新年度は異動の季節。『引き継ぎ』に困ってないですか?

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のじー

こんにちは。すっかり暖かくなって、春になりましたね!🌸

天気の良い日は娘を抱っこして近くを散歩するのが週末の楽しみになりました。

育休から戻ってきたのじーです。

 

早速ですが、新年度になって、サポートセンターにはこんな気になる声が届いていました。

 

「この4月から担当になったのですが、前任者が何も引き継ぎをしてくれてなくて困っています・・・。管理画面にはどうやってアクセスしたらいいですか?」

 

異動の多いこの季節、同じように「前任者から聞いてない・・」と困った方も多いのでは。

反対に引き継ぐ側も「何か伝え忘れてないかな?あれもこれも言わないといけないし・・・」と忙しい時期が重なってバタバタしてしまいがち

 

今やっている業務も、いつかは誰かに引き継ぐはず。

いざという時に困らないように、「サイボウズ Office」を使って「引き継ぎ上手」になる活用術をご紹介します!

 

🌸🌸「引き継ぎ上手」への第一歩!「メモ」活用術 🌸🌸

 

 例えば「サイボウズ Office」を管理するために必要な情報は、どこに保存していますか?

「まだ引き継いでないけど、今後引き継ぐかもしれない情報」は「サイボウズ Office」の
「メモ」に入れておくのがおすすめです!

 

ポイント①:ログインユーザーのみ閲覧できる場所で管理

パスワードなど、第三者に見せてはいけない情報も、「メモ」なら自分以外のユーザーに閲覧されることはありません。

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ポイント② 「メッセージで送る」で簡単に相手に共有できる!

いざ引き継ぐことが決まったら、「その他の操作」から「メッセージで送る」をクリックして、特定の相手にそのまま引き渡すことが可能です!

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引き継ぎが決まってから準備するのは大変なので、この機会に、「まだ引き継いでないけど、今後引き継ぐかもしれない情報」を「メモ」に整理しておくことをおすすめします^^

 

 

🌸🌸 情報量が多いなら「カスタムアプリ」が便利! 🌸🌸

 

「メモ」で整理するには、情報量が多すぎる。

どうせ引き継ぐなら、きちんとマニュアル化して渡したい。

 そんな感想を持った方もいるかもしれません。

 

たくさんの情報を整理して引き継ぎたい場合には、「カスタムアプリ」が断然おすすめです。

 

引き継ぐことが決まったら、相手にアプリを見せて「必要な情報はまとめておいたから、迷ったらココを確認してね!」なんて言えたら、かっこいいですね!

 

ポイント① アクセス権を設定しておきましょう

誰がそのアプリやレコードを閲覧できるのか、アクセス権で設定することが可能です。

引き継ぐまでは自分だけに限定しておいたり、同じ仕事をしているメンバーと共同で編集するのも良いですね!

(アクセス権の設定マニュアルはこちら クラウド版 / パッケージ版

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ポイント② カテゴリーを分けて分類しておきましょう

カテゴリ分けしてあると、引き継ぎ後も情報を探しやすくて便利です!

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🌸🌸 引き継ぎに使えそうなアプリサンプルをご紹介!🌸🌸

 

「お、便利そうだな」と思っても、アプリを1から作成するのは大変な作業。

そこで、引き継ぎに使えそうなアプリサンプルも集めてみました。

「カスタムアプリ」に慣れていない方も、まずはこちらをベースにして始めてみてください^^

(配布アプリからアプリを作成する方法はこちら クラウド版 / パッケージ版

 

①「タスク整理」アプリ

「日々のタスク」「毎月のタスク」などに分類してタスクを整理できるアプリです。

各タスクのやり方や注意事項を書き留めておけば、引き継ぎの際に利用できますね!

アプリサンプル紹介ページはこちら --> タスク整理

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②「社内Q&A」アプリ

Q&A形式で情報をまとめることができるアプリです。

「こんな時どうすればいい?」という情報を整理しておくのに便利です!

アプリサンプル紹介ページはこちら --> 社内Q&A

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③「素材集」アプリ

資料作成時に必要な画像ファイルなどをまとめて管理できるアプリです。

1つのアプリにまとまっていれば、引き継ぐ際にもまるっと渡せて便利ですね!

アプリサンプル紹介ページはこちら --> 素材集

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いかがでしたでしょうか?

新年度で4月から新しい業務を担当している方も多いのではないかと思います。

自分が覚えたことを次の人に引き継げるようにまとめておくと、きっといつか役に立つはず!

ぜひ、「サイボウズ Office」を活用して「引き継ぎ上手」になってくださいね^^

 

それでは次回もお楽しみに!

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