異動が多いこの時期。Excelでの顧客管理に限界を感じていませんか?

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やのっち

こんにちは。コミュニティチームのやのっちです。

もうすぐ4月を迎え、社内もお客様先も異動が多い時期となります。お客様から異動の連絡がきたものの、担当者それぞれが個々のExcelファイルを更新し、新しい顧客情報が社内で共有されていないことありませんか?

今回は、「サイボウズ Office タイムライン」の記事から、「サイボウズ Office」を活用した顧客管理のTipsを紹介します。

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お客様の情報はもちろん
過去の予定や報告書も紐づいて確認できるアドレス帳

「サイボウズ Office」のアドレス帳では会社情報・個人情報のお客様情報の管理を行えます。標準の項目の他に、必要な項目を追加して運用が可能です。※「ネット連携サービス」を利用することで郵便番号からの住所取り込み、会社情報、地図、路線情報を取り込んで一緒に登録することができます。

※「ネット連携サービス」は「サイボウズ Office 10 サービスライセンス」をご購入いただいているお客様、およびクラウド版をご利用中のお客様にご提供するサービスです。

〈 アドレス帳詳細画面 〉

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スケジュール登録の際はアドレス帳データを取り込み、スケジュールとアドレス帳から報告書が書けるようになっています。アドレス帳の会社情報には過去のスケジュール一覧、作成報告書一覧が表示されて、「サイボウズ Office」内の別のアプリケーションで登録した関連した情報を活用できます。

〈 スケジュール詳細画面 〉

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業務にあわせて項目の追加や見せ方を簡単に設定できるカスタムアプリ

カスタムアプリでは一から自由にライブラリを作成することが可能なため、自分たちに必要なお客様情報の項目と項目順を自由に作成します。

例えば、北から南に顧客を並べたい場合、エリア別に並べることができます。

〈 カスタムアプリ 一覧画面 〉

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アクセス権を利用することで情報全体を見せる、見せないの設定、特定の項目だけに対してアクセス制御をかけるといった運用もできます。

リレーションを組むことで別のライブラリとデータを関連付けたり「レコード一覧ビュー」や「フィールドレイアウト」を使って必要に応じた画面のレイアウトを設定したり、色付けや条件による色分けなどもでき、ユーザーがお客様情報を見やすくなります。

また絞込みを使って検索条件を保存しておけば、毎回同じような検索条件を入力する手間を省き、ワンクリックで欲しい情報を得ることができます。

顧客との信頼関係を築き上げる顧客管理

社内の皆さんが共有で使えるアドレス帳を利用することにより、どこからでもパソコンやスマートフォンで最新の情報を検索できるようになります。お客様からの急な電話にも、今までのお客様との予定や打合せの議事録をすぐに確認し、お客様が期待する以上の対応に変わります。また、担当者が変わった時も、細かい点も含めてスムーズに引き継ぐことが可能です。

今回紹介したアドレス帳とカスタムアプリは、それぞれCSVで今まで管理していたデータを読み込むことができます。顧客との信頼関係を築き上げていく顧客管理をはじめませんか。

アドレス帳>CSVファイルでアドレスデータを管理する

カスタムアプリ>CSVファイルでのレコードデータの管理

※カスタムアプリ機能はプレミアムコース限定の機能です。

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