新年度だから必見!サイボウズOffice おすすめ活用術② リンク集編

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のじー

皆さんこんにちは、のじーです。

 

桜の季節も過ぎ去って、だんだんと暖かくなってきました。松山にはツツジがたくさん咲いています。

 

さて、前回は新年度におすすめしたい「サイボウズ Office」活用術としてスケジュール編をお届けしました。

 

今回は「リンク集」について、誰でも使えるおすすめ機能をご紹介します! 記事後半には、今回も管理者の方へのワンポイントアドバイスがありますので、ぜひご覧ください(^^♪

 

🌸 誰でも使えるおすすめ機能:リンク集 🌸

「この画面を追加する」ってボタン、知ってました??

 

「サイボウズ Office」の中でも脇役的存在の「リンク集」。実は日々の業務を効率化する、とっても便利な使い方があるのをご存知ですか? 例えば、忙しい営業マンが外出の合間に交通費の申請をしようと思ったら、こんな風になりがち。

 

📱営業マン「『ワークフロー』を開いて、『申請する』をクリックして、『交通費精算書』をクリックして・・・あーもうめんどくさい!

 

そんな時に登場するのが実は「リンク集」。なんと、トップページからでも、どのページからでも、申請画面をダイレクトに表示することが可能になるのです!

 

ますは下準備から・・・

 

<「この画面を追加する」ボタンで画面を「リンク集」に追加する手順 >

1)「リンク集」に追加したい画面を開きます

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2) 製品ヘッダーの「リンク」から、「この画面を追加する」をクリックします

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3) わかりやすいタイトルを付けて、「追加する」をクリックします

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下準備が終わったら、次は実際に画面を「リンク集」から開いてみましょう。「リンク集」は製品ヘッダーから開くことができるので、どんなページからでも、すぐに操作することができます。

 

<追加した画面を「リンク集」から開く手順>

1) 例えば「スケジュール」を開いている画面から操作します

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2) ヘッダーから「リンク」をクリックすれば、開きたい画面までダイレクトに移動できます

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製品内のどんな画面でも追加することができますので、「この画面よく開くけど、画面にたどり着くまでが手間なんだよなー」という画面があれば、ぜひ「この画面を追加する」ボタンで「リンク集」に追加してみてください!

 

 

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★「サイボウズ Office」管理者の方へ、ワンポイントアドバイス!★

 

管理者の権限があれば、よく使う画面へのリンクを「アプリケーションメニュー」として全ユーザーの画面上に追加したり、「共有リンク集」の中にリンクを追加したりすることができます。

 

「みんなこの画面はよく使うはずだから、ダイレクトにアクセスできるようにしたら便利かな?」という画面があれば、ぜひこの機会に追加してみてください^^

 

■ アプリケーションメニュー (追加方法の詳細はマニュアルページをご参照ください。クラウド版 / パッケージ版tips_7.png

 

■ 共有リンク集(追加方法の詳細はマニュアルページをご参照ください。クラウド版 / パッケージ版

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製品内のリンクを追加する場合は、ひとつコツがあります。リンクとして追加する URL を、絶対パスから相対パスに変える、というのがポイントです。難しそうな言葉ですが、相対パスに変える手順は簡単です。

 

「サイボウズ Office」の画面の URL には、必ず「ag.exe?」もしくは「ag.cgi?」という文字が入っています。相対パスとは「ag.exe?」や「ag.cgi?」より前の文字を削除して、「ag.exe?」や「ag.cgi?」以降の文字だけにすることです。

 

【クラウド版の場合の例】

絶対パス  https://sample.cybozu.com/o/ag.cgi?page=FileView&ffid=102
相対パス ag.cgi?page=FileView&ffid=102

 

【パッケージ版の場合の例】

絶対パス  https://192.168.1.1/scripts/cbag/ag.exe?page=FileView&ffid=102
相対パス ag.exe?page=FileView&ffid=102

 

 

相対パスで指定しておけば、ホスト名やサブドメイン名が変わっても、ずっと使い続けることができるリンクになります。(絶対パスになっていると、サーバーの変更時やサブドメインの変更時にアクセスできなくなる可能性があります。)

 

「リンク集」編、いかがでしたでしょうか?一度整備しておけば、「サイボウズ Office」がより便利になること間違いなしです!ぜひ、ご活用ください^^

 

それでは、次回もお楽しみに!

4 コメント

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    杉原絢子
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    今、会社の中でリンク集の見直しをしようという企画が持ち上がっています。

    参考までにお伺いしたいのですが、御社では①共有リンク②個人リンクではどのようなリンク集を貼りつけていますか?

    また、共有リンクに貼りつけるサイトの選別定義などもありますか?

    弊社では、部署毎によく閲覧するサイトもあるので、部署毎のリンク集を、カスタムアプリでも作成可能だなーとは感じていますが、カスタムアプリにリンク集とか作成していますでしょうか。

    ぜひ参考にさせて頂きたいです。

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    のじー
    のじーにより編集されました
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    杉原絢子さま

    コメントいただきありがとうございます。
    リンク集の見直しを計画されているのですね。

    サイボウズで共有のリンク集ということですと、全社的に利用する
    申請フォームへのリンクだったり、困ったときに閲覧する
    社内Q&A へのリンクだったりをまとめています。

    明確に選別の定義があるというわけではなく、良く利用されるものを
    1箇所にまとめて探す手間を省いている、という状態です。

    サイボウズでは「Garoon」や「kintone」という別の自社製品も利用しているので
    「リンク集」とは見た目が異なるのですが、書式編集が利用できる場所に
    リンクを並べてポータルサイトのように利用しています。


    「サイボウズ Office」では、「掲示板」や「メッセージ」で実現が可能です。

    部署ごとにということですと、「掲示板」がお手軽です。

    ※ ただし、掲示は作成者とシステム管理者でしか編集ができないため、
         共同で編集したい場合には「メッセージ」をおすすめします。

    「掲示板」や「メッセージ」で役不足であれば、「カスタムアプリ」で
    作成することもご検討ください^^

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    杉原絢子
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    のじーさん

    共有リンクでタイトルがあるのうらやましいです。

    私どもの方は、区切り線にて一応 識別しています。

    なので、リンク先名の前に【乗換案内】【区報】などを必ず付けてグループ分けしています。

    掲示板も検討したのですが、なぜかトップ画面に残すのが嫌な人が多くて困りもんです。

    ご回答ありがとうございます。

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    のじー
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    杉原絢子さま

    区切り線の活用やリンクタイトルへのタグ付けなど、とても工夫されていますね!

    「トップ画面に残すのが嫌」ということについては、「リンク集」にポータルへの導線を設けるアイデアもあります。


    皆さんで納得のいく運用が見つかるよう願っております!

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