超簡単!スケジュールを使ってみよう

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やのっち

こんにちは。コミュニティチームのやのっちです。

今回は初心者でも簡単に使える、スケジュールの活用Tipsについてご紹介しますので、ぜひ使ってみてください!

 

スケジュールは「サイボウズ Office」の中で、頻繁に使う機能のひとつです。 

自分の予定だけでなく、他人の予定も管理・共有できることで日常業務における時間調整や行き先確認の手間を大幅に削減できます。

スケジュールでは、4種類の予定が登録できます。必要に応じて登録する予定の種類を使い分けてみましょう。

 

通常予定を登録する

繰り返し予定や翌日まで続かない予定を登録する場合、「通常予定」を登録します。もっとも使う機会が多い予定機能です。

登録手順

1.トップページのアプリケーションアイコンから「スケジュール」をクリックします。
2.「予定を登録する」ボタンをクリックし、必要事項を入力します。
3.「登録する」ボタンをクリックします。

【POINT】
・タイトルは短く簡潔になるように登録し、予定の詳細についてはメモに入力しましょう。こうする事で、一覧画面で予定が見やすくなります。
・会議で使う資料は、ファイルを添付するか、またはメモ欄などでリンクを貼ることができます。
・外出など、移動を含んだ予定を登録するときは、移動時間も含めて登録しましょう。
・会議に関するやり取りは"コメント"欄を活用しましょう。事前の調整時間を効率化することにもなります。

 

繰り返し予定を登録する

「毎週水曜日」「毎月15日」など、決まった繰り返しの予定は「繰り返し予定」で登録することが可能です。まとめて登録でき、終了予定日も設定できるのでとても便利です。

登録手順

1.トップページのアプリケーションアイコンから「スケジュール」をクリックします。
2.「予定を登録する」ボタン>"繰り返し予定"タブをクリックします。
3.繰り返し条件、期限など必要事項を入力して「登録する」ボタンをクリックします。

【POINT】
繰り返し予定では、決められた条件で予定を登録します。例えば「毎週月曜日」という繰り返し予定を設定した場合、月曜日が祝日の場合でも予定が登録されてしまいます。祝日の月曜日を避けて登録したい、という場合は次の「複数予定を登録する」を行ってください。

 

複数予定を登録する

繰り返しではない複数の予定を登録するときは「複数予定の登録」が便利です。複数予定は、カレンダー表示を見ながら一度に20個まで登録できます。また年ごとの予定を登録することも可能です。

登録手順

1.トップページのアプリケーションアイコンから「スケジュール」をクリックします。
2.「予定を登録する」ボタン>"日付"欄の隣にある「複数の日付を指定する」をクリックします。
3.必要事項を入力し、「登録する」ボタンをクリックします。

【POINT】
・カレンダー表示の曜日をクリックすると、その月の曜日が一括で選択できます。この時に祝日を外す事が可能です。
・「翌年>>」などのボタンをクリックすることで、年の繰り返し予定の登録ができます。

 

期間予定を登録する

1日単位、または複数日にまたがる大きな予定は、「期間予定」で登録すると、見やすくなります。例えば出張の予定や、キャンペーン実施期間など、複数日の予定を明示する際に便利です。

登録手順

1.トップページのアプリケーションアイコンから「スケジュール」をクリックします。
2.「予定を登録する」ボタン>"期間予定"タブをクリックします。
3.必要事項を入力し、「登録する」ボタンをクリックします。

【POINT】
・期間予定は非公開にすることはできません。
・期間予定は目安として登録し、期間中の細かな予定については通常予定で登録すると分かりやすくなります。

 

スケジュール機能活用のコツをまとめた資料をこちらからダウンロードできます。

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