「報告書」はひな形が命!

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もりし

こんにちは!
 
サイボウズ コミュニティ チームのもりしです。
 
皆様、「報告書」機能使っていらっしゃいますか?
 
以前、「サイボウズ Office」かんたんSFA 資料で、【スケジュール】×【アドレス帳】×【報告書】を連携するための設定方法をご紹介しました。

「サイボウズ Office」かんたんSFA
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今回は、「報告書」を利用するときのちょっとしたコツについてご紹介します♪
 
「報告書」には「標準の項目」と「カスタマイズ可能な項目」があり、これが「ひな形」となります。
 
cybozu
 
「カスタマイズ可能な項目」として初期は「内容」「課題」「資料」が設定されていて、
システム管理者が必要に応じて項目の追加、変更、削除ができます。
 
cybozu
 
例えば業務リーダーが現場メンバーから「報告書」を受け取る場合を想定します。
業務リーダーの思いとして、
 
1.「日報」や「商談報告」など、判別できるようにしたい!
 
2.内容には「目的」と「結果」を冒頭に持ってきて欲しい!「詳細」はその後でよい。
 
3.報告書の次のステップとして「やること」を明確にしたい!
  とくに「誰に」「なにを」「いつまで」なのかはっきり記載するクセをつけて欲しい!
 
があるとします。
さっそく作ってみました。
 
cybozu
 
1. については「メニュー」項目を設定して「報告書」の種別を判別できるようにしました。
 
2. と 3. については「文字列(複数行)」項目を作成しました。
 
このような設定を行うと、下記のようなメリットがあります。
 
・現場メンバーは何を書けばよいのかわかりやすい。
 「やること」の書き忘れなどを防ぐことができる。
 
・業務リーダーは報告の粒度がそろっていて読みやすい。
 欲しい情報がすでに項目として入っているので「この商談の後なにすればいいの?」など現場メンバーへ聞く手間を減らすことができる。
 
こういった「報告書」は「アドレス帳」と紐付けできるので、
「アドレス帳」の顧客軸で「履歴一覧」を表示できます。

また、「その他の操作」からテキストとして「ファイルに出力する」ことや、「ToDoに登録する」こともできるので、ぜひ「報告書」を触って活用いただけますと幸いです^^
 
cybozu
 

うちではこんな「報告書」の使い方をしている!

 

「報告書」にこんな機能があればな。。

 
などありましたら、お気軽に書き込みください~
ではまた。
 


サイボウズ Office タイムラインでは、顧客DBから工事監理報告書をかんたんに作成する事例を紹介しています!
こちらもぜひご参考くださいませ(´ε` )
 
‐ もりし ‐

1 コメント

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    cybozu community team
    Permalink

    ※ぴぎんぐ様のコメントです。
    -----------------------------------------
    2月10日に行われたサイボウズカスタムアプリはじめの一歩にて
    御社ご担当講師の方から、私の知らないことをご教授いただき
    感謝しております。
    と、Threadの回答になっていないですね。閑話休題。
    今のところまだカスタムアプリ初心者の私にとっては、他の皆さんを
    お手本に頑張ろうと思っています。
    弊社でもExcelで行っていることをどんどんカスタムアプリに移行
    しようと画策中です。
    その第一歩がまさに報告書です。
    これ、一番移行が楽かと。
    いちいち毎回手打ちしないといけないことをカスタムアプリで
    プルダウンやメニュー化しておくと、工数削減にもなるので。
    上長も報告してほしい内容が漏れているのを防ぐためとして
    入力者には必須項目としてカスタムアプリを作成するなど。
    カスタムアプリ初心者なので、今後色々と活用します!

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