「サイボウズOffice」に情報をまとめて、新入社員でも迷わない運用を実現!~第2回女性限定ワークショップ開催レポート~

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長山悦子

こんにちは!日本の冬の寒さに負けそうな、アフリカ帰りの出戻り社員です。

 

11月27日に、第2回 女性限定ワークショップを開催いたしました。今回は特別ゲストをお招きし、リカバリーウェアの販売を手掛ける株式会社ベネクス様に、「サイボウズ Office」の活用方法を伺いました。

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中央:登壇者の株式会社ベネクスの豊島様
右:ワークショップにご参加いただいた株式会社ベネクスの斉藤様
左:ファシリテーターを務めた、サイボウズ朝戸

 

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着て休むだけでリラックスし疲労が回復するベネクス様のウェア。
有名スポーツ選手の方から、ビジネスマンまで幅広く愛用されています!

 

ご登壇いただきました豊島様は、若手社員様向け「サイボウズ Office」講座にご参加いただいたこともあるユーザー様です。社長をはじめ、社内の方々を巻き込んで「サイボウズ Office」の活用を進めていらっしゃる、素晴らしい推進力とパワーをお持ちの担当者様です!

 

 

「サイボウズ Office」と他ツールの使い分けは?

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ベネクス様は、「サイボウズ Office」以外にも、ファイル共有やEメール、名刺管理などで他のシステムを利用されています。それぞれのツールを、どのように使い分けているのでしょうか・・?

ベネクス様では、決定事項や最新情報は「サイボウズ Office」で行い、日々の細かな進行中の業務についてはEメールでやりとりをするという運用方法で、「サイボウズ Office」は全社レベルで共有される情報のポータルになっているのだそうです。

 

こちらのスライドが、実際に豊島様が新入社員の方向けに説明している資料です。

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 「業務進行度合」「共有レベル」「管理レベル」にわけてそれぞれのツールの役割を説明している図が、とてもわかりやすいですね。このように、他のツールとの使い分けルールを決めて周知すれば、情報が散乱することなく、社内のコミュニケーションが円滑に進みそうです!

 

 

情報を集約し、「とりあえずサイボウズを見ればOK!」な運用を実現


さらに、「アプリケーションメニュー」の設定を変えることで、各システムのリンクを一元管理されています。必要な情報を全て「サイボウズ Office」に集約しているため、「新入社員でもとりあえずサイボウズを見ればいい」状態になっているそうです。

 

具体的にどのような設定や運用をされているかというと・・

 

例えば、スケジュールや掲示板のアイコンと同じように並んでいる🍓(いちご)マークのアイコン。こちらをクリックすると「サイボウズ Office」とは別の名刺管理システムのログイン画面が開きます。

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このような設定をすることで、社内の皆様に「サイボウズのメニューをみれば、必要なツールがまとまっている」という便利さを感じていただけます! 管理者にとっても、社員の方から「〇〇システムのURLがわからなくなっちゃいました( ˘•ω•˘ )」という問い合わせがなくなると嬉しいですよね。

 

また、他のシステムのリンクだけでなく、「サイボウズ Office」の共有フォルダのリンクもアプリケーションメニューに表示させています。

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いちいち共有フォルダのアイコンをクリックして、たくさんあるフォルダの中からフォルダを探して・・という手間がなくなり、ワンクリックで必要な情報にたどり着ける!素晴らしいアイディアです。参加者の皆様からも、是非やってみたいと声があがっていました。

 

その他にも、運用ルールを設定することで、スケジュールをさらに活用した事例などをご紹介いただきました。素晴らしい活用術を披露いただきまして、ありがとうございました!^^

 

意外と知らない?「便利な使い方」を、徹底解説!

ベネクス様の事例に続いて、サイボウズ講師の朝戸から「サイボウズ Office」の活用方法をご紹介しました。参加者の皆様に事前アンケートで参頂いたご要望にあわせて、便利な機能や活用方法をご紹介しました。

 

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 詳しくは、ぜひ発表資料をご覧ください!

今回のワークショップの資料は こちらのページ からご覧いただけます。
(*サイボウズコミュニティへのご登録(無料)をして頂きますと、閲覧いただけます。)

 

 

「必要な情報を、必要なひとに届けたい」それが、担当者の想い!

プレゼンテーションの後は、休憩をはさみ、グループワークを実施しました。今回は、女性限定ということで、和やかなリラックスした雰囲気のワークとなりました。アイディアの付箋もいつも以上にたくさん書いていただき、とっても話が弾んでいました^^

グループワークでは「サイボウズ Office」活用の障壁とその解決策についてアイディアを出していきます。

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特に多かったのは、「スケジュールを登録してくれない」や「通知をみてくれない・・」など、社内のメンバーにどうしたら使ってもらえるか?というお悩みでした。

 

例えば、「入力ルールが守られない」「アクセスしてくれない」という活用の壁については・・・

【解決策】
→ 必ず見ないと仕事にならない情報を載せる
→ おもいしろいネタをのせる

こんな解決アイディアがでていました!

 

参加者の皆様それぞれの背景やお悩みは違いますが、「サイボウズ Office」を活用したい!と思う気持ちの源は、「必要な情報を、必要なひとに届けたい」という願いだと感じたワークショップとなりました。ご参加いただいた皆様、ありがとうございました。

 

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