紙から「ワークフロー」への移行に、一歩踏み出す!~1月ワークショップレポート~

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さーや

会社の節分イベントとして恵方を向いてハンバーガー🍔を食べました、サーヤです。
皆さんは節分になにを食べましたか?

さて、サイボウズ活用支援塾では
1月29日に、新年1発目のサイボウズワークショップを開催しました。

今回のテーマは「ワークフロー」についてです。0129WS6.png
※「ワークフロー」は「サイボウズOffice」に搭載されている機能です。

                                      
当日は、前半に事例紹介と「ワークフロー」の徹底解説を、

後半にグループワークを行いました。

「ワークフロー」を使ってみたいけど使えてない…
「ワークフロー」ってそもそも何?どこまでできるの?
そんな方はぜひこのレポートを読んでみてください!

 

紙をすべて廃止し「ワークフロー」を導入。利用浸透の秘訣は・・?

冒頭に、弊社カスタマー本部チーフカスタマーマーケティングマネージャーの畑中より、
豊資会様の「ワークフロー」活用事例をご紹介しました。

____.PNG※豊資会様はクリニック・デイサービス施設を展開されており、2001年から「サイボウズ Office」をご利用いただいています。

豊資会様では、「サイボウズ Office」導入前の申請業務は紙で行っていました。
紙ベースの運用には、決裁までのスピードが遅いことが課題でした。

例えば、PCが故障してしまったから新しいPCの購入申請を出したとしても、

承認が下りたのは1週間~10日後だったこともあったそうです。

急いでいるのに決裁がおりず仕事が進まない!という状況でした。

そこで、「サイボウズ Office」を導入。

それまで紙ベースで回していた申請をすべて廃止して

「ワークフロー」に切り替えた結果、緊急の申請も当日に決裁がおりるようになりました。

さらに、「ワークフロー」の導入をきっかけに社員のITスキルがあがり、

社内のIT活用進んだという効果もあったそうです。

豊資会様の事例では、「ワークフロー」以外からの申請は受け付けない

というルールを徹底したことで、「サイボウズ Office」社内利用が定着しました。

「ワークフロー」を使わないと仕事にならない状況を作り出すことが、
紙からの移行のポイントになりそうです。

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(※今回ご紹介した企業様以外にも、公式サイト動画にてたくさんの事例を掲載しています。)

 

ワークフローを使うメリットと紙からの移行のコツとは

事例紹介では完全に「ワークフロー」に移行したケースをご紹介しました。

とはいえ、会社の状況や業務によっては「ワークフロー」へ完全に移行するのは

難しい方も多いはずです。


そこで事例紹介の後は、講師の朝戸より「ワークフロー」のメリットと移行のコツを

ご紹介しました。

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「ワークフロー」を使うメリットは、
①申請から承認の時間の短縮ができること、②証跡が残ることです。

また、紙からワークフローへの移行するときのポイントをご紹介しました。

紙の帳票からワークフローへ移行するコツ(手順)
(1) 申請業務の課題を洗い出し、必要な条件を確認する。
(2) 項目を設定し運用フローを決める

(3) 関係者でテスト登録、本運用開始

しかし、申請業務の課題を洗い出すことで「ワークフロー」で電子化したほうが良い部分と、

紙での運用を続けた方がよい部分が見えてくることもあります。

できるところを電子化するだけでも、十分に「ワークフロー」のメリットを
感じられることをご紹介すると、みなさん共感してくださったのか、

熱心にメモを取っていらっしゃいました。

詳しくは、ぜひ発表資料をご覧ください。
ワークショップの資料はこちらのページからご覧いただけます。
(*閲覧にはサイボウズコミュニティへのご登録(無料)が必要となります。)

 

社内の風土的に浸透しない…でも承認スピードを上げたい!

休憩をはさみ、後半のワークショップでは4~5人のグループに分かれて、
「サイボウズ Office」を活用して「申請業務」を行うために、
社内で「障壁になっている問題点」を書き出していただきました。

上司がいない
紙で承認をやりたがる人がいる

…など様々な付箋が貼られていきます。

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貼りだした付箋のグループ分けをみると、皆さん共通する問題意識として、

「社内風土」がダントツ!で多かったです。

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その後、書き出した問題の解決策をグループで話し合って出していきました。


こんな解決アイディアが出ました。(一部抜粋)

○上司が気づいてくれない

 →アラートをだす

○ITに慣れていない

 →フォームに入力する項目を減らす

○フォームの作成方法がわからない

 →セミナーに参加する

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グループワークで他社の人と話すことで、
・頭の中で問題が整理される
・新しいアイディアに出会える
ことを体感出来たという方もいらっしゃいました。

参加者の皆様の職種・会社規模は様々でしたが、
「紙を減らしたい」「申請する側も、承認する側も負担を減らしたい」

という気持ちがひしひしと伝わってくるワークショップでした。
ご参加いただいた皆様、ありがとうござました!

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