📩 10/20(木)「メールワイズ」セミナー開催レポート📩

Avatar
cybozu community team

こんにちは!サイボウズコミュニティチームです。

先日、メール業務に特化したサイボウズの製品「メールワイズ」のセミナーを開催しました!

 さっそくですが、「メールワイズ」って皆さん、ご存知ですか?「メールワイズ」とは、ズバリ!お問合せ対応や採用業務などで使うメールアドレスを共有し、複数のメンバーで状況に応じた対応ができるグループメーラーです。

部署内の共有メールの管理や、お問合せのメール共有、コールセンター内の顧客情報共有、ECサイトのサポート管理など、様々な業務で活用できます。

もちろんサイボウズ社内でも大活躍している製品です!

今回のセミナーでは、具体的な活用方法をご案内し、製品を安心して使っていただけるような情報提供を目的とし、メールワイズの「基本機能」と「運用ルール作成」に特化した内容でお送りしました。

・製品概要の紹介(動画)

・「メールワイズ」の用語について

・チェックシート① ―基本機能―

・チェックシート② ―運用―

・便利な機能&Tips紹介

 

はじめに、「メールワイズ」の製品サイトにある製品概要の動画を使用例としてご紹介しました。

https://mailwise.cybozu.com/product/presentation/

提案資料>「メールワイズ」紹介ムービー>メールワイズ実践編

 

次にセミナー内で使用する「メールワイズ」の用語について解説しました。

・メールアプリケーション

 →メールの送受信を行う、メールワイズの基本機能。複数ユーザーでメール対応を分担できます。スタンダードコースでは1個、プレミアムコースではメールスペース1個につきメールアプリケーションを20個まで作成できます。

・メールスペース

 →「メールアプリケーション」や「アドレス帳」、「一斉配信」などのメールワイズの各機能をひとつのセットにした単位。スタンダードコースでは1個、プレミアムコースでは5個まで作成できます。

・ハンドラー

 →受信メールを振り分ける(割り振りをする)人のことを、本セミナー内では呼ぶことにしました。

・オペレーター

 →ハンドラーから振り分けられたメールに対して返信対応などをする担当者(処理者)のことを、本セミナー内では呼ぶことにしました。

このあと、セミナーのメインコンテンツである「チェックシート」をお配りしました。

 

「チェックシート① ~基本機能編~」ではメールワイズの6つのアプリケーションごとに、メールワイズを使ってやりたいことと照らし合わせてみて、どのアプリケーションを使うのが自社の業務に合っているのか、チェックを入れていただきました。

・アドレス帳 

・メールアプリケーション

・テンプレート

・一斉配信

・電話履歴/訪問履歴

・集計レポート

 

皆様が会社に戻って、各自で設定をする際に参考になれば…という思いで、チェックシートに設定マニュアルのリンクを記載しました。

 

「チェックシート② ~運用のルール編~」では

運用前に決めるとよい「社内ルール」と「事例」を見ていただきながら、社内に持ち帰る運用のアイディアを書き込んでいただきました。運用のアイディアをもとに、社内に戻ってから現場のユーザー様からもヒアリングいただき、自社に合ったルールを作るという宿題付きのチェックシートです。

決めると良いルールの一例です:

・ハンドラーとオペレーターの業務を誰が行うのか

・ハンドラー不在時にはどのようにメールを振り分けるか

・メールの割り振りのルール  など・・・

 

セミナーが終わる頃には、ご参加いただいた皆様のチェックシートが書き込みでいっぱいになりました!

シートを記載いただいたことで『基本設定』と『運用ルール』について具体的なイメージを持っていただけたと思います。今後の活用の一助となれば幸いです。

 

メールワイズユーザー様からの開催リクエストがありましたら、

また開催したいと思いますのでよろしくお願いいたします。

「メールワイズ」にご興味を持たれた方がいましたら、一度サイトをご覧ください!

▼「メールワイズ」製品HP

https://mailwise.cybozu.com/

 

おまけ) ※当日、会場までの案内を手伝ってくれたPepperくん

0 コメント

ログインしてコメントを残してください。
メンバー登録はこちら

メンバーになると、質問や書き込みなど、ユーザー様同士で交流いただけます。
ワークショップ資料など限定コンテンツもご覧いただけます。

Powered by Zendesk