ワークフロー機能を活用してペーパーレス化にTry!

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カイダ

こんにちは。サイボウズコミュニティチームのカイダです。

のじーさんが育休中でお休みのため、今回は代打でカイダが ”ペーパーレス化”についてお届けします!

 

今回のテーマは「ワークフロー機能を活用してペーパーレス化にTry!」です。

※「ワークフロー」は「サイボウズOffice」に搭載されている機能です。

サイボウズが行っているアンケートでも多くのお客様が”今後利用したい用途”として申請業務ペーパーレス化 を挙げられています。今回はワークフローの機能を使ってペーパーレス化を実現する方法について、経験談も交えてお届けしようと思います。

記事の中で実際に前職で使用していた申請書をワークフロー化しましたので、ご使用中の申請書がワークフロー化される想像をしながら、読んでいただけるとより具体的なイメージが湧いてくるのではないかと思います。

 

(1)  ワークフロー化するメリットを考えよう

まず、紙媒体でやりとりしている場合の問題ワークフロー化した場合のメリットについて考えてみましょう。

<問題と解決策>

①    時間がかかる問題

       解決! ⇒ ワークフローはグループウェア上の操作で完結するので、わざわざ申請書を手渡しする必要はありません。モバイル対応もしているので、出張先から承認をいただくこともできます!

②    誰が止めているか分からない問題

       解決!⇒ ワークフローの申請画面から申請の状況を確認することができます。承認を止めている人に確認を依頼しましょう!

③    申請書紛失問題

       解決!ワークフローを使用すれば、紙に印刷することもなくなるので、紛失の危険性もありません

④    申請書紛失に伴うセキュリティ問題

       解決!紛失することがなければ、セキュリティリスクも回避できます!

 

これらの問題解決!に加えて、以下のメリットが考えられます。(*1)から抜粋

検索して再利用できる

過去に作成した申請は再利用することができます。同じ承認を再度取る場合は、再利用でかなりの時短が可能です。

● 証跡が残る

承認されたデータはグループウェア上に保存されます。証跡や履歴として管理することが可能です。

 (*1) https://www.slideshare.net/cybozucommunity/20170421-75333803/cybozucommunity/20170421-75333803
こちらの資料もぜひご参照ください!

 

社内ではじめてワークフローの使用を検討する場合は、ぜひこれらの問題とメリットについて議論してみてください!上司への提案にも使えると思います!

 

(2)  ワークフロー化したい申請書を用意しよう

次に、ワークフロー化したい申請書を用意しましょう。

私の前職のとあるお客様先では、エクセルで作成された申請書を印刷して承認をもらう運用がありました。以下の画像が過去の記憶をもとに再現した作業申請書になります。

           1._____.jpg

今回はこの運用を実際にワークフローに落とし込み、ペーパーレス化を実現してみたいと思います!

 

(3)  実際にワークフロー化してみよう

では、実際にワークフローを作成してみましょう!以下の画像では主要な設定のみ解説しているので、詳細は以下のマニュアルも参考にしてください。

https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/

 

  1. ワークフローから[運用管理] – [申請フォームの設定]から[追加する]から[申請フォームの追加]を選択。申請フォーム名はそのまま「作業計画書」としました。

 2._________.jpg

  1. 次に項目一覧の[追加する]から申請書を元に項目を追加していきます。

 2.__.jpg

[入力タイプ]は入力内容に合わせてプルダウンから選択してください。後からでも変更はできるので、迷った場合ひとまず[文字列(1)]進めちゃいましょう!

作業申請書を元に項目を追加すると、以下のようになりました。

 3.____.jpg

[プレビューを見る]を選択すると、実際に入力するときに表示される画面を確認できます。

デフォルトの設定のままだと、申請書と少し見た目が違うので、今までと同じような感覚で入力してもらえるように[変更する]から微修正してみましょう!(この変更は必須ではありません)

5._____3.jpg

いかがでしょうか?少し見た目も似てきたように思います。
([サイズ]、[必須]、[続けて表示する]、[セパレータ]を変更してみました。)

 

  1. 次に承認経路も設定してみましょう!

現在の申請フローは以下の通り。担当者・部長を承認者へ、本部長を決裁者へ追加することとします。

         6.________.jpg

以下のマニュアルを参考に承認者と決裁者の設定をしてみましょう。

https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/form/add

 

以下のように承認経路の設定も出来ました!

 7.____.jpg

 以上でフォームの作成は完了です!


<補足情報>
申請内容によって申請経路が異なる場合既存のフォームを[再利用する]ことができるので、ぜひこの機能をご活用ください!例えば、同じ申請内容だけど、額によって承認経路が違う場合(20万円以上は本部長承認が必要、など)などに活用できると思います。

 8.___.jpg

 

  1. では、実際に使ってみましょう!

ワークフローから[+ 申請する] を選択すると、先ほど作った申請フォームが表示されていますね!選択してみましょう。

        9.______.jpg

Step1では、今まで紙に書いていた内容を打ち込みます。

10._Step1.jpg

 

Step2 では、承認者・決裁者を選択します。設定した初期値が表示されていますね!

11._Step2.jpg

 

Step3 では、内容の確認を行います。問題なければ、申請してみましょう!

 12._Step3.jpg

 

申請しました!現在の状況と処理者が確認できます。申請したけれど、決裁の通知が届いていない場合、この画面から状況、処理者を確認しましょう!

 13._____.jpg

 

申請されたワークフローは承認者・決裁者のトップページに表示されます。

<承認者・決裁者への通知例>

 14._____.jpg

 

承認画面では承認 or 却下の選択とともに、コメントを記載することができます。承認時に注意点を書く、却下時に却下する理由を記載するなどに使用することができます。コメント欄を活用することでより円滑にコミュニケーションできると思います。

15._____.jpg

 

すべての処理が完了すると、申請者の画面から以下のように申請結果を確認できます。

16._____.jpg

 

無事に決裁まで進むことができました!申請書を印刷することなく、作業の承認を得ることができましたね!

 

(4)  まとめ

いかがでしたでしょうか?申請書からワークフローを作成するイメージを掴んでいただけましたでしょうか?

 

ワークフローが活用できることは分かっていても、ユーザーに受け入れられるか心配、というご意見もよくいただきます。そんなときは以下のTipsも参考にしてみてください。

(a)   小さく始める

全体をいきなり大きく変えようとせず、まずは小さい範囲で簡単な内容から始めてみましょう!

申請フォームを実際に動かしてみて、現場からのフィードバックを集めて改善し、それから範囲を広げていくことをオススメします!

 

(b)   チェックボックス、ラジオボタン、メニューの活用

手入力の項目が多いと、入力者は煩わしく感じてしまいます。

入力値が固定化されている内容はチェックボックス、ラジオボタン、メニューを使用しましょう。これらが活用できれば、スマートフォンからの入力もお手軽になります。

 

ワークフロー機能を活用し、ぜひペーパーレス化にTry! してみてください!

とは言え、会社の運用をすぐに変えることは容易ではないと思います。上記で参考になるTipsを記載しましたが、これ以外にも、こうやって解決した! などの事例があれば、フィードバックいただけると幸いです

ここまでお付き合いいただきありがとうございました!!

 

5 コメント

  • Avatar
    Sam324
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    申請経路の承認者を「係長」「課長」「部長」と設定した場合、部長や課長が申請者となった場合は、承認者の「係長」や「課長」を省きたいのですが可能ですか?

  • Avatar
    あさと
    Permalink

    Sam324さま、こんにちは。

    サイボウズコミュニティチームのあさとと申します。
    コミュニティをご利用いただきありがとうございます!

    恐れ入ります、申請経路の承認者を「係長」「課長」「部長」と設定した場合、
    部長や課長が申請者となった場合に自動で承認者の「係長」や「課長」を省くことはできない仕様となっております。

    お手数おかけいたしますが、処理者欄を申請者が変更できる設定で
    ご利用いただいている場合は「(省略)」を手動で入れていただき、
    ご対応いただけますでしょうか。

    いただいたご要望につきましては、社内に共有させていただきます。

    今後とも、サイボウズをどうぞよろしくお願いいたします。

  • Avatar
    Kuninda_T1C
    Permalink

    決裁後のデータをカスタムアプリに連携できないでしょうか?

    交際費の申請と実績管理をしたいのですが、決裁後データの視認性が悪く、しかも

    申請経路を通った人しか見れないので不便です。

  • Avatar
    あさと
    Permalink

    Kuninda_T1Cさま、こんにちは。

    サイボウズコミュニティチームのあさとと申します。
    コミュニティをご利用いただきありがとうございます!

    恐れ入ります、ワークフローの決裁後のデータをカスタムアプリに連携する機能は未搭載となっております。
    いただいたご要望につきまして、社内に共有させていただきます。

    また、ご参考となりますが「申請経路を通った人しか決裁後データを確認できない」点につきまして、
    既にご検討されたこともあるかと思いますが、下記の運用はいかがでしょうか。

    ①申請前にワークフローの決裁後データを確認したい方が決まっているのであれば、
     申請者が申請時に「確認」欄に決裁後データの確認が必要となる方を入れていただく。
     確認者は、決裁済みの申請内容を確認のみ行うことができます。

     ▼ マニュアル:確認経路の設定
     https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/route/confirm

    ②決裁後データを確認したい方をワークフローの運用管理者として設定いただき、申請データの閲覧ができるようにする。
     
     ▼ マニュアル:各ユーザーができる操作(システム管理者、運用管理者、一般ユーザーの可能な操作をご紹介しております)
     https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/basic/feature.html#admin_app_wf_basic_feature_02

     ▼ マニュアル:申請データの管理(ワークフローで管理者ができることをご紹介しております)
     https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/request/

    気になる点がございましたら、お気軽にご相談ください。
    今後ともサイボウズをどうぞよろしくお願いいたします!

  • Avatar
    Kuninda_T1C
    Permalink

    サイボウズコミュニティチームあさと様

    返信いただきありがとうございます。提案のありました「確認」欄での運用も検討しましたが、1案件毎に対象者に通知が行くため運用が煩雑になるとの懸念から断念しております。

     

    カスタムアプリへの連携が非対応なのは残念ですが、せめてワークフローからCSVへの出力形式をカスタムアプリと統一してほしかったです。

    現状ワークフローをCSV出力した場合「項目名1|内容|項目名2|内容2」で並んでしまうため、カスタムアプリのように先頭行に項目名を配置した形にすると、手動連携も楽になると思います。

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