3つの単位で管理するプロジェクトの使い方とは?

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もりし

こんにちは!
 
サイボウズ コミュニティ チームのもりしです。
 
季節の変わり目で風邪が流行ってますね!
 
風邪の予防、ひきはじめにはしょうが湯を寝る前に飲むのがおすすめです。
あたたまりますよ~
 
cybozu
 
ところで、皆様は「サイボウズ Office」の「プロジェクト」使っていらっしゃいますでしょうか?
「ToDo」と何が違うの? と質問いただくことが多いです。
 
「プロジェクト」は複数人で利用します。開始日から終了日までの進捗を追うときに使われます。
 
「ToDo」は個人で利用します。未着手 or 完了の管理を行い、開始日はなく、終了日のみ管理します。
 
「プロジェクト」とは弊社のマニュアルによると、
 
「指定するメンバー内で、担当する業務を効率よく進めるためのアプリケーションです。
 目的ごとに、作業内容をテーマやタスクという単位に分割し、取り組む期間や担当者を設定できます」
 
と定義されています。スッと理解するには具体例をみないとイメージしにくいかもしれません。
 
特に、よく質問いただくのは「テーマ」「タスク」ってなに? という、用語の使い方です。
 
ざっくりご理解いただくために表にまとめてみました。
 
cybozu
 
プロジェクトのご利用例としては「○○展示会 プロジェクト」など、
期日が決まっていて、準備に1ヶ月以上かかるような業務に使われることが多いようです。
 
先ほどの用語を業務の粒度でもまとめてみました。
 
cybozu
 
ミニブログのタイトルにあげていた3つの単位とは、
 
 プロジェクト > テーマ > タスク
 
となります。
 
あくまで、ざっくりとした区分けなので、ぜひこちらのイメージをキッカケに、
業務の粒度に合わせて「プロジェクト」を活用してみてください^^
 
「こんな業務でプロジェクト使ってますよ!」
 
などの事例など、お気軽にコメントいただけるとうれしいです(^o^)/
 
ではまた。

 

あざやかな紅葉の季節、どうぞお健やかにお過ごしください。
 
‐ もりし ‐

8 コメント

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    ※3Rエコ様のコメントです。
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    30名ほどの会社で経理と総務を担当しております。
    Office導入後、ツールを研究し、活用を推進していこうと努力しているところです。
    初めて作成したプロジェクトは「マイナンバー制度導入」のための手続きの流れです。
    内閣官房トップページやマイナちゃんのクイズなどをリンクしたり、開始に向けた準備、利用通知、番号収集方法、基本方針や取扱規程など流れや内容が確認できるようになっています。
    従業員への周知ではプロジェクト画面を映し出し、説明しました。初めてにしては良いものができたと自負しています。
    今回のもりしさんの内容をまとめて、メンバーにも活用を促して、にぎやかなサイボウズ画面にしていきたいと思っています。

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    cybozu community team
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    3Rエコさん
    コメントありがとうございます!
    マイナンバーの対応されたとのことで是非お伺いしたいのですが、今回のマイナンバープロジェクトはどのぐらいの期間がかかりましたか?差支えない範囲で結構ですのでお聞かせいただければ嬉しいです。
    また、社内展開に当たり特に大変だった点なども教えていただけると嬉しいです。

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    cybozu community team
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    ※3Rエコ様のコメントです。
    ------------------------------------------
    プロジェクトの期間は、随時、新情報を入力更新していくつもりなので、再来年のマイポータル導入以降を考えて2017年12月までにしています。
    または、ご質問は作成に要した期間のことでしょうか?
    テーマやタスク・マイルストーンの違いもわからずに、とにかくメンバーにマイナンバーとはどんなものか、どんな流れで行っていくのかなどをわかりやすく伝えたいと思って作成しました。
    他の業務をしながら、勉強しながらですので、数か月はかかったと思います

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    cybozu community team
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    ※もりしのコメントです。
    -----------------------------------------
    3Rエコさん
    なるほど!
    ありがとうございます。
    作成に要した時間で大丈夫です。
    数ヶ月かかったんですね。
    「プロジェクト」は数ヶ月に渡るような、お仕事に対して、
    「だれが、いつまでに、なにをする」というようなことを
    共有しやすいツールですので、ぜひ、引き続きご活用いただけますと
    ありがたいです!
    感謝!

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    cybozu community team
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    ※KB様のコメントです。
    ----------------------------------------
    今更ですが…
    意識調査から始まり振り返りまでをひとつの業務とするイベントのために、
    初めてプロジェクトを使い始めました。

    今のところ、サイボウズOffice(クラウド版です)トップページを見ると
    プロジェクトの欄は「設定されていません」となります。
    これは、開始ボタンを押すとトップページでも参照できるようになるのでしょうか?

    また、個人的には
    「そのプロジェクトに関わっていて、一部自分が担当しているタスクがある」場合がよくあるのですが
    それがToDoにも反映されるようになると有難いなぁと思います。
    ToDoだけ見て、「全部終わってる、オッケー!!」と思っていて
    プロジェクトを見たら「開始ボタンさえ押していなかった…!!」という事態が起きそうで(笑)

    なかなかこういったシステムに不慣れな従業員が多いため(代表の私自身もそうですが)
    プロジェクトがより目につく方法があれば教えていただきたいです。

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    cybozu community team
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    ※山川ジェシカのコメントです。
    ------------------------------------------------
    KBさま、こんにちは。

    サイボウズコミュニティチームの山川と申します。

    いつも「サイボウズ Office」ならびにコミュニティをご利用いただき、ありがとうございます!
    「プロジェクト」も新たにご活用いただいているとお伺いし、うれしく思っております!

    トップページに表示されているプロジェクト欄はこちらでしょうか?



    こちらの場合、表示したいプロジェクトを指定する設定が必要となります。
    以下のマニュアルを参考に設定いただき、プロジェクトの内容が表示されるようになるか
    ご確認いただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。

    ▼ パーツを変更する
    https://manual.cybozu.co.jp/of_cld/user/per/p06/customize.html#link02
    ▼「プロジェクト」パーツ
    https://manual.cybozu.co.jp/of_cld/user/per/p07/pj.html

    ※ 1つの「プロジェクト」パーツに、1つのプロジェクトしか表示できません。
    複数のプロジェクトを表示させたい場合は、「プロジェクト」パーツを
    複数追加してご利用ください。

    ▼ パーツを追加する
    https://manual.cybozu.co.jp/of_cld/user/per/p06/customize.html#link01


    また、「プロジェクト」と「ToDoリスト」の連携のご希望については、
    背景や運用イメージとあわせて、ご要望として社内で共有させていただきます!

    参考となりますが、プレミアムコースのカスタムアプリをご利用いただきますと
    未完了のタスクをスケジュールに反映させることは可能です。
    併せてご検討いただけますと幸いです。

     ▼カスタムアプリ:共有タスク管理
     http://products.cybozu.co.jp/office/ver10/product/customapp/sample/kyoyu-task/

     ▼カスタムアプリ:レコードの〆切日の表示(ステータス管理)
     https://manual.cybozu.co.jp/of_cld/user_app/ap_b/b09/feature.html#link04


    この度は、お問い合わせいただきまして、ありがとうございました。
    その他にも、ご不明な点やご要望などございましたら、お気軽にご連絡ください。

    今後ともサイボウズをよろしくお願いいたします。

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    あずみく
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    サイボウズoffice導入を決めてからも、実は「できる範囲で・・・」と消極的な取り組み方でして、明確な時間軸と運用目標を立てないといつまでも本格的に進まない!と気づきました。そこでプロジェクトアプリを活用しています。初プロジェクト名は『チーム サイボウズ』!現在進行中です。

    導入担当の自分たちがまず率先して、サイボウズの機能を使いはじめることが大切。担当者ミーティングをマイルストーンにしました。そして3月の全体の会議の場でサイボウズの利用を皆さんに発表し、以降、2017年上半期で利用を定着させるというストーリーでテーマを立てました。
    すると細かな目標やタスクがイメージされてきて、プロジェクトが立体的になってきた感があります。

    以下はある日のミーティングメモですが、ご参考になれば。。。

     ○試しに、ではなく→本気で使う
     ○ログインに慣れる→1日1回ログイン
     ○できることを増やす
     ○Q&Aの作成→自分たちが戸惑ったことはみんなも戸惑う
     ○アプリ改変の要望を明確に把握する→サポートへ具体的に相談できる
     ○管理者スキルアップ→サイボウズセミナーへ積極参加
     ○サイボウズofficeを「使える・使う人」を増やす
     ○遊び心をもって、楽しく取り組む♪

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    もりし
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    あずみくさん

    > 初プロジェクト名は『チーム サイボウズ』

    いいですね~。プロジェクトアプリを使いながら目標と進捗が追えるのは素晴らしいです!

    ぜひ、セミナーやサポートへの問い合わせも活用してください(^^)/

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