建設業では「サイボウズ Office」をどのように使ってるんですか?

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もりし

ご利用製品 : 「サイボウズ Office on cybozu.com」プレミアム版 48ユーザー

株式会社ヤマスズ様は埼玉県飯能市に本社を持ち、総合電気工事業では高速道路保守管理、建設事業部では建築工事全般、メンテナンス事業部では総合ビル管理業務を行っています。今回は取締役の鈴木様、電設本部の雨宮様、数野様に本社で取材を行いました。

○重機や社用車は「スケジュール」で、任意保険の書類は「ファイル管理」で共有。

「現場よりも上層部の方が積極的に使っているかもしれません」と鈴木様。移動時間込みで「スケジュール」登録しています。「施設予約」機能に「車」が登録されており、個々が「車」を持っているので予約しながら使っていますね。特に重機 、電柱を立てる機械、ユンボなどを利用するときに活用しています。今後は点検や車検の予約を「スケジュール」に入れていきたいです。「ファイル管理」では重機や社用車などの任意保険の書類をメインで共有していますね。

○見積書管理をエクセルから「カスタムアプリ」に置き換える方法をその場でご案内。

「材料、労務、経費、買掛金、売掛金 で一部運用検討していますが、本格的に利用は進んでいないですね。今後どんな業務に使えばよいのか悩んでます」と鈴木様。
(そこで、利益率計算する見積書エクセルをお持ちだったので、カスタムアプリで運用する方法をサイボウズ森がご案内しつつ設定しました)


 {(提供価格-原価)/提供価格} × 100 を計算するような見積書の設定支援を行いました。「%」 を出すときは、自動計算項目の「小数点以下の有効な桁数」に注意しましょう。初期設定だと有効数字が「0」なので「0」より小さい数字が 「0」と表現されてしまいます。このときは有効桁数を「3」にしました。

※図はカスタムアプリの自動計算項目より該当の「小数点以下の有効な桁数」設定画面です。

取材中には、他にも「電話メモ」の利用法をご案内し、「スケジュール」の調整連絡には「スケジュール」の「コメント」欄を使うと便利なことなどをご紹介しました。社内アンケートには「サイボウズLive」をご利用されていたのですが、集計ができる「カスタムアプリ」を使ったアンケート集計方法などもお見せしました。

 

1ヶ月以上かかるような工程表はエクセルで管理されているようです。「サイボウズ Office」で運用するには「プロジェクト」や「カスタムアプリ」で管理する方法をご案内しました。それぞれのツールに得意、不得意があるので実際に触ってみて感覚をつかんでいただければ幸いです。

 

例えば、「プロジェクト」では期間を表すために「ガントチャート」が表現できますが「集計」ができません。「カスタムアプリ」では「ガントチャート」は表現できないですが「集計」ができます。それぞれ CSV でデータ書き出しできるので、より詳細な集計、計算などは Excel で実施するのがよいかもしれません。

 

今回の取材が「サイボウズ Office」をより活用いただくヒントになればと思います。鈴木様、雨宮様、数野様ご多忙のところご対応いただきまして、誠にありがとうございました!

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