【番外編】新入社員に教えたい!時間管理が上手くなる「サイボウズ Office」活用術

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cybozu community team

こんにちは。サイボウズコミュニティチームです。

今回はサイボウズの新入社員二人が新人の目線で書いたTips記事をご紹介します。

ぜひ最後までお読みください!

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「まだ来ないな…打ち合わせのことすっかり忘れてるんじゃないのか…」

予定の時間になってもなかなか現れない社員を会議室で待った経験はありませんか?

 

その裏では

「えっ!会議って10時からだったの?!」

「うわーっ!打ち合わせの時間に気付かなかった!」 

 やっと打ち合わせの存在に気づく社員が…

とくに慣れない仕事で手一杯の新人さんなどが陥りやすいシーンだと思います。

そこで今回は「サイボウズ Office」のスケジュール機能のグッドな活用方法をご紹介します!

 ぜひ、この活用方法を通じて、社員の皆様にアドバイスしてみてください。

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【登場人物】

matsumoto.png松本:スケジュール管理が苦手な新入社員(入社三か月目)

研修中に大事な会議のスケジュールをすっかり忘れてしまった経験あり。

esaki.png江崎:入社3年目。松本(新入社員)の直属の先輩

「サイボウズ Office」のことなら、社内で彼の右に出る者はいない。

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esaki.png まだ研修期間だけど社会人になって苦労したこととかある?

 

matsumoto.pngたくさんありますよ!その中でも特にスケジュール管理でいつも苦労しています。

予定を登録することには慣れてきて、朝一番にスケジュールを見るようにはしているのですが、あれ?あの予定って午前だっけ?午前だったっけ?と、よくわからなくなる時が結構あります…

 

esaki.pngスケジュールの見方って慣れるまで意識しないといけないよね。

普段はどの表示でスケジュールを確認しているのかな?

 

matsumoto.pngデフォルトでのグループ週表示を使っています。

 

esaki.pngなるほど。それならぜひ、『個人日表示』を使ってみて!

時間単位のスケジュールで表示されるから、自分がどの時間帯で何をするべきなのかを直感的に把握することができるよ。

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matsumoto.png自分の予定が時間単位ですぐ把握できますね!あと、個人での表示なので他の人との予定を間違えることが無いですね。

 

【1週間後】

matsumoto.png先輩、実はまだ悩みがありまして。先週、大切な会議に参加する予定があったのですが、目の前のタスクに集中しすぎて気が付いたら会議が終わっていたっていうことがありました…スケジュールを確認するタイミングって難しいなぁ、って感じています。

 

esaki.png目の前のことに集中してノッてきてるときって、次のスケジュールのことが頭から離れがちだよね。僕はそういう時、Cybozu Desktopというリマインダーアプリを使ってるよ。

サイボウズ Office」の新着情報をデスクトップでお知らせしてくれるアプリケーションなんだ。

 このアプリケーションで予定の通知がほしい時間を指定しておけば、

PCのデスクトップ画面にポップアップで予定のリマインドを受け取ることができるから  目の前のタスクに集中していても気が付きやすいんだよね。

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matsumoto.png便利なアプリですね。ただ、一度の通知じゃスルーしてしまいそうです。

例えば、15分前に次の予定の通知をしてまた5分前にもう一度通知を行うことってできますか?

 

esaki.pngできるよ。再通知機能があるんだ。最初の通知の際に、5分後もしくは10分後に再度通知するように設定すれば、もう一度通知を受け取ることができるよ。

 

matsumoto.png通知機能を使えば、次のスケジュールをお知らせしてくれるので目の前のことに集中できますね。

これで、スケジュール管理の悩みも解決しそうです!

 

 

~まとめ~

・スケジュールの個人日表示で一日のスケジュールを確認する

-時間単位のスケジュールで表示されるので、自分がどの時間帯で何をするべきなのかを直感的に把握することができます。

-ユーザーのみの時間表示なので他のユーザーのスケジュールと見間違えることはありません。

 

・Cybozu Desktopを用いてリマインド機能を活用する

-次の予定のリマインダーを、PCの画面のポップアップで受け取ることができます。

-再通知を受け取ることができるので予定を忘れる心配もありません。

 

ぜひご活用ください!!

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