新年度だから必見!サイボウズOffice おすすめ活用術③ テンプレート編

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のじー

皆さんこんにちは、のじーです。

 

暑くなってきました。今年もいよいよ夏がやってくるな~という感じがします。私は趣味で家庭菜園を営んでいますが、トマトやナス、スイカに甜瓜(マクワウリ)といった夏野菜が軒並み植え時で、ワクワクする季節です🍅

 

新入社員の皆さんは、仕事にも「サイボウズ Office」の使い方にも、少し慣れてきた頃でしょうか。今回も「サイボウズ Office」をより便利に使っていただけるよう、新年度におすすめしたい活用術をご紹介していきたいと思います!

 

ここまで、①スケジュール編②リンク集編をお届けしてきました。今回はテンプレート編として、日々の作業を効率化する、誰でも使えるおすすめ機能をご紹介します!

 

暑い夏も目前、この機会に普段の作業も【省エネ化】してみませんか?💡

 

記事後半には、今回も管理者の方へのワンポイントアドバイスがありますので、ぜひ最後までご覧ください^^

 

🌸 誰でも使えるおすすめ機能:メモ 🌸

「メモ」は、テンプレートとして使えるんです。

 

皆さんは「サイボウズ Office」の「メモ」、使ってますか?「え、メモなんてあったっけ?」という方もいらっしゃるかもしれません。「メモ」は、「個人フォルダ」の中で利用できる機能です。でも実は、「メッセージ」・「メール」・「掲示板」と連携でき、データのテンプレートのように利用することができるのです!

 

例えば「メッセージ」。似たような内容を、似たようなメンバーに度々送信している、なんてことはないですか?

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そんな時は、一旦「メモ」をテンプレートとして作成しておくと、その後の作業が各段に省エネ化できます💡早速、「メッセージ」のテンプレートを作ってみましょう!

 

<「メッセージ」のテンプレートを「メモ」で作成する方法 >

1)「個人フォルダ」を開き、「メッセージを送る」をクリックします

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2) 本文や宛先など、テンプレート化したい内容を入力します

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3) 画面右下の「メモに保存する」をクリックします

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4) 内容や保存位置を確認して、「メモに保存する」をクリックします(あとから編集することも可能です)

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「メッセージ」のテンプレートが完成しました!続いて、テンプレートを使ってメッセージを送信してみましょう。

 

<「メモ」で作成したテンプレートから「メッセージ」を送信する手順 >

1)「個人フォルダ」から、利用したいメモを開きます

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2)「メッセージで送る」をクリックします

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3) 必要に応じて内容を編集して、「送信する」をクリックする

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これで本文を入力したり、宛先を選択したりする手間を大幅に省くことができますね!(^^)/  なお、メッセージとして送信しても、「メモ」で作成しているテンプレートは元の状態のまま残ります。じゃんじゃんご利用ください!

 

「掲示板」や「メール」でも、同様の手順でテンプレートを作って利用することができますよ。ぜひ、試してみてください!^^

 

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★「サイボウズ Office」管理者の方へ、ワンポイントアドバイス!★

 

「サイボウズ Office」の「ワークフロー」には、あらかじめいくつかの申請フォームが追加されています。導入時には不要だったので削除したものの、あとから社内で規定が変わってその稟議が必要になった・・・といったこともあるのでは。

 

そんな管理者の方のために、「ワークフロー」のテンプレートは、「サイボウズ Office よくあるご質問(FAQ)」のページに公開しています。CSVファイルから読み込むことで、申請フォームを追加することが可能です^^

 FAQ:「ワークフロー」の申請フォームのテンプレートが欲しいです。

 

また、現在利用している申請フォームが不要になった、削除しようかな・・・という時にも、せっかく作った申請フォームですので、念のため CSVファイルに書き出して保存しておくことをおすすめします!(詳細な手順はマニュアルページをご参照ください。クラウド版 / パッケージ版

 

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テンプレートで省エネ化💡 ぜひ、活用してみてください。

 

それでは次回もお楽しみに!

 

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