ファイル管理の組織フォルダを見せなくすることができますよ!

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もりし

こんにちは!
 
サイボウズ コミュニティ チームのもりしです。
 
本日は地味ネタです。
派手じゃないけど、できるとうれしいねーってことあると思います。
そんな「ファイル管理」の小ワザ紹介です。
 
「ファイル管理」は「組織フォルダ」が自動で作られるんですよね。
 
どういうことかというと、ユーザー設定を行うときに「営業部」「情報システム部」など「組織」を設定すると、「組織」が自動で「ファイル管理」に反映され「組織フォルダ」が自動で作られるのです。
 
「組織」が複数個あると「組織フォルダ」も複数個作成されます。
 
cybozu
 
「組織フォルダ」にしたがってファイルを共有しましょう、という場合には便利なのですが、お客様から「組織フォルダ」は使わないので削除したいが削除できないとご要望いただくことがあります。
 
おっしゃるとおりで「組織フォルダ」は消すことができないので通常そのまま表示されてしまいます。
 
「組織フォルダ」が複数個あると「ユーザーが作成したフォルダ」が画面下部へスライドしてしまうのでアクセスしづらくなることがあります。
 
そんなときは「組織フォルダ」にアクセス権をかけて一般ユーザーからは見れないようにしてしまう!という小ワザがあります。
 
下記のように、システム設定 > ファイル管理 > アクセス権の設定 よりアクセス権をかけて一般ユーザーからは「閲覧・変更・追加・削除」できないようにします。
 
※システム管理者は設定可能。
 
cybozu
 
そうすることで「組織フォルダ」を見せないようにすると「組織フォルダ」以外の「ユーザーが作成したフォルダ」を画面上部に表示させることができます。
 
cybozu
 
ちょっとした工夫なのですが、ご利用用途によっては活用いただけるかと思いますので、
参考にしてみてください♪
 
ではまた。
 


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‐ もりし ‐

5 コメント

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    cybozu community team
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    ※餃子様のコメントです。
    -----------------------------------

    これはまさに「できないのかなぁ~」と思っていたことでした。
    ありがとうございます。

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    cybozu community team
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    ※もりしのコメントです。
    ----------------------------------
    餃子さん
     
    お役に立てて幸いです!
    他にもご不明点やリクエストなどあれば、
    お気軽にコメントください。
     
    引き続きよろしくお願いいたします。

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    cybozu community team
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    ※3Rエコ様のコメントです。
    ---------------------------------------
    最初何度やってもできませんでしたが、左側「全員」の場所をアクティブにしてから「削除」ですね。
    だいぶすっきりしました。

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    cybozu community team
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    ※もりしのコメントです。
    -------------------------------
    3Rエコ さん
    失礼しました!
     
    画像のアクセス権を設定する部分ですよね。
    おっしゃるとおり、画面左の「全員」をアクティブにしてから、削除ボタンを押していただく方法となります。
     
    その他にもご不明点ありましたら、お声がけください。

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    cybozu community team
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    ※ニワカ[福祉サービス]様のコメントです。
    --------------------------------------------------
    実は以前にサポートセンターで同様に迅速に回答もらいました!
    サポセンが有能なサイボウズさんは素晴らしいですね♪

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