夏休み前にこれだけは!「サイボウズ Office」おすすめ活用術② 引き継ぎ編

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のじー

7月も半ば、暑くなってきました。いよいよ夏が近づいてきましたね🌴🌴

 

夏休みシーズンにおすすめしたい「サイボウズ Office」活用術。

第1回は「休暇登録編」をお届けしました。

皆さん、休暇の登録は完了しましたでしょうか?^^

 

お休みの多くなる夏休みシーズンは、「担当者がお休みで、出社するまで分からない」そんな状況で困ってしまうことが少なからずあるはず。

 

そんなお悩みを解消すべく、第2回の今回は、「引き継ぎ編」をお届けします!

記事後半にはいつものように管理者の方へのワンポイントアドバイスもあります。

ぜひ、ご覧ください!

 

🍉 夏休みシーズンにおすすめ!「掲示板」+「電話メモ」🍉

引き継ぎ用の掲示を用意すれば、お休み中もお休み明けもスムーズ!

 

ご自分が休暇を取得する前、チームメンバーや関係者に情報の引き継ぎはしていますか?

「数日だから、別にいいか」と引き継ぎをしていないと、お休み中に思わぬトラブルが発生してしまうことも。

 

数日、たとえ1日のお休みでも、「サイボウズ Office」で引き継ぎ事項を共有する仕組みを作っておけば、お休み中も、お休み明けも業務がスムーズになります!

 

じゃあどうやって引き継ぎするの?という方のために、「掲示板」を使った引き継ぎ方法をご紹介します。

 

①お休みする方は、本文に「他の方への引き継ぎ事項」を記入して掲示を作成します。

②掲示のコメントには他の方から「お休み中の方への連絡事項」を書き込みます。

 

早速、引き継ぎ用の掲示を作成してみましょう!

 

<引き継ぎ用の掲示を作成する手順>

1) お休みをする本人で「掲示板」にアクセスし、「掲示を書き込む」をクリックします

※ 本文を編集できるのは作成者かシステム管理者のみのため、本人が掲示を書き込みます。

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2) 分かりやすい標題を付け、本文に引き継ぎ内容を記入します

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3) 掲示を書き込むカテゴリを選択します

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4)「コメントの書き込みを許可する」にチェックを入れ、「書き込む」をクリックします

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5) 掲示が作成されました

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6) 他の方からお休み中の方へ連絡事項があれば、「コメントを書き込む」をクリックして、コメントで連絡します

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これで、お休み中の引き継ぎもバッチリですね!

 

 

🍉 引き継ぎ用の掲示ができたら、「電話メモ」にもリンクしましょう!🍉

 

「掲示板で引き継ぎができるのは分かった。でも、その人がどこに掲示をアップしてるのか探すの面倒じゃない?」

そんな方には、前回同様、「電話メモ」が役に立ちます。

 

「電話メモ」の「連絡(先)」は、自由に記入できるテキスト入力欄になっています。

ここに、掲示の URL を貼り付けておけば、お休み状況と一緒に、引き継ぎ事項もスムーズに確認できるようになります!

 

<「電話メモ」に引き継ぎ用の掲示の URL を貼り付ける手順>

1) 追加した掲示の「固定リンク」をクリックして、URLをコピーします

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2)「電話メモ」を開き、「在籍情報」のリンクをクリックします

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3)「連絡(先)」の欄に、コピーした URLを貼り付けます

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4) 短縮のため、ag.cgi(もしくは ag.exe)以降の URL にして「変更する」をクリックします

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これで、「電話メモ」を開けば、引き継ぎ用の掲示にもすぐにアクセスできるようになりました!

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休暇の登録、そして引き継ぎ用の掲示の作成、ここまでやっておけば、安心して休暇を満喫できますね!

ぜひ、ご活用ください!

 

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★「サイボウズ Office」管理者の方へ、ワンポイントアドバイス!★

 

「掲示版」で引き継ぎする方法をご紹介しましたが、「本人に任せるとなかなか掲示してくれないかも」といった不安や「掲示が乱立して管理が大変そう!」そんなお悩みもあるかもしれません。

 

そんな時は、管理者の方で先に掲示とひな形を作成しておいて、引き継ぎ事項をコメントに書いていく方法も検討してみてください。

 

運用のポイントは以下の通りです!

① 引き継ぎ用のカテゴリを追加します(マニュアル:クラウド版 / パッケージ版

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② 1名につき 1つ、掲示を作成していきます

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③ ひな形を決めて、本文に記載しておきます

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これで、管理者の方の作業は完了です!

 

実際にお休みする時には、各自、自分用の掲示のコメント欄に引き継ぎ事項を書き残します。

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ぜひ「サイボウズ Office」を使ってスムーズな情報共有を実現してくださいね!

 

それでは次回もお楽しみに!

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