9月9日(金)サイボウズ×Evernote ワークショップ詳細レポート

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cybozu community team

こんにちは。サイボウズコミュニティチームです。

サイボウズ株式会社、エバーノート株式会社 で初の共催ワークショップを開催しました。

ご参加いただいた皆様、誠にありがとうございました!

今回のテーマは「情報共有」ということで、グループウェアとして定評のあるサイボウズと、個人向け生産性向上ツールEvernote。両サービスをどう使い分けるのか、そもそも情報共有するとどんなメリットがあるのかについて、参加者の皆様と一緒にディスカッションやグループワークを行いました。

はじめにアイスブレイクとして、「自分が知っている情報共有ツールを1分間でできるだけ多く書き出す」というワークを行いました。サイボウズ製品、Evernoteはお約束として書いていただき(笑)、他にも出たツールとしては「Dropbox」「Twitter」「Facebook」「Google Apps」「Salesforce」などがありました。普段皆さんがプライベートでよく使うもの、業務でよく使うものなど、慣れ親しんだツールがあがっていました。プライベートではFacebook をご利用されている方が多いようですね。

次にサイボウズ グループウェア、Evernoteそれぞれの製品概要のプレゼンテーションです。弊社からはダイレクトマーケティング部 森から「サイボウズ Office」「サイボウズ ガルーン」について製品デモを通してご紹介しました。サイボウズ製品は、チームでかんたんに使えることが特徴で、

1.必要なところで必要なコミュニケーションができる

2.誰が仕事のボールを持っているかはっきりわかる

ところが特にイチオシなポイントとなっています。

エバーノート株式会社からはマーケティング部の間島さんに Evernote Business のご紹介を行っていただきました。Evernoteは、記憶の補助 “考える”ためのツールがコンセプトで、そのなかでEvernote Business は

 1.気づき・知識の発見

 2.作業内容を用意に把握

 3.情報が会社の資産に

使えるところが特徴とのこと。

▽Evernote Business

https://evernote.com/intl/jp/business/ 


続いて、サイボウズ グループウェア、Evernoteのそれぞれのユーザー様にご登壇いただき、どちらのツールをどのように使って情報共有しているかをパネルディスカッションで徹底討論していただきました。

 

Evernote ユーザー co-meetingの矢野さん、Evernote コミュニティリーダー の藤森さん、サイボウズ Office ユーザー 中松商会 小林さん、サイボウズ ガルーン ユーザー 株式会社Too 荒明さんにご登壇いただきました。モデレーターとしてEvernote マーケティングディレクターの吉田さん、サイボウズからは倉林が参加しました。

 

それぞれ自己紹介いただいたあと「情報共有でうまく行っていることは?」という切り口でディスカッションは始まりました。

「会社としてはほぼクラウドサービス使えないんです!個人的にもクラウドサービスはほとんど使っていません!」小林さん

「私のところでは会社ではクラウドサービスありきで仕事してます」矢野さん

「掲示板は社内告知などの固めの話題、スペースは作成自由にして情報を書き込む敷居を下げたことで書込みが活発になりました。あと、プロフィール写真をちゃんと入れておくと顔がわかるので拠点が離れている人ともやりとりがスムーズになりますよ」荒明さん

「商談履歴を共有するときはタイトル、日付、顧客名をつけるなどルール化してますよ」藤森さん

『Evernoteのお客様からは「情報を入れてくれない」「自分は使いこなしていないんじゃないか?と思い込んでしまうため悩んでしまう」という意見をよく聞きますね。それぞれルールと目的が大事です』吉田さん

と、それぞれ違った立ち位置からのコメントをいただき、参加者の皆さんにとっても気づきの多いパネルディスカッションだったのではないでしょうか。

次のグループディスカッションでは「情報共有ここが難しい!と感じるのはどのようなポイントでしょうか?」と題して付箋ワークを行いました。 情報共有を4つのフェーズ「協力・伝達・蓄積・発見」にわけて付箋を整理し「情報を出し惜しみする人がいる」「ゴミ情報が一杯で重要な情報が拾えない。」などあるあるなお悩みをたくさん出していただきました。今回はワールドカフェ方式(※)を採用しています。

 ワールドカフェとは、カフェのようなリラックス雰囲気でメンバーの組み合わせを変えながら話し合いを続けることにより、深い相互理解や新しい知識を生み出す話し合いの手法です。

付箋ワークが終わった後は「情報共有を促進させるためにはなにができるでしょうか?」と題して各グループ内で最も共感が高い付箋を選択し、それに対して解決策を練りました。

今回は4つのグループがあったのですが、各グループの抱えているお悩みは様々で、お互い初対面にも関わらず

情報の鮮度がわからないので重要度がわからない

重要度ってどうやって評価するんですか?

「自分とは関わりのない人のデータって見ないよね」

「共有ルールが明確じゃないからなー」

「書き込みの形式やスタイルを気にしすぎ!」

など積極的にガンガン意見をだしていただきました。

ディスカッションが深まるうちに

そもそも情報共有はなんのためにするんだっけ?

なんのためって目的が定まってないんじゃないの

というアイデアがでてきて自然と、

「ここが本質だよね」

といった方向にまとまっていった気がします。

業務上切実な話や具体的な揉め事などが共有されていくと、より自分事化して盛り上がるのだと思います。中盤、議論が盛り上がってくるとなぜか全員立ち上がって議論をする白熱っぷりでした。最後はグループごとに発表いただき今回のグループディスカッションでの学びを共有しました。

まとめの時間ではモデレータの倉林より「情報共有あるある…」の具体事例をもとに情報共有を促進させる5つのポイントをご紹介しました。

 

何のために情報を共有するのか、その目的を常に意識していないと、ルールやルーチン作業に縛られて目的をかんたんに見失ってしまいます。常に目的を頭に入れながら、新しいことに着手していくことが大切というまとめとなりました。

最後にパネラーの皆様を表彰させていただき、懇親会では参加者の皆様と交流を深めました。

ご参加いただいた皆様ありがとうございました。

 

 ▼今後のワークショップはコチラでお申し込み受付しております!

http://cybozu.co.jp/sp/community/2016ws.html#1 

特に、どんな業務にワークフローが使えるのか気になる人には下記がおすすめです(^ ^)/

https://cybozu.smktg.jp/public/seminar/view/795 

おまけ 

🚗 方法論と目的は両輪で!🚗


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    ※サイボウズ倉林のコメントです。
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    サイボウズ倉林です。
    Evernoteさん側の開催レポートはこちらで公開されています。是非ご覧ください!

    https://blog.evernote.com/jp/2016/09/23/54307

     

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