タスク管理どうしてる?ユーザーに学ぶ「サイボウズ Office」の使い方 ~5月ワークショップ開催レポート~

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長山悦子

こんにちは。梅雨の季節の晴れ間が大好き!活用支援チームのエツコです。
5月に「タスク管理」をテーマにしたワークショップを開催しました。

■ 5月ワークショップの内容  -----------------------------------------------------------------
ユーザー企業の活用事例(株式会社ワーク・イノベーション様)
② サイボウズ講師の朝戸から「サイボウズOffice」でタスク管理する方法を徹底解説
③ タスク管理をテーマに、ユーザー同士で話せるグループワーク
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今回は特に、ユーザー様に事例発表していただいたユニークな活用方法が必見です!


スケジュールに「タスク」を登録!? その運用方法とは・・

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以前は、Excelでタスクの進捗状況を共有していたという、ワーク・イノベーション様。
Excelのタスク管理では、こんなお悩みが・・・。

「いつ更新されたか・誰が更新したかわからない」
「タスクの抜けや漏れの発生」「確認・やり直しの手間が頻発」

Excelファイルでのタスク管理って、どこが更新されているかわかりにくいし、変更を伝えるのも手間で更新も忘れてしまいがちですよね。(><)このお悩みを、「サイボウズ Office」のスケジュールとプロジェクトの機能で解決した事例をご紹介いただきました!

特にユニークなのが、スケジュール機能を使ったタスク管理の方法です。

ワーク・イノベーション様では、外出やミーティングなどの予定だけでなく、「メール連絡」や「請求書作成」といった業務タスクも、スケジュールに登録する運用をされています。

 

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「会議」や「出張」などのラベルがつけられる「予定メニュー」の項目をカスタマイズして、いつ、誰が、どのタスクをする予定なのか、スケジュールの画面をみるだけでぱっとわかるようにしているそうです。

 

Before

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(デフォルトの予定メニューは「会議」「出張」などが設定されていますが・・)

 

 

After

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(スケジュールだけでなく「メール連絡」「確認!」といったタスクも選べるように、予定メニューをカスタマイズしました

 

予定メニューの色分け*にも工夫があって、短時間で完了する業務はブルー、時間のかかる業務はピンクなどタスクの重さによって変えています。タスクが完了したらタイトルに「済」を追記するルールにしているそうです。

この運用を始めてから、業務量や状況が把握できるようになって、スタッフ間の残業量のバランスにも気が付きやすくなったとのこと!素晴らしいです!

その他、プロジェクトやkintoneの活用についてもご紹介いただきました。ご登壇いただき大変ありがとうございました✨

*予定メニューの項目や色は、システム管理設定で変更できます。(→ 設定方法はこちら

 

 

どの機能を使えばいいの?「サイボウズ Office」でのタスク管理

ユーザー様の事例発表に続いて、サイボウズの朝戸から、タスク管理に使える機能(5つ)と、それぞれの使い方のポイントをご紹介しました。

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「サイボウズ Office」はたくさん機能があるので、どの機能を使ったらいいか迷ってしまうこともありますよね。こちらの内容が参考になれば嬉しいです^^ 

発表資料はこちらからご覧いただけます。
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ちなみに、私のおすすめは「スケジュール」と「カスタムアプリ」です。
スケジュールは必ず毎日見る習慣があるので、タスクを忘れないので助かります。カスタムアプリは、絞り込みやビューなど見た目を自分好みに変えられるのが便利ですよ~♪

 

ユーザー同士で質問しあって情報交換。活用のヒントを見つけよう!

最後は、グループワーク。参加者同士で「サイボウズ Office」の使い方についてディスカッションしました。

タスク管理をする上で「障壁になっている問題点」・「グループの誰かに質問したいこと」について、フセンを使って意見をだしていきます。

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「PC苦手な社員が多いんですが、どうしてますか?」
「事務スタッフが登録のサポートをするのがいいですよ」

「運用ルールが徹底されず、使ってくれない人がいるんです・・」
「これは、諦めずに言い続けるしかない!」「エライ人に言ってもらうのが効く」

 

など、たくさんアイディアがでてグループワークは大変盛り上がりました。
ご参加いただいた皆様、ありがとうございました!

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