夏休み前にこれだけは!「サイボウズ Office」おすすめ活用術③ データ整理編

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のじー

8月に入り夏真っ盛りなこの頃。BBQや海水浴、花火大会に甲子園⚾。

夏の風物詩も盛りだくさんですね。

 

夏休みシーズンにおすすめしたい「サイボウズ Office」活用術。

第1回は「休暇登録編」、そして第2回は「引き継ぎ編」をお届けしました。

 

いよいよ夏休みシーズン直前という今回は、「データ整理編」をお届けします。

記事後半には今回も管理者の方へのワンポイントアドバイスをご用意しています。

ぜひ最後までご覧ください(^^♪

 

🍉 夏休みシーズンにおすすめ!「検索」+「一括削除/一括移動」 🍉

検索機能を使って、データ整理も楽々!スッキリ夏を乗り切りましょう。

 

夏休みシーズンは、色々とイレギュラーが多いもの。

「出勤したものの、取引先がどこも夏季休業中で、暇になってしまったなぁ」そんなこともあるのでは。

 

そんな時には、普段はなかなかできない、データ整理などしてみてはいかがでしょう^^

データが増えて雑多な状態では作業効率も落ちてしまいがち。思わぬ操作ミスも心配です。

 

「サイボウズ Office」には、データを整理する時にも便利な機能が搭載されています!

 それは、「メール」や「個人フォルダ」を検索してみると分かります。

 

早速、実際にやってみましょう!

 

<データを検索して一括削除/一括移動する手順>

1)「メール」を開きます

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2) 検索窓に検索したいキーワードを入力して「メール検索」をクリックします

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3) 検索結果が表示されました

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4) 検索でヒットしたメールは一括で移動したり、削除したりできます

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5)「個人フォルダ」でも同様の操作で一括移動/一括削除が可能です

※ 個人フォルダ内の検索処理中は、他のユーザーの「メッセージ」の操作に時間がかかる場合があります。利用者が多い時間帯には、検索の多用は控えましょう!

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これなら、不要なものを 1件 1件探して回る手間が省けますね。

 

なお、「メール検索(簡易検索)」で検索した場合は検索件数が500件に制限されます。

メールデータの件数が膨大にあってうまくヒットしない場合には「詳細検索」もお試しを!

 

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検索機能を活用すれば、面倒なデータ整理も楽々!

ぜひ、ご活用ください!

 

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★「サイボウズ Office」管理者の方へ、ワンポイントアドバイス!★

 

「サイボウズ Office」では、アプリケーションによっては、期間を指定してデータを一括削除できる管理者メニューが搭載されています。

 

一括削除の処理中は該当のアプリケーションを利用できなくなるため、実施するならなるべく利用者の少ない時間帯がおすすめ。

ということは、夏休みシーズンは狙い目ですね!🍉

 

期間を指定してデータを一括削除できるアプリケーションは以下の通りです。

 

p07_04_msg.png メッセージ(マニュアル:クラウド版 / パッケージ版

p07_03_bulletin.png 掲示板 (マニュアル:クラウド版 / パッケージ版

p07_13_workflow.png ワークフロー(マニュアル:クラウド版 / パッケージ版

p07_07_report.png報告書(マニュアル:クラウド版 / パッケージ版

 

「そうそう、データの整理したかったんだよなー」という管理者様は、ぜひこの機会に実施をご検討ください!

 

それでは次回もお楽しみに!

 

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