夏休み前にこれだけは!「サイボウズ Office」おすすめ活用術① 休暇登録編

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のじー

🌂梅雨の真っ最中、まだまだ実感はないですが、もうすぐ夏休みシーズンですね!☀

 

夏季休暇を楽しみにされている方、反対にお子さんが毎日家にいるので忙しくなるぞ・・・と構えている方もいらっしゃるかもしれません。

 

ちなみに私は夏野菜の収穫で忙しくなるぞ・・・!と構えています。そういえば、家庭菜園の話ばかりしているせいか、ユーザーアイコンを作ってもらったら、左手にトマト🍅を持ってました。

 nojimoto_80.png

新アイコンののじーもよろしくお願いします^^

 

さて、夏休みシーズンは、交代で夏季休暇を取る、そんな方も多いのでは無いでしょうか。

お休みの人が多い日の業務は、普段とは違った悩みも出てきたりしますよね。

 

そんなお悩みを少しでも解消すべく、今回から 3回に渡って

夏休みシーズンにおすすめしたい「サイボウズ Office」活用術をご紹介していきたいと思います!

 

第1回は「休暇登録編」をお届けします。

記事後半には管理者の方へのワンポイントアドバイスもありますので、ぜひ最後までご覧ください!

 

🍉 夏休みシーズンにおすすめ!「スケジュール」+「電話メモ」🍉

みんなが予定を登録すれば、お休み状況は「電話メモ」で一覧できます。

 

夏休み、お休みの多い時期になると「あれ、今日はあの人出勤してたっけ?」と確認が必要になることもしばしば。

お休みの状況を一覧できたら便利ですよね。

 

そんな時は「スケジュール」を使う、というのがすぐに思い浮かぶと思います。

でも、その日の状況をさっと一覧したいときに便利なのは、実は「電話メモ」だったりします。

 

ただし、皆さんが「スケジュール」に休暇予定を登録してくれていないと、この一覧機能も実現しません。

 

まずは、休暇予定の登録方法から確認していきましょう!

今回は、以前「もりしのミニブログ」でも紹介した「通常予定(翌日以降まで続く予定)+期間予定」の方法で登録していきます。

 

<休暇予定を登録する方法>

1)「スケジュール」を開き、「予定を登録する」をクリックします

1.png

 

2)「翌日まで続く予定」タブをクリックします

2.png

 

3) 休暇の日付などを入力していきます3.png

 

4) 参加者が自分自身になっていることを確認して、「登録する」をクリックします4.png

 

5)「期間予定」も登録したいので、「その他の操作 > 再利用する」の順にクリックします5.png

 

6)「期間予定」タブをクリックします6.png

 

7) 休暇の予定を共有しておきたい所属部署メンバーなどを参加者に追加して「登録する」をクリックします7.png

 

これで、①他の人が予定を確認したときにお休みであることが分かりやすく、かつ
②所属部署メンバーにお休みの予定を周知することができました。

実際の画面で見るとこのようなイメージです。8.png

 

さらに、皆さんそれぞれでご自分の休暇予定を登録すると、以下のような感じになりますね。 

9.png

 

さて、いざ夏休みシーズンに入って、「あれ、今日は誰が出勤してるんだっけ?」という場面になったら、「電話メモ」を開いてみましょう。

10.png

 

こんな風に、お休みの人、出社している人を一覧で確認することができます!

「現在の予定」の欄には、「スケジュール」で登録した予定の内容が表示されるのです。

※ 表示されるのは、時刻が入力されている予定のみです。時刻を設定していない終日予定や、元々時刻を設定できない「期間予定」は表示されないので注意してくださいね!

 

「スケジュール」での予定管理が徹底されたら、「電話メモ」もさらに便利になりますね!ぜひ、ご活用ください!

 A.png

★「サイボウズ Office」管理者の方へ、ワンポイントアドバイス!★

 

「スケジュール」にアクセス権が設定されている環境の場合、予定の閲覧権限の無いユーザーからは、「電話メモ」で表示した時も「現在の予定」は表示されません。

 11.png

「電話メモ」の画面で予定を一覧したいのにうまくいかない、そんな時には「スケジュール」のアクセス権も確認してみてください!

 ※「スケジュール」のアクセス権の設定マニュアル(クラウド版 / パッケージ版

 

また、非公開予定で予定を登録していた場合は、「予定あり」と表示されます。

12.png

 

こちらも「完全に隠す」設定に ON にした場合は、非表示になります。

13.png

 

ご希望の運用に合わせて、設定を見直してみてくださいね!^^ 

※ 非表示予定の表示についての設定マニュアル (クラウド版 / パッケージ版

 

それでは次回もお楽しみに!

11 コメント

  • Avatar
    nagio
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    朝ログインしてトップページで今日もしくは今週、出張や休み人が分かればと思っています。

    今回の表示ではスケジュールを選びグループ表示にするのでクリックする必要があり理想とは違うようで残念です。

    また設定が2つのアプリケーションに渡り同じ入力をするので入力ミスが起こったり、面倒くさがりが多い(私もですが)当社では、導入は難しい内容です。

    中小企業ですのでスケジュールを公開設定すれば、社内全員で共有したいと思っていますので、スケジュールの設定の公開設定に、グループのみを追加して、一発表示してくれるように、今後のバージョンアップに期待します。

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    のじー
    Permalink

    nagio様

    コメントいただきありがとうございます!
    私の記事にコメントをいただいたのは初めてで、大変嬉しく思います。

    現在の「サイボウズ Office」で、nagio様のご希望に近い運用ができないかと考えてみました。

    朝ログインしてトップページを開いた際、出張の方、お休みの方を一覧したいというご希望ですね。
    かつ、なるべくシンプルに、手間の少ない方法でと認識しました。

    最もシンプルに、「トップページのスケジュールパーツのみで出張やお休みの方を一覧する」という前提での方法をご紹介します。

    まずは、以下のような運用をお試しいただくのはいかがでしょうか(^^♪

    各ユーザー様で行っていただくのは 1つだけです!

    ①「出張」や「休み」の予定は、各自必ず以下の内容で登録する

         予定の種類:期間予定
         予定のタイトル:自分の名前を記入する(出張の場合は行き先も記入する)
         参加者:全ユーザーを参加者にする


    こちらの運用を行うと、ログイン後のトップページには、「出張」や「休み」の方の予定が
    一覧で表示されます。

    出張の方やお休みの方が多いと、「期間予定」の欄に表示される予定は
    多くなりますが、慣れてくると気にならなくなります^^
    (私の画面にも常時 5、6 種類の期間予定が表示されていますが、特に気になりません。)

    ぜひお試しいただければ幸いです。
    ご不明点がありましたら、コメントをお待ちしています!

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    nagio
    Permalink

    これです!

    とてもいいです!!!

    全員参加設定するのに人数が多いので大変ですがw

    社内に通達します。

    有難うございました。

     

     

  • Avatar
    のじー
    Permalink

    nagio様

    気に入っていただけたようで、安心いたしました!

    参加者に全員を選ぶ際は、ドロップダウンリストで「(全員)」を選んだ後、
    1) 先頭の方をクリック
    2) キーボードの「Shift」+ 「End」 キーを押下
    この操作で全ユーザーを選択できますので、あわせてご利用ください^^

    また、予定は「再利用」もできますので、既に登録されている出張や
    お休みの予定を再利用して登録する方法も便利です。
    (私はずぼらなので、色んなところで再利用の機能を使っています・・苦笑)

    予定を再利用する方法については、マニュアルページが分かりやすいのでご覧ください。
    クラウド版 / パッケージ版

    貴社のユーザー様に「便利!」と言っていただけるように、
    コミュニティサイトが少しでもお役に立てますと幸いです。

    またのコメントをお待ちしております(^^♪

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    nagio
    Permalink

    「Shift」+ 「End」の使い方は知らなかったです。

    が、欲を言えば「(全員)」を選べるのが理想ですねw

  • Avatar
    にゃんこ好き
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    nagioさん

    はじめまして。

    「Shift」+ 「End」のほかにも、

    誰か1名選択して、「Ctrl」+「A」というのでも

    一気に全部選択できますよ!

     

  • Avatar
    nagio
    Permalink

    「Ctrl」+「A」試してみました!

    全画面が範囲に選択されてしまいました。w

     

    今回教えていただいたトップページのスケジュール一括表示方法は、全員の予定として登録し

    予定の見出し部分に該当者の名前を記載する事で、個人の予定の様に見せているわけですね。

    期間予定にしなくても、通常の予定(1日であれば)でも見え方には問題無く使えそうです。

    (期間指定で1日、連日を混在させると、下の帯部分に並び色合い的に一目で区別が付きにくいとの意見がでました。)

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    nagio
    Permalink

    社内で運用を開始しました。

    一目でわかるようになり良いとの意見がもらえたのですが、連日のスケジュールにした場合、日枠の下にバーで標記されるのですが、下地が薄緑、予定が緑で表示されているので、識別がしにくいとの意見が多発です。

    下地(予定の無い部分)を白にできないでしょうか?

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    のじー
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    nagio様

    社内運用にてご確認いただき、ありがとうございます!

    下記画像の赤枠の部分を、白色に変更したいというご希望ですね。


    恐縮ですが、現在のところ、下地の色を変更する機能がなく、
    代替案のご案内も難しい状況です。

    「個人設定」からデザインを変更することで、画面全体の色調を変えることはできるのですが、
    お知らせいただいた箇所の色は変更されません。

    手元でも確認してみましたが、期間予定の有無を識別しやすくする目的においては、
    デザインの変更も有効とは言えない状況でした。

    ご希望に沿ったご案内ができず、申し訳ございません。

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    nagio
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    今後の改善案として検討していただければありがたいです。

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    nagio
    nagioにより編集されました
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    全員として組織を作成しメンバーを一括登録をしようとしましたが、組織登録になってしまい失敗しました。

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