【開催レポート】「ワークフロー × モバイル活用」徹底解説ワークショップ 4/21

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長山悦子

こんにちは。サイボウズワークショップ広報のえつこです。
4/21(金)に開催した、「サイボウズ Office」のワークショップの様子をレポートいたします!
 
今回のワークショップは

 

「サイボウズ Office」 ワークフロー × モバイル で業務改善!

 

をテーマに実施しました。

 

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前半は事例紹介と個人ワークを通して「ワークフロー作成の流れ」や「便利な使い方」をご紹介し、後半は「実際の業務でどうワークフローを活用できるか」についてグループでディスカッションしていただきました。

 
 
 
まずはグループごとに自己紹介
 
今回のワークショップには、8社10名のユーザーの皆様にご参加いただきました。
「サイボウズ Office」のワークフロー機能はまだ使ったことがない、という方もいれば、Java scriptを使ってワークフローの画面をカスタマイズしている玄人の方まで・・! 
 
3つのグループにわかれて自己紹介タイムです。
 
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「サイボウズ Office」のワークフローを使ったことがありますか?という質問には、半分くらいの方の手が挙がりました。
 
 
サイボウズのワークショップでは、毎回違ったテーマで、自己紹介をしていただいています。
今回のお題は 「最近誰かにお願いしたことと、その結果」について。
 
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「子どもの洋服をプレゼントしてほしい」とお願いしたら、なんと五月人形が届いてしまった!・・という自己紹介。思わず笑顔になってしまう素敵なエピソードですね(^^*)
 
 
 
ワークフローって何が便利なの? ~ 使い方と導入事例 ~
 
グループワークの前に、まずはファシリテーターの森から、「サイボウズ Office」 のワークフロー機能は何が便利なのか?についてご紹介。
 
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スマホでワークフロー決済をする方法 についてご紹介しました。
 
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意外な使い方も!ワークフロー機能の活用方法
 
サイボウズのワークフロー機能の活用でよく紹介されるのは、出張交通費や物品購入などの申請ですが・・・。実はそれ以外の用途でも、ワークフローを便利にお使いいただけます!
 
① 申請・決裁系 
 ex. 稟議申請、契約締結申請、交通費申請、物品購入
 
② チェック・作業系
  ex. 点検業務、メンテナンス依頼、支払依頼
 
③ 報告・回覧系 
  ex. 日報、週報、出張報告、クレーム報告、部内回覧
 
 

紙の稟議書からワークフローへ移行するコツ ~個人ワーク~

活用事例をご紹介したあとは、個人/グループで「実際の業務で、どのようにワークフローを使えそうか?」のヒントになるワークをしていきます。
 
まずは個人ワークから。
 
【 紙の稟議書サンプルを、「サイボウズ Office」 のワークフローに対応させる 】という個人ワークに挑戦していただきました。「設定シート」を参考に、フォームの入力タイプや承認経路などを選んでいきます。
 
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ワークフローの課題を発見・解決しよう! ~グループワーク~

つづいては、グループワークです。「ワークフローに関する10個の業務課題」について、3つのグループにわかれてディスカッションしていただきました。
 
まずは、業務でよく起こりがちな紙の稟議書の課題10個についてグループで話し合いながら「よくある度」・「解決しやすさ」の2軸で整理していきます。
 
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次に、その中から1つの課題を選び、「どうしたらその課題が解決できるか?」をグループごとに話し合っていただきます。
 
 
 「出張申請をひとりがやっている・・・これは体制の問題だね」
 
 「クレームはみんなで共有したほうがいいと思いますよね」
 
 「これならワークフローで解決できるんじゃない?」
 
 
など、実際の業務をイメージしながらディスカッションを進めていきます。
 
 
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解決策を考えているところ。「実際の業務では何が起こりうるか?」「うちの会社だったら・・」とリアルな話がたくさんでてきました!
 
 
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3つのグループそれぞれ、様々な解決アイディアを考えていただきました。
一部をご紹介いたします!
 

問題No.6
「紙の見積書が承認者の部長の机に放置されがちで、承認までに時間がかかっている。」
についての解決アイディア

部長のモバイルでワークフロー承認ができるように設定して、外出先でも承認できるようにする
 
部長に気づかせるために「サイボウズ Office」の通知機能をフル活用
 ‐ 新着通知機能
 ‐ Eメール通知(開封確認つき)
 ‐ メッセージ(開封確認つき)
 ‐ 電話メモ(Eメールでも通知)
 
「ワークフロー承認がたまっている人に声をかける」 担当者をつくる
  (※ワークフローの管理者であれば可能)

 
「サイボウズ Office」の機能を活かしたアイディアをたくさんシェアいただきました。
実際の利用イメージがわき、社員のわたしも勉強になりました!( ..)φ
 
 

ワークフロー 活用Tips のご紹介

本編の最後に「ワークフローでよくあるお悩み」を解決するヒントを、ファシリテーターの森からご紹介させていただきました。詳細は、サイボウズコミュニティメンバー限定の ワークショップ資料(P50~P 55)でご覧いただけます。
 
 ☺メンバー登録はこちらから ➡ 初めの3歩!(メンバー登録) 
 

今回ワークショップにご参加いただいた皆様、本当にありがとうございました!
これをきっかけに、みなさまの会社での業務改善のお役に立てれば嬉しく思います(^^)
 
 

ワークショップ担当のもりしからの一言
 
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次回以降のワークショップは随時 こちらのページ でご案内しております。
 

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ご参加、お待ちしております(^^)/
 
 
 
 
 
 
 

 

 

 

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