現状と理想を整理して「今できる事」を認識!~10月のワークショップ開催レポート~

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せなが

こんにちは!

明日から11月ですね。寒さに負けてダウンコートをおろしてしまいました、せながです。

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10月のサイボウズワークショップは「サイボウズ Officeの基本機能」と「カスタムアプリ」をテーマに、それぞれ1回ずつ開催しました。当日紹介した事例とその内容も含め、ご紹介いたします!

自社の「サイボウズOffice」環境と向き合っているだけでは活用が進まない…そんな方はワークショップで、知らなかった機能をほかの参加者や講師から聞くことができるかもしれません。

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「情報の集約」「惜しみない投資」「機能の絞り込み」の運用で成功

 

10/4(水)に開催されたワークショップは、「サイボウズ Officeの基本機能」がテーマ。

この日はサイボウズワークショップ担当の長山が講師として、ユーザー企業様3社の事例をご紹介しました。

 

大都 株式会社様

⇒老舗金物問屋からEC事業へと転換の時に「サイボウズ Office」へ情報の管理を移行していただきました。事業拡大に伴い、従業員間でのコミュニケーション齟齬が発生してしまい、その解決に「掲示板」が役立ったそうです。「朝礼の報告」「業務のやりとり」「日報」、さらには「社長の日記」まで、なんでも「掲示板」に書き込む事で「サイボウズ Office」にログインすれば会社の状況が見えるようにされました。

株式会社 武蔵野様

⇒会社の成長のためになら投資する風土があり、「サイボウズ Office」の普及のために社員にiPadを配布し、自由に使ってよいことにしています。この取り組みのおかげで、デジタルでの情報管理に抵抗を感じない社員さんを育てられているとコメントくださいました。。

稲敷市議会事務局様

⇒使う機能を「ファイル管理」「スケジュール」「メッセージ」「掲示板」の4つだけに絞り、一回の会議で山ほどあった紙資料を全てデータに移行して大幅な資源の節約にお役立ていただきました。説明会を開催したり、「いいね!」ボタンで既読確認できるようにすることで、ITリテラシーが低い方にも活用いただいています。

 

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事例をお話しした後は、ファシリテーターの森からおすすめの機能とその便利な使い方をご紹介。場が十分にあたたまったところで、グループワークに突入!

 

知らなかった機能を教えてもらえて、希望が見えた

 

社内で「サイボウズ Office」がなぜ浸透していないのか、考えていただきました。

「使い方が分かると便利だけど、その使い方にたどり着くまでが大変」

「情報が流れていってしまうので、重要な情報はリマインドが欲しい」

「機能を使ってもらいたいが、社員に浸透しないのが悩み」

など、盛り上がった様子でした。

 

次のステップは、これらの問題の解決策を話し合いました。

グループ内で話し合った後に、隣のグループに移動してほかの会社でどのような悩みが出ているのかも確認していただき、解決できそうな方法を教え合っていただきました。同じ製品を使っている者同士だからこそ、お互いの状況に共感できて、次々と意見が出るのですね!

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こうして一通りのワークを終えると、このようなお声が。

「活用できていなかった原因の一つに、製品の勉強不足がある事に気が付きました。導入したからには、もっと『サイボウズOffice』に向き合って使い倒したいと思いました!」

「同じグループの方から知らなかった機能を教えてもらえて、製品の更なる活用の希望が見えました!」

「同僚に『サイボウズ Office』の魅力を知ってもらうために働きかけようと思います。」

 

モヤモヤを自分の中に留めるよりも、書き出して整理すること・周りと共有することで気が付かなかった視点を発見することができたようです。

私自身も、もっとユーザーの皆様の活用を支援する情報を提供できるよう、努力しなければならないと痛感しました!

 

紙のデータベースを移行して業務の流れをスムーズ・スピーディーに

翌週の10/13(金)には「カスタムアプリ」をテーマにワークショップを開催しました。この日の事例紹介では、次の2社の事例をご紹介しました。

 

株式会社 dii様

 ⇒9月のサイボウズワークショップレポートを読む

株式会社 プラスワンオート様

 ⇒中古車両の買取・修理・販売をされている会社様です。スピーディーな対応が強みのプラスワンオート様では、車両情報を管理するデータベースを社外にいることの多い現場や営業のスタッフ同士で共有することがとても重要。そこでカスタムアプリをほぼ独学(!)で学ばれ、データベースを作ることでスピード感をもってお客様の対応ができるようになりました。

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事例解説のあとはファシリテーターの森がカスタムアプリを作るときの注意点と手順を解説。現状と理想の状態を整理したあと、機能でカバーできる部分と運用で工夫できる部分を整理することで、実現が可能な落としどころを見つけると良い、ということでした。

 

タスク管理もグラフ化も。カスタムアプリの機能が業務の効率化に使える!

 

その後のグループワークでは、このような話題が解決!

「締め切りの定められていないタスクの進捗を管理したい」 ⇒「カスタムアプリのステータス管理機能で確認できるかも!」

「カスタムアプリで管理したデータを書き出してExcelでグラフにしているのが面倒」 ⇒「カスタムアプリ上で最新のグラフを見ることが出来るとは、知らなかった!」

「過去の打ち合わせの内容を次の会議でも踏まえて会議ができるよう、時系列に管理したい」 ⇒「基本機能とカスタムアプリを併用して管理できそう!」

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皆さま、現状を打破する次の行動を見つけることができたようです。

この日の運用相談会ではサイボウズ社員がお一人ずつのご相談内容に沿ったカスタムアプリの使い方をご提案したり、マニュアルの見方をご案内したりしました。会社に戻られてから「カスタムアプリ」との付き合い方が少しでも理想の状態に近づいておりますと幸いです!

 

10月のワークショップで使用した資料を公開しています

 

10月のワークショップのレポートはいかがでしたか?今後も事例紹介&機能解説+グループワークという形式で開催していきます。当日来られなかった方も、ぜひ資料をご覧いただき、「サイボウズ Office」の活用に役立ててください。

 

▼10/4(水)ワークショップの資料

 https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/115005057763

▼10/13(金)ワークショップの資料

  https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/115005193723

(*閲覧にはサイボウズコミュニティへのご登録(無料)が必要となります。)

 

年内のサイボウズワークショップはあと2回!

 

次のサイボウズワークショップは11/27(月)に開催します。「サイボウズ Office」基本機能がテーマの女性限定ワークショップとなります。そして12/12(火)には「カスタムアプリ」がテーマのワークショップを開催します。皆様のご来場お待ちしております!

 ▼11/27(月)ワークショップへのお申し込みはこちら!

  https://cyws-ofs.qloba.com/

▼12/12(火)ワークショップへのお申し込みはこちら!

  https://cyws-ofp.qloba.com/

 

 

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