カスタムアプリを活用して、タスクの抜け漏れを防ごう!~12月ワークショップ開催レポート~

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長山悦子

こんにちは!「サイボウズのスケジュールには、個人タスクも登録する派」のえつこです。

 

12月12日に、「事例に学ぶ!ワークショップ(カスタムアプリ編)」を開催しました。今回のテーマは、「抜け漏れを防ぐタスク管理のコツ」です。お客様事例の紹介では、顧客情報や案件管理の情報をカスタムアプリで共有する方法をご紹介しました。

 

営業の案件管理を、紙からカスタムアプリへ

前半では、「サイボウズ Office」プロダクトマネージャーの和田より、ユーザー様事例を2つご紹介しました。まず一つ目は、保険代理店の株式会社dii様の事例です。

 

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紙で管理していた顧客情報をカスタムアプリで共有した結果・・・?
→ 誰がどの案件を対応していて、どんな状況なのか一目瞭然!になりました。

 

dii様のカスタムアプリの活用方法はとってもユニークで便利な使い方です。ポイントを2つご紹介します。

 

その① 会議中に、カスタムアプリを入力する専任者(打ち手)を置く

営業の進捗状況をカスタムアプリに登録する時、「自分の担当案件」についての進捗は「1人でPCに向かって」「自分で入力する」というケースが多いのではないでしょうか。

しかし、dii様の場合には・・なんと、「聞き手」「話し手」「打ち手」の3名体制で、対面で会議をしながら、進捗やタスクをカスタムアプリに入力していくそうです。これが、dii様の営業力の強さにつながっています。

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「カスタムアプリに進捗を入力してくれないメンバーがいる・・」という活用のお悩みをよく聞きますが、こんな風に「打ち手」の役割をつくって会議中にアプリに登録するようにすると、入力の抜け漏れもなくすことができそうですね。

 

その② 未完了のタスクを、常にサイボウズのトップページに表示

サイボウズのトップページは、表示するパーツを自由にカスタマイズできるのですが、dii様ではカスタムアプリで管理している「タスク」のうち未完了のものだけをトップページに表示させるようにしています。「サイボウズを開けば、自分のやるべきタスクが一覧になっている・・」これなら、忘れずにタスクをこなせそうです!

 

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カスタマイズしたトップページ

(週間スケジュールの下には、タスク管理のアプリがずらっと並んでいます)

 


「タスク依頼」と「クレーム管理」での活用方法

続いて2つ目は、野球用品のECサイトを運営する株式会社スワロースポーツ様の事例です。カスタムアプリを導入して、次のような効果を感じていただいています。

1) 経営者が異常値・違和感を発見しやすいこと
2) 現場スタッフの連携が取りやすいこと

 

例えば、「Web依頼書」アプリでは、依頼内容がフォーマット化され、他部署との連携がとりやすくなったそうです。絞り込みや強調表示の機能を活用することで、締切が過ぎたものを赤く表示するなど「大事な情報を見落とさない」工夫も真似したいポイントです。

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「トラブル&クレーム処理表」アプリでは、忘れやすい運用ルールや業務フローをカスタムアプリのメモ欄に記載しておき、「入力するときに迷わない」工夫をされているのも、初期対応のスピードアップにつながっています。こうして蓄積したデータは、集計機能でグラフ化して、後日の改善に活かしているそうです。

 

 

使いこなしていますか?カスタムアプリの便利な機能

ユーザー様の事例に続いて、サイボウズ講師の朝戸からカスタムアプリの便利な機能や運用のヒントをご紹介しました。
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《ご紹介した内容》

・タスクの抜け漏れを防ぐために知っていると便利な機能

・顧客管理や案件管理の際に知っていると便利な機能

・ワークショップで好評だった機能

・カスタムアプリの設計、構築、運用についてどこから手を付ければよい?

 

詳しくは、ぜひ発表資料をご覧ください!
今回のワークショップの資料は こちらのページ からご覧いただけます。
(*サイボウズコミュニティへのご登録(無料)をして頂きますと、閲覧いただけます。)

 

紙やExcelの申請業務を、カスタムアプリに移行したい!

休憩をはさみ、後半はグループワークを実施しました。カスタムアプリ活用の課題を出したあと、解決策について皆さんとディスカッションしていきます。

今回は、紙やExcelの申請業務をカスタムアプリに移行して業務を効率化したいと検討中の方が多くいらっしゃいました。

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また、「そもそもサイボウズを見ない人がいる」「全員が入力するクセづけをしたい」といった利用促進についての課題もあがり、

・運用開始前に、利用者とのコンセンサスをとる
・日報の提出など毎日必ず登録が必要な業務に取り入れる
・重要な項目は必須入力にして、記入漏れを防ぐ

といった解決策のアイディアをだしていただきました!

 

参加者の方から、「ワークショップに参加して、自社に帰って検討すべきことがわかった」というコメントもいただき、とても嬉しかったです。ワークショップが少しでも活用の手助けになれば幸いです。ご参加いただいた皆様、ありがとうございました! 

 

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