グループウェアを楽しく使ってペーパーレス×コミュニケーション!福岡ワークショップ開催レポート

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さーや

みなさんこんにちは。
福岡出張の間、毎日明太子をほおばっていました、さーやです。

 

3月9日にサイボウズ福岡オフィスにてセミナーとワークショップを開催しました!

午前の部ではハンズオンセミナー(おひとりに一台のパソコン実機をご用意し、実際の
「サイボウズ Office」の画面を操作しながら機能を実践的に学んでいただける講座)を、

午後の部では、「ペーパーレス×コミュニケーション」をテーマに
ワークショップを開催しました。

ここでは、ワークショップの開催レポートを書きたいと思います♪
今回のワークショップでは、
前半に活用ヒントのご紹介を、後半にグループワークを行いました。

 

「サイボウズ Office」を楽しく使う!そのコツとは?
今回はユーザーである豊資会の中島様にご登壇いただき、
実際に「サイボウズ Office」をどう活用しているのかをお話いただきました!

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豊資会様では、「サイボウズ Office」をみんなが楽しく使えるよう、
コミュニケーションを活性化する工夫をされています。例えば、

・掲示板の「いいね」ボタンの文言を内容に沿って変える
 例)「ちゅるんっ」(掲示内容がうどんについて)
・カスタムアプリの名前やアイコンを親しみやすいものにする
 例)「keiばあちゃん」(お弁当注文アプリ)

といったものです。
命と向き合う現場で仕事をしている医療・介護スタッフが
「ほっ」と一息つける場所になるように、との思いがあるそうです。

 

紙だらけの会議がペーパーレスに?!その理由はカスタムアプリにあり!
また、中島様にお話いただいたペーパーレス化は、会議で使う10数枚の紙が0になったというものでした。

Before
中島様が所属するシステム課(3名)では、
毎週月曜日にExcelで2~3時間かけて週次報告書を作成し、
各自印刷して持ち寄った10数枚の紙の報告書を見ながら
週次ミーティングをしていました。

After
カスタムアプリで「ツイート報(システム課)」を作成。
週ごとではなく毎日書くようにしました。
すると、10数枚あった紙の情報はカスタムアプリに登録されているため、
画面を見るだけでよくなり、週次ミーティングはペーパーレスになりました!

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「カスタムアプリ虎の穴」とはいったい何?
さらに、教育面でも興味深いお話がありました。
豊資会様では、現場スタッフがカスタムアプリを使って自分たちで業務の改善ができるように
カスタムアプリスペシャリスト養成所「カスタムアプリ虎の穴」を設立しました。

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自薦、他薦で集まったメンバー同士で教え合って、アプリを作っているそうです。
その結果、メンバーはExcelのデータを使って
たった3分でカスタムアプリを作れるまでになったそうです!

豊資会様ではカスタムアプリのほかにも、
スケジュールや施設予約、掲示板、メール、ワークフローをご利用されています。

(ワークフローの使い方はこちらで紹介いたしました)

(※今回ご紹介した企業様以外にも、公式サイトや動画にてたくさんの事例を掲載しています。)

 

ペーパーレス化を実現するための、おすすめ機能と運用のコツをご紹介!
中島様のお話のあとは、弊社社員の朝戸から

・稟議書
・社内の全体連絡(総務からのお知らせ、部内のお知らせなど)
・報告書、日報(議事録、日報、お客様との打ち合わせ記録など)
・マニュアル、定形フォーマット(見積書、提案資料、社内規則など)

の大きく4つの業務を「サイボウズ Office」でペーパーレス化するとしたら
どの機能で実現するかをご紹介いたしました(下図)

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「サイボウズOffice」の特徴であるコメントコミュニケーション機能もご紹介しました。
掲示板でのいいね機能、メッセージでのコメント機能を使っていないよ
という方はぜひこの機会に使ってみてください!

 

導入・運用のコツは?今日から始められるものからはじめる
また、「導入したけど使ってもらえない…」ということにならないために、
「サイボウズOffice」導入・運用のコツをご紹介いたしました。

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シャローム様の事例より、運用のコツの1つとして、
トップページのお知らせ欄によく使うURLへのリンクを張る方法をご紹介しました。
この場所を見ればベテランの方でも新入社員でも困らないように設計されています。

皆様熱心にメモをとっていらっしゃいました!

ワークショップの資料はこちらのページからご覧いただけます。
(*閲覧にはサイボウズコミュニティへのご登録(無料)が必要となります。)

 

お互いの使い方をシェアすることで解決策が見つかる!ワークショップ
後半のグループワークでは、1グループ4~5人で
「サイボウズ Office」で業務改善を行うために障壁となっている問題点について、
お互いのお悩みを付せんに書き出して共有しました。

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付せんがところ狭しと並べられました!

お悩みを共有した後は、解決策を考えていきました。
挙げられていたお悩みの解決策になるかもしれない、と
自社での使い方を紹介しあっているグループもありました。0309_.jpg
皆さん楽しそうにお話されていたのがとても印象的でした^^

いただいた感想では、

「他社様も同じような悩みをかかえていらっしゃることがわかった」
「問題内容も近く、解決案も共感できました。」

との声が。悩んでいるのは自分だけではない、とわかるだけでも少し気持ちが楽になりますよね。
ネクストアクションとして、

「社内協力やまずはシステムを使うことから始める」
「まず活用されているところのマネから始めて工夫していきたいと思います。」

と言ってくださる方もいらっしゃいました。

たくさん前向きな言葉を聞くことができたワークショップでした。
ご参加いただいた皆様、ありがとうござました!

 

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