電話の取り次ぎってどうされてます?

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もりし

こんにちは!
 
サイボウズ コミュニティ チームのもりしです。
 
10月も後半となり、ぐっと寒さが増してきました。
札幌では初雪が観測されたらしいですね~
 
皆さん、電話の取り次ぎってどうされていますか?
 
例えば、取次先のAさんから電話が会社にかかってきて、
代理で受けて、社員のBさんへ引き継ぐって場合です。
 
社員のBさんが社内にいらっしゃれば、ぱっと電話を回すことが
できますが、そうでない場合は付箋紙などにメモを残すことが多いのではないでしょうか。
メモを残したい場合でも拠点が違ってメモが渡せないことってありますよね。
 
そんなとき「サイボウズ Office」の「電話メモ」機能が便利です!
「電話メモ」を利用すると「サイボウズ Office」を通して用件を伝えることができるので、
拠点が離れていても取り次ぎすることができるんですよね。
 
ちなみに、取り次ぎを共有する範囲について、
 
「この件は、関係者以外に共有していいんでしょうか?」
 
「この件は、担当者不在なのでメンバー全員で共有してフォローしたい!」
 
と、どこまで伝えるか、範囲を選びたいってことってありませんか?
 
この伝える範囲を「アクセス権」を使って選択できるんですよね。
 
・「電話メモ」の発信者と受信者だけが共有。
 
・「電話メモ」の受信者 Cさん向けの伝言は、「電話メモ」が使える人は全員共有。
 
ってことが設定できるんですね~
業務内容などによって、使い分けてください。
 
さらに!「電話メモ」は雛形を使うと、電話の取り次ぎが素早くできるんですよね!
 
・折返しお電話ください。
 
・連絡があったことをお伝えください。
 
・伝言を残します。
 
cybozu
 
などの雛形があります。
内容によって必要な項目を選択できますし、伝言をテキストとして追記することもできるので、
電話の取り次ぎをよくする人にぜひ使っていただきたいです。
 
コミュニティのユーザーの皆さんには、
 
その他、こんな用途で「電話メモ」使ってますよ!
 
「電話メモ」にこんな機能があればいいのに!
  
など、ざっくばらんにコメントいただけると、うれしいです^^
  
秋が深まりゆく季節、お体にお気をつけてお過ごしください。
 
ではまた。

2 コメント

  • Avatar
    cybozu community team
    Permalink

    ※ニワカ[福祉サービス]様のコメントです。
    ------------------------------------------------------

    (T ^ T)電話メモ…クナイでも通知されると外出先でも折返し易いです。
    電話メモは定型なので気を使わず入れらるのが最大のメリットですね。PCを必ず確認する方には電話メモ、モバイル端末使用の人にはやはりショートメールというのが弊社の現状です。

  • Avatar
    cybozu community team
    Permalink

    ※もりしのコメントです。
    ------------------------------------------------------
    ニワカさん
    そうですよね。。
    開発チームに確認したところ、KUNAIでの「電話メモ」利用の要望を数件いただいているようです。
     
    「サイボウズ Office モバイルビュー」でも、まだ「電話メモ」は搭載されてない状態です。
     
    ちなみに「電話メモ」を受けたときの通知は、メール通知で受け取っていただくことができるので、スマホご利用の場合は、メールに記載されている電話番号をクリックすると折り返しをすることができるかと思います。
     
    コツとしては、メール通知で受け取るメールの宛先を外出先で使っているスマホでプッシュ通知されるようにしておく、などでしょうか。
     
    例えば、私の場合は「電話メモ」を受け取った場合、個人のキャリアメールで受けるようにしています。そのため、外出先では個人スマホにメールでプッシュ通知が来るので、そのメールの電話番号をクリックして折り返ししています。
     
    こちらの件についても、引き続き開発チームに要望入れておきました!
     
    今後もよりよくご利用いただけるよう、フィードバックいただいた内容を製品開発に活かすようにいたします。

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