スケジュール 予定調整、仮予定どうしてます?

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もりし

こんにちは!
 
サイボウズ コミュニティ チームのもりしです。

今日は仮予定ネタです。
 
ちなみに、仮予定を登録することを英語でいうと、

「じゃあ、予定にいれておきますね」というニュアンスで、

「OK, I'll pencil that.」と言うそうです。
 
元々は鉛筆で薄く仮予定しておいて、決定したらちゃんと書く、ということから来ているようです。
 
cybozu
 
なるほど~
 
これは英語のビジネスメールでも使えるみたいです!機会がある方はぜひ^^
 
ところで、皆様「サイボウズ Office」を使って予定調整、仮予定を登録するときどうしていますか?
  
シンプルに1つずつ登録していく方法もあるのですが、今回は一歩進んだ予定登録についてご紹介致します。
 
例えば、営業部 3人で今週中に1時間ほど第一会議室で会議したい!という場合を想定します。
おおまかな流れをご紹介すると、「仮予定を登録する」から「仮予定を確定する」があります。
 
cybozu
 
①仮予定を登録する
 
1.「サイボウズ Office」の「その他の操作」から「予定を調整する」を選択します。
 
2.「参加者」と「施設」を選択します。
 
3.予定の「候補日」「候補時間」を選択します。
 
4.「空き時間を確認する」をクリックして、検索結果より予定を登録する日時を選択します。
 
5.日時を1つだけ登録する場合はそれで完了、候補日としていくつか登録する場合は、
  「仮予定として登録する」を選択します。

②仮予定を確定する
 
1.仮予定のタイトルをクリックして、コメント欄などで開催日時を調整します。
 
2.日付候補から、確定する日時の「確定する」をクリックします。
 
この「仮予定」はスケジュール上で淡い水色で登録されます。
 
社内の場合は、スケジュールのコメント欄で「この日にしましょう!」など相談して仮予定から本予定を選択することが多いです。
 
社外とも調整する場合は、メールなどで社外の人とやり取りしてから、仮予定から本予定を選択する感じですかね。
 
オススメな機能として、仮予定を登録するときに「除外する時間帯」が選べる機能があります!
 
cybozu
 
例えば、「他の予定の前後 30分 を除外する」ことで往訪が延長するなどしたときのバッファを取ることができます。
「昼休憩を除外する」こともできるので気が利いてますよね♪
 
登録詳細については予定の調整をご参考ください。
 

予定調整しているときはこのような社内ルールにしています!

こんなときはうまく調整できないのですが、なんとかならないの?

 
スケジュール機能は職種、業種によって使い方にバリエーションがあるので、
ぜひ、皆様の使い方を教えてください!ご意見募集中です~
 


サイボウズ ワークスタイルドラマ「声」
第3話 が公開されました!現場に足を運ぶって大事ですね。
ご感想やご意見をぜひ投稿お願いします(^O^)/
 
‐ もりし ‐

1 コメント

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    cybozu community team
    Permalink

    ※ぴぎんぐ様のコメントです。
    ---------------------------------------
    上記の方法を使う人とそうでない人がいる状況なのが、うちの
    会社です。
    多くの人が「【仮】」など仮の文字を頭に入れて複数スケジュール
    登録しています。
    これだと、自社でイニシアティブを持っていないスケジュールは
    「いつまでに」「どの時間に」確定なのかなどが決まらないと
    スケジュールが見にくくなるだけなんですよね。
    もっと便利な運用方法があればいいのですが・・・。

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