【ユーザーの知恵が集結】 チームのタスクを漏れなく進めるためには? ~ 5月ワークショップ開催レポート

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長山悦子

こんにちは!サイボウズワークショップ広報のえつこです。

最近、サイボウズユーザーの皆様への愛が止まらないのですが、純情すぎて1/3も伝わらないのが悩みです。 

さて、早速ですが、5/19東京、5/26松山で開催した「サイボウズ Office」のワークショップの様子をレポートいたします。今回のワークショップもユーザーの皆様の仕事へのまなざしに感動いたしました(´;ω;`)!!

 

今回のワークショップは「社内のタスク管理」がテーマでした。

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タスクの把握と割り振りがうまくできていないと・・業務の遅延やトラブル、特定の社員への負荷が大きくなってしまうなど問題が起きてしまいますよね(><)

 

  うまくタスクを管理して、業務を円滑にすすめるにはどうしたらいいのか?

「サイボウズ Office」の機能を使って、共有タスクの進捗管理を簡単にできないか?

 

今回のワークショップでは、そんなお悩みの解決のヒントを探ってみました。

 

 

「サイボウズ Office」を活用した共有タスク管理の方法について、徹底解説!

まずワークショップの前半は、ワークショップ講師の森から、タスク管理と「サイボウズ Office」の活用方法についてプレゼンテーションをさせていただきました。

 

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「タスクってそもそも何?」「何のためのタスク?」から考えていきます

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デモを交えて「サイボウズ Office」の機能紹介

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「誰が、いつまでに、なにを・・」を、「カスタムアプリ」で確認できます。

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参加者の皆様、メモをとりながら真剣に聞いていただいています!

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「スケジュール」「プロジェクト」でのタスク管理の方法もご紹介しました。

 

 

グループディスカッションで、タスク管理の課題を解決するアイディアが生まれる!

徹底解説のセッションのあとは、課題解決の演習(グループワーク)です。

 ▼今回の演習テーマはこちら

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セミナー運営のタスク管理がうまくいっていない、「コレベンリ株式会社」の営業チーム。

どうしたら

チームのタスク管理を漏れなく、ダブリなく、遅延なく、負荷なく、進んでいる状態

にすることができるか?

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 その解決策について、グループにわかれて考えていただきました。

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まずは個人ワークで、それぞれこの課題を解決するアイディアをだして、付箋に書いていきます。書き終わったら、グループ内で内容を共有しながらボードに貼り、分類してまとめていきます。

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業務の運用に関する工夫や、「カスタムアプリ」の活用方法など、たくさんの解決アイディアが集まりました!

 

 

続いて、たくさんでたアイディアの中から、まず何から取り掛かって改善をすすめていくかについてグループで話し合って決めていただき、代表の方に発表していただきました。

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発表いただいた中で、特に印象に残ったことをご紹介させていただきます。

 

 

ツールありきではない。

まずは、タスクを明確にすることからはじめる!

発表いただいた2つのグループ、どちらにも共通していた点は

 「カスタムアプリのようなツールをどう使うか?という “機能” を検討する前にまず、タスクの目的や期限、担当者などの “運用” についてしっかり考える」ということ。

 

また、あるグループでは、課題解決のアイディアに取り組む順番を次のようにまとめていただきました。

  

① タスクを明確にする(目的、責任者、重要度、期限、担当者の人数など)

② ツールの決定(カスタムアプリ、プロジェクト、掲示板など)

③ ツールの機能を検討する(リマインド機能をつけるなど)

④ ツールの運用開始

⑤ 進捗会議など、リアルのコミュニケーション

⑥ ツールを活用してステータスを更新管理する

 

 このような知見やアイディアがたくさんでてくるのは、日々の業務の中で「どうしたらもっと効率よく、効果的に仕事ができるだろう?」と考えていらっしゃるサイボウズユーザー様だから、と感じました!

 

 グループワーク後の相談会でも、皆様とても真剣に「サイボウズ Office」の利用方法について質問してくださいました。参加者の皆様のお話を伺っていると、いつも仕事への誇りや愛情を感じて・・こっそり感動していました(´;ω;`)

 

 

新・松山オフィスでも開催しました!

こちらのワークショップ、松山でも開催いたしました。先月移転したばかりの新しいオフィスでの初めての開催でした♪

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今回ワークショップにご参加いただいた皆様、本当にありがとうございました!

こちらをきっかけに、みなさまの会社での業務改善のお役に立てれば嬉しく思います(^^)

 

★今回のワークショップ資料はこちらからご覧いただけます

 (閲覧にはサイボウズコミュニティへのご登録(無料)が必要となります。)

 

 

サイボウズワークショップ に参加してみませんか?

次回以降のワークショップは随時こちらのページでご案内しております。

 

ただいま、6/23(東京)のワークショップのお申込を受付中です!

【6/23 開催】グループウェアの社内浸透・定着のお悩みを解決!ワークショップ

 

お申し込みお待ちしております(^^)/

 

おまけ

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終了後のアンケートで、「とても良い取り組みなのでこれからもワークショップを続けていただきたい」と、嬉しいお言葉をいただきました・・・・!(´;ω;`)

これからもチーム一同、がんばります!!!

 

 

2 コメント

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    あずみく
    あずみくにより編集されました
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    共有タスクアプリ、使い始めてまもなく3ヶ月になります。

    月1の会議で発生したタスクを担当者に振り分け、自分がまとめて登録しています。
    各担当は進捗をコメント欄に記入したりして処理、次の担当にまわすこともあります。

    あの件どうなってるかな?というときも、まずここをチェック。
    次の会議では、先月の議題のうち進捗確認が必要なものを、
    ザッと共有タスクをみながらピックアップして話し合うこともあります。

    期日のあるものは、スケジュールに〆切通知が入ったりしてプッシュ効果があります。
    期日を決めずにいたタスクは、未着手で放置される傾向が見えてきました。
    やはり、とりあえずでもいいので、〆切は切ったほうがいいですね!

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    もりし
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    あずみくさま


    コメントありがとうございます!

    「共有タスク管理」をみながら話し合う習慣ができると、
    とてもいいですよね。

    期日がすぎると「共有タスク管理」の「〆切日」項目の色を赤色にしたり、
    文字を大きくしたりするとさらにプッシュできるかもしれません。

    ▽レコード項目の条件書式

    https://manual.cybozu.co.jp/of_cld/user_app/ap_b/b04/index.html

    ぜひ今後も活用する中で、お困りごと、ノウハウ共有などあれば
    お気軽にコメントください~

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