日報はどうやって共有してます?

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もりし

こんにちは!
 
サイボウズ コミュニティ チームのもりしです。
 
日報ってどうしてます?
 
日報って会社によって個性が出ますよね。
 
例えば、よくお伺いする日報のご要望を挙げさせていただくと、
 
 1.雛形に従って、粒度をそろえて報告して欲しい。
 
 2.予定に紐付けて、対応時間の集計や結果を報告して欲しい。
 
 3.日報に行動目標、実績値などの数値項目があり、集計したい。
 
などがあります。それぞれ解説します。
 
1.の場合は、
「掲示板」「報告書」「カスタムアプリ」がおすすめです。
 
「掲示板」の場合は本文と呼ばれる場所に雛形を記載して、
その内容に沿って報告していただきます。
 
cybozu
 
「報告書」と「カスタムアプリ」の場合は、「文字列(複数行)」項目にテキストを「初期値」として
接敵できるので、直接雛形にそって記載しやすくなっています。
 
下記文言は弊社の日報雛形としてよく活用しています。
 
 ■今日やったこと
 ・○○社 訪問
 ・契約書修正
 ・集計作業
 
 ■明日やること
 ・展示会 予約調整
 ・セミナー資料確認
 ・物品購入申請
 
 ■所感
 ・本日は、、
 
2.の場合は、
「スケジュール」から日報を書き出す機能がおすすめです。
 
cybozu
 
こちらを使うと、テキストファイルへ予定データを書き出すことができ、
なおかつ、時間の集計を確認できます。
 
cybozu
 
組織単位で時間を集計することもできるので、何に、どれだけ時間が取られているのか業務リーダーが把握しやすくなりますね。もちろん、テキストデータなので、集計以外の結果報告などはテキストに追記いただく形になります。詳細はこちらで。
 
 ▽テキストファイルへの予定データの書き出し
 https://manual.cybozu.co.jp/of_cld/user_app/sh/export/text.html
 
3.の場合は、
「カスタムアプリ」がおすすめです。
 
「サイボウズコミュニティ」でも「カスタムアプリ」を使った日報管理を紹介しています。
 
 ▽「カスタムアプリ」を利用した日報
 https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/205322950-3
 
上記では表示方法を変えられる件を紹介していますが、「カスタムアプリ」を使った日報の肝となる機能は自由な集計とグラフが作成できるところですね!
 
例えば、営業系のお仕事の場合は、日々の訪問予定件数、実際の訪問件数、販売した製品の個数、売上など、数字情報を日報で報告し、まとまったタイミングで集計したいなどの要望をいただきます。
 
cybozu
 
このように日々のデータを貯めて手軽に集計できれば、週次や月次報告のときに、あわてて数字をまとめる必要がありません。
 
「カスタムアプリ」は集計やグラフの出し方を記憶させることが可能なので、定期的にタイムリーな情報をクリックひとつで表現でき、重宝します。
 
cybozu
 
これは、3つ上げた日報の中でも特に評価いただくポイントですね。
 
ちなみに、3つ上げた日報全てに共通することですが、こうしてアップした日報に全て「リアクション機能」が使えるので、業務リーダーが「いいね!」「確認しました!」など気軽に素早く反応を返せることが、いいところです。
 
具体的なフィードバックをする場合は、「コメント」機能を活用ください。それぞれの日報をチームメンバーに通知されるようにしておくと、
閲覧、書き込みしてもらえる可能性が上がり、チームの一体感を醸成しやすくなります。
 
日報については、目的に応じて機能を使い分けていただければ幸いです。
 
「日報はこんな使い方もありますよ!」
 
「こんな日報の使い方ってありですか?」
 
など、お気軽にコメントいただけるとうれしいです^^
 
ではまた。

 

皆様の「使い方に困ってます!」や「こんなこと聞いてみたい!」など、コメント募集中です~
 
‐ もりし ‐

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