グループウェア活用を推し進めたのは専務の強い想い

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もりし

九州地区:ユニットバスメーカー様

この日、九州は何年に一度かという吹雪に見舞われた。予想もしなかった雪の中を駅から歩くこと10分。私たちの目指すユニットバスメーカー様の社名を冠した大きなビルが見えてきた。本社前には大きなショールームも。
今回お伺いしたメーカー様では、2001 年から、もう15年にわたって「サイボウズ Office」をご利用いただいている。
その間、ほぼお一人でサイボウズの管理をしてこられたというK様に話を伺った。本業は総務部の総務部長をされている。

 

★クラウド化で管理は楽になった?
同社では「サイボウズ Office 4」の頃からサイボウズ製品をご利用いただいている。以前は自社サーバー+「サイボウズ リモートサービス」という組み合わせで使っていたが、2013年、「cybozu.com」への移行を行った。
パッケージ版で利用していた当時はリモートサービスに関するトラブルなども発生し、テクニカルサポートに問い合わせることもしばしばあったというが。
クラウドに移行してからは、ほとんど問い合わせすることはなくなりましたね」(K様)

 

★活用の裏には徹底された運用ルール
現在、よく使っている機能としては、スケジュール、メッセージ、ワークフロー、電話メモなど。
 ・スケジュール
 勤怠管理も兼ねているため、ユーザー全員が活発に利用している。基本的に自分だけでなく、他の社員の予定も必要であれば自由に登録をしていい運用ルールになっているという。
 ・メッセージ
 日報や、回覧板代わりに使うことが多い。
読んでほしい人を特定して送れるのがいいですよね」(K様)
営業担当の日報には、顧客宛の見積もりなど案件に関するファイルを添付することも多いという。
 ・電話メモ
 「内勤の担当者にとっては本当に便利な機能です。まさに痒いところに手が届く感じです」(K様)
同社では20名ほどの営業担当がいるが、そんな彼らに連絡を取るのに便利だというのが「電話メモ」機能。以前は、外出中の担当者宛に電話がかかってきた場合、紙のメモを置いておいたり、その場で電話をかけたりして連絡をしていた。しかし、結局営業担当が商談中だったりして連絡がうまくつかないこともあった。そんな中、電話メモなら比較的タイムラグなしに、確実に担当者に連絡がつく。内勤の営業事務の女性にも大変好評な機能なのだという。
 ・ワークフロー
 残業申請や有休休暇の申請に使われている。
承認や決済を行う上層部の社員は外出していることも多いが、メール通知が来るようにしているので、承認が滞ることもない。
このように、各機能の運用ルールを決めることで、同社でのグループウェア全体の活用につながっている。


★もうひとつの活用のカギは「専務」
運用ルールを決めることは重要だが、グループウェアの活用に欠かせないもうひとつの要素は「書き込みしやすい雰囲気」だ。
実は書き込み量は、うちの専務が一番多いかもしれません」(K様)
1週間の半分以上は外出しているという同社専務。それにも関わらず、グループウェアへの書き込みや確認は頻繁に行われているという。
外出する機会が多い分、社員へ伝える情報量も多くなり、直接口頭などで伝えることが難しい代わりにグループウェアを使うことが多いんでしょうね」(K様)
時には一時間ごとにレスポンスがあるという専務のコメント。自らが先頭に立って利用を推し進めることで、会社全体のグループウェア活用にも繋がっているのではないだろうか。


★今後の要望
現在は残業管理や有休の管理をワークフローで行われている同社。だが、細かい時間計算までできないことが悩みだという。
ご指摘の通り、「ワークフロー」では、細かい残業時間の集計などは実現が難しい。
そこで、私たちは「カスタムアプリ」で休日や時間を集計する方法をご提案中だ。カスタムアプリであれば、任意の項目に応じて集計を行うことが可能となる。現在、K様とやり取りをしながら、ご希望のアプリの実現に向かっている最中である。

【ライター所感】
専務の積極的な書き込みがあり、トップダウンでの支援というのはグループウェアの活用において、大変強力な武器となります。
「うちの会社、ぜんぜんサイボウズ使ってないんだよね」という方はまず、上層部の方を説得して使ってもらうのが一番の近道かもしれません。
それにしてもこの日は大変寒い一日でした。凍える私たちを温かく迎え入れ、お話ししてくださったK様、本当にありがとうございました!


サイボウズでは、お客様の訪問活動を進めております。
ぜひ自社に来てほしい!使い方を聞いてほしい!というユーザー様がいらっしゃいましたら cycom@cybozu.co.jp  までご連絡ください。

1 コメント

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    cybozu community team
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    ※ニワカ福祉サービス様のコメントです。
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    有給管理ができると本当に素晴らしいと思います!
    あとは有給消化率、欠勤率等が見える化できたら素晴らしいですね。
    こちらでも職員データをカスタムアプリに入れようと検討しています。

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