と2施設で空いている時間を
探す動きをお見せします。


<ユーザー>
  akijikan2.gif
yoteichousei.PNG

上の図だと、色がついていない部分が空き時間なので、
あとは縦に見て空き時間をこの機能を使えば、予定調整もらくらくですね♪
今回だと17時からは空いていそう、というのが簡単にわかります。

詳しい説明はこちらもぜひご覧ください


  ▼空き時間を確認する
https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/sh/view/availability.html#user_app_sh_view_availability_02

  
○仮の予定でいくつか日時を押さえておきたいとき
みんな忙しくて予定が合わせられない…
とりあえず上司の時間を押さえときたい…
というときは「仮予定」を使うと便利ですよ。
今回は、3人の予定を調整し、3日程の仮予定を登録するイメージをお見せいたします。
  

<ユーザー>
kariyotei2.gif
日程が決まり次第、「確定する」を押せば、仮ではなく確定した予約になります。

  詳しい説明はこちらもぜひご覧ください
  ▼仮予定を登録する
  https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/sh/view/arrange.html#user_app_sh_view_arrange_01

 

 

6.よく一緒に会議するメンバーを登録しておくuser.png


よく会議するけど部署は違う人たちとの予定、人をいちいち検索して追加するの面倒…
という場合は、「Myグループ」を作るのがおすすめです。
Myグループを追加すると、簡単に予定を追加することができます♪
今回は、「オフィス改善プロジェクト」というMyグループを作る動きをお見せします。

<ユーザー>
Mygroup2.gif

Myグループが追加できると、下の図のように、選択肢として出てくるようになります。
プロジェクトメンバーの予定を一気に見たい際や、予定を登録する際にはとても便利です。
Mygroup.png
詳しくはぜひこちらもご覧ください
 ▼Myグループの設定
 https://jp.cybozu.help/ja/o/user/per/p03/mygroup

 

以上が、6つの工夫でした。

ぜひみなさんも試してみて、ぴったりの使い方を探してみてください♪
皆様のお役に立てるものが一つでもあれば幸いです。
それでは、次回もお楽しみに~!

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