新年度だから必見!サイボウズOffice おすすめ活用術① スケジュール編

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のじー

4月も早いもので半分が過ぎ、新年度だ!と思っていたらもう 2週間が過ぎました。新入社員の加入や人事異動など、皆さまの職場にも新しい風が吹いている頃と思います。

 

私の働くサイボウズ松山オフィスも、この春、新オフィスに移転して、心機一転というところです。

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おしゃれな Cafe風のキッチンも出来ました^^

 

おっと、申し遅れました。私、「のじー」ことサイボウズ株式会社の野地本と申します。新卒でサイボウズに入社し、入社以来 5年間、「サイボウズ Office」のテクニカルサポート一筋で仕事をしてきました。今まで何百、何千と受けてきたお問い合わせ対応の経験をもとに、少しでもお役に立てる記事を書きたいと思います!

 

今回は、「スケジュール」について、誰でも使えるおすすめ機能 2つをご紹介します! 記事後半には管理者の方へのワンポイントアドバイスもありますので、ぜひ最後までご覧ください!^^

 

あなたの「サイボウズ Office」にも、新しい風が吹くかも??

 

🌸 誰でも使えるおすすめ機能 その1 🌸

曜日がバラバラの複数の予定、どのように登録していますか?

 

さて、新年度は新入社員に「サイボウズ Office」の使い方を説明するシーンも多くあるのではないでしょうか。「サイボウズ Office」といえば、やっぱり「スケジュール」。新入社員から、こんな質問をされた時、どんな風に答えますか??

 

🔰 新人「センパイ、会議の予定をサイボウズに入れといてってメモ渡されたんですけど、その会議、毎回、曜日が違うんですよ。繰り返し予定って機能ありますけど、これじゃ登録できないですよね。」


センパイ「そういう時は繰り返し予定じゃないんだよ。『複数の日付を指定する』って機能がちゃんとあるだろ?(ドヤ顔)」

 

🔰 新人「おお!これは便利ですね!さすがセンパイ!

 

...と私も言われたい。

 

🌸 様々なシーンで活用できる!「複数の日付を指定する」機能

 

「サイボウズ Office 10」から新しく搭載され、便利なのがこの「複数の日付を指定する」機能です!

 

この機能により、複数の予定を 20件まで一括で登録することが可能になりました。例えば「隔週の○曜日に予定を登録したい」「毎週月曜日に繰り返し予定を入れたいが、月曜日が祝日の場合は火曜日に予定を入れたい」といったケースに対応できます。

 

なお、一括登録した各予定は別々のもの、として登録されますので、削除や変更はそれぞれの予定で行う必要があります。登録前に内容の確認をお忘れなく(^^♪

 

<「複数の日付を指定する」機能の使い方 >

1) 予定の登録画面で、 「複数の日付を指定する」のリンクをクリックします

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2) 複数の日付を選択できるカレンダーが表示されます

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3)予定を登録したい日付を選択していきます(20件まで選択できます)

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複数の日付に一括で予定を登録したいときには、ぜひ活用してみてください!

 

ちなみに、「毎年 ○月○日に創業記念パーティーをするので数年先まで予定を入れておきたい」といった、毎年の繰り返し予定にもこの機能で対応できます!(「翌年」ボタンが便利です!)

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1年に 1回だとついつい登録を忘れてしまいがちなので、この機会に一括登録で登録しちゃいましょう(^^)

 

🌸 誰でも使えるおすすめ機能 その2 🌸

便利なのにあまり知られていない「カレンダーパーツ」

 

もう一つ、新人社員にドヤ顔できそうな機能としておすすめなのが「カレンダーパーツ」です。

 

🔰 新人「センパイ、ちょっと相談があるんですけど、5月31日、空いてますか?」

 

センパイ「5月31日?そんなに先でいいの?ちょっと確認する。(「カレンダーパーツ」をぽちっと)うん、空いてるな。」

 

🔰 新人「ちょっと待ってくださいよセンパイ。なんでそんなにすぐ 5月 31日 のスケジュールが開いたんですか?今のボタンは??」

 

センパイ「知らないの?「カレンダーパーツ」だよ(ドヤ顔)。トップページに追加するといいよ!」

 

そう、こんなシーンでこそ便利なのが「カレンダーパーツ」です!(ドヤ顔)。初期状態では追加されていないパーツなので、使ったことがない方も多いかもしれません。


トップページに「スケジュールパーツ」と、この「カレンダーパーツ」を追加しておけば、別の日付の予定をさっと開くことが可能なのです。

 

<「カレンダーパーツ」の使い方 >

1)「トップページ」を開きます

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2)「パーツを追加する」ボタンから「カレンダー」を追加します

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3)「カレンダーパーツ」が表示されました

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4) 表示したい日付をクリックします

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5)「スケジュールパーツ」の日付が変わります

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6) 「スケジュール(日表示)パーツ」や「スケジュール(週表示)パーツ」を追加していれば、こちらも連動します

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「カレンダーパーツ」でとっさのスケジュール確認もスマートに!ぜひ、ご活用ください。

 


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 ★「サイボウズ Office」管理者の方へ、ワンポイントアドバイス!★

 

「スケジュール」には、予定メニューに色を付ける機能が搭載されています。

 

この機能は搭載以来、大変好評をいただき、「便利なので、色をもっと増やしてほしい」という要望が多数寄せられたため、現在の最新バージョンでは全9色に増えています。

 

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社内でよく登録される予定の種類を見極め、分かりやすく色分けした予定メニューを追加してあげれば、スケジュールが各段に便利に、おしゃれになります。

 

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若手社員からも便利になった、見やすくなった!と好評いただけること間違いなしのおすすめ機能です!新年度、この機会に、「予定メニュー」を整備されてみては?^^

 

皆さまで実践しているおすすめの予定メニュー分類方法などあればぜひコメントにて教えてください!

 

それでは次回もお楽しみに!

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