10月7日(金) ついに!「ワークフロー」ワークショップ開催!

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小林 利枝

こんにちは。今月誕生日を迎えたとっしーです!

先日開催致しました、東京ワークショップの様子をレポートいたします。
ご参加いただいた皆さま、誠にありがとうございました!

前々から「ワークフロー」についてのワークショップを開催してほしい!というお声があり、今回ついにそれが実現されました。

※ 担当者のところが稟議書の判子風になっています^^

ワークショップのテーマの説明後は、ご参加された方に自己紹介をしていただきました。
自己紹介の質問の中には「今回のワークショップに参加するために業務調整をお願いした人の数」が入っており、各チームとも盛り上がっている様子でした。

 

さらに、今回はリピーターの方も多く、「何回目ですか?」という会話も飛び交っておりました!
リピートしてくださると、私たちもとても嬉しいです。

 

自己紹介後は、「サイボウズ Office」の「ワークフロー」を使っている方に挙手をしていただきました。

「ワークフロー」をテーマにしたワークショップなだけあって、今回は半数以上の方が
すでに「ワークフロー」を使用されているという結果でした。


今回はワークに入る前に、「サイボウズOffice」の「ワークフロー」の良さを、担当の森が説明。
…ペーパーレスで紛失することなく履歴が残る
…紙と違って検索が簡単にできる 
など、様々な角度からの利点を説明。

 

さらに、モバイル活用の部分では、「サイボウズ新着通知アプリ」「メール通知」「KUNAI」「モバイルビュー」「PCビュー」すべてのモバイルからの活用方法も説明しました。

それぞれ、使うシーンによって利点が違ってくるので、
すべてを並べることで、どの使い方が会社に合っているのかが、わかりやすくなりますね!

 

ここからはワークになります。

購買稟議書を「サイボウズOffice」の「ワークフロー」で作るには?ということで、
中身を整理しやすくするため、サイボウズワークショップオリジナル「設定シート」を用意しました。

始めたばかりのうちは、ワークフローの作り方が難しくて慣れない。というお声をよく聞くので、この設定シートを使うとイメージがつきやすくなります!

 

皆さま、設定シートはさくさくと書かれている様子でした。

項目から埋める方、一行ずつ埋める方…
設定シートの埋め方がお客様ごとに異なっていたのが、発見でした。

個人ワークで購買稟議書を設定シートに移していただいた後は
回答例をお配りいたしました。
初期値の設定や、サイズの設定まで、細かい設定を知ることができます。

 

「こんなことまで、できるのか」という発見がたくさんあります。


その後、森からは実際に画面で操作しているところを紹介。
人が操作している画面を見るとさらにイメージがしやすいですよね。

 

休憩を挟み、再びワークがはじまります。

「○○を××してもらうように△△する」のような文章にして付箋に思いつくだけ書いていただきました。


例)
• 企画書を作成し部長会で承認してもらう。
• メール一斉配信のチェックを配信チームにしてもらう。
• 部署内で資料を回覧する。

 

書いていただいたものの中から、ワークフローで運用すべきだ!というものを

一つ選択し、それを設定シートに書き写します。

実際に自分の業務に関することを、設定シートに落とし込めるのはいいですよね。

個人で考えた後は、チーム内で書いた内容について
ディスカッションしていただきました。


…日当についてまだまだ印鑑を押す風習があるから

 まずは押印申請をワークフローで行いたい!


…出張申請をワークフローでしたい!


…企画書、、休暇届!  様々な声が上がっておりました。

最初、申請の内容が偏るかな…?と勝手に思っていたのですが、
バリエーション豊富に申請書を作成いただきました。

一人の発表内容から、話がどんどん膨らんで
とても盛り上がっている様子で、申請書が異なっているからこそ
様々な意見が飛び交い、学びが増える機会になっていました。
盛り上がりすぎて、司会である森がきりのいい時をなかなか見つけられないくらいでした(笑)

ディスカッション終了後は、チームごとに、チーム内で出た話や感想を発表していただきました。

 

 

==========ご感想一部抜粋==========
○システムがなく、メールでやっているものをワークフローにしたいなと思った。
 チーム内で何を設定すればいいかも話し合えました。

○交通費、出張についての議論がとても白熱しました。

○手で書いていたものを、自動計算機能を利用して合計を出したいと思った。

○外の人にまで見せられるような帳票ができるといいな。

グループワークの議論が白熱したという感想から、自社での具体的な活用予測などまで挙げていただいて、とても嬉しかったです。


最後にワークフローあるあるのTipsを紹介。
決裁後の変更/取消を行う代替案
申請後の経路変更
全体のワークフロー進捗を、管理者権限のない一般ユーザーが把握できる代替案…

弊社が日々自社製品を使っている中で、自然に培われた代替案を惜しみなく紹介いたしました。

最後に振り返りのためのアクションプランシートを記入していただき、プログラムは終了です!
お土産として、「交通費申請設定シート」もお渡ししました。
今後ワークフローを設定する際にぜひ参考にしてください^^


恒例の懇親会では、多くの方に残っていただき
どんなワークフローを作っているのかや
今回のワークショップの感想をお聞きしました。

ワークフローの申請フォームを存分に活用されているお客様の画面も実際に見せていただき、その量と完成度に驚きました。

ユーザー様同士、また機能について社員に真剣に聞かれているお客様もいらっしゃって、ざっくばらんに話していただいたようで良かったです。

 

 

今回ご参加いただいた皆さま、改めて本当にありがとうございました。

お客様から開催希望のお声が多かった「ワークフロー」のワークショップを実現できて、私たちもとても嬉しく思っています。

今後も皆さまに更にご満足いただける会にしたいと思っております!!
ぜひ、引き続きのご参加、ご意見よろしくお願いいたします。

来月はCybozu Daysでのワークショップ開催です!

▼次回以降のワークショップはコチラでご案内・お申込み受付をする予定です
 http://cybozu.co.jp/sp/community/2016ws.html#1


おまけ 
休憩中の様子
(司会である森に質問殺到しています)

 

 

当日ご紹介いたしました、資料はこちらからダウンロードいただけます!!

ワークフロー設定シート

ワークフロー設定シート補足資料

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