ワークフローの決裁後にやっておくと便利なこと

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もりし

こんにちは!
 
サイボウズ コミュニティ チームのもりしです。
 
愛知県犬山市にトイレットペーパー1千個(3万円相当)の寄付があったそうです。
乗車中に我慢できなくなって駆け込んだ市内の公園トイレに、きちんと紙が備わっていて感激したお礼らしいです。
 
公園トイレに紙があり感激、運転手男性が1千個寄付
 
いい話ですね~
「紙」のありがたみが身にしみますね。
あると嬉しい「紙」なのですが、ありすぎると困るってこともありませんか!?
 
お客様から「ペーパーレス」を進めてます!なんとかしたいです!とお伺いすることがあります。
筆頭にあげられるのが、各種申請書類かと思います。
そんなとき重宝されるのが、そう、「ワークフロー」ですよね!
 ※ちょっと強引でした、すみません(汗)
 
申請・承認業務だけでなく、作業フローのチェックとして使われている方もいらっしゃると思います。
 
例えば、お客様の運用をお伺いしていると申請から承認までは経路をしっかり設定されているのですが、
その後の確認経路は意識されているときと、されていないときがあることがわかりました。
 
「ワークフロー」の概要図
 
cybozu
 
お客様へヒアリングすると、下記の事例では確認経路に関連部署が入っていることが多いです。
 
1.支払申請、立替申請、交通費申請など
  →承認いただいた後、確認経路に「経理部」メンバーを設定する。
 
2.セキュリティ関連の申請など
  →承認いただいた後、確認経路に「情報システム部」メンバーを設定する。
 
3.契約書申請など
  →承認いただいた後、確認経路に「法務部」メンバーを設定する。
 
しかし、上記以外の「ワークフロー」利用の場合、例えば、
 
新規プロジェクトの起案、ビジネスプラン申請などの場合は、承認いただいた後、確認経路に「関連メンバー」を入れ忘れることが多いようです。
 
起案、申請内容によって「関連メンバー」が異なるので、「あの案件の進捗どうなったの?」とならないように確認経路に登録しておくといいですよね。
 
もう一つコツとしては申請者が自分が申請した件について、決裁が降りたら自分に通知が行くように確認経路に「申請者本人」を登録しておくと進捗確認のため「ワークフロー」の「送信一覧」をチェックしに行く必要がなくなるのでオススメです^^
 
ちょっとした Tips なのですが「承認経路」だけでなく「確認経路」もご活用いただけると、よりスムーズに運用いただけます!
 

「ワークフロー」の経路にこんな工夫しています!

「ワークフロー」の経路でこんなことできたらな~

 
など、ありましたら皆様ぜひコメントいただければ幸いです。
機能要望であれば開発チームへフィードバックいたします!
 


サイボウズ式では「洗濯処理ワークフロー」についてご紹介しています!
洗濯物はたたまないという選択──コデラ総研 家庭部(10)
こちらもご参考くださいませ~
 
‐ もりし ‐

2 コメント

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    cybozu community team
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    ※3Rエコ様のコメントです。
    -------------------------------------------

    承認後の確認経路に自分を入れることは実行しています。メールが来るのですぐにわかり便利です。
    それから、経路の(省略)もこちら(コミュニティ)で教えてもらいました。
    経路とは別件での質問ですが、ワークフローに会社情報をリンクすることはできませんか?
    現在、押印申請でワークフローを使用していますが、新規クライアント契約の際、押印後の契約書を送付するのに会社住所がすぐわかると便利だなと思いまして・・・。

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    cybozu community team
    Permalink

    ※やのっちのコメントです。
    --------------------------------------------
    恐れ入ります。ワークフローとアドレス帳の会社情報やネット連携サービスの会社情報を連携する機能はございません。申し訳ございません。
    アドレス帳に必要な会社情報を登録いただき、ワークフローの申請フォームに備考欄などを追加して、申請の際に、アドレス帳の該当の会社情報を開いた際のURLを備考欄にコピーしていただく運用をご検討いただけますでしょうか。
    よろしくお願いいたします。

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